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分身乏术?看看最忙碌的人如何安排一天工作|忙Day

2017-10-30 Alina Dizik 南都周刊 南都周刊


  忙 Day  


对于一个管理着数百名员工和数十个项目的人来说,掌握有效的方法来安排一天的工作是至关重要的。

文|Alina Dizik  编译|不七


如果你要和Pinterest的首席工程师Li Fan进行一场面试,你得等到星期五。

Fan会把她一周内每天要参加的会议进行分类:星期一是大型团体会议,星期二是一对一的会见,星期三和星期四留给突发临时事务,或各种各样的月度会议。

这么安排的原因是,她迫切希望减少调整适应的时间,然后更快地投入一项新的工作,“这能帮助我快速地在一场又一场的会议中切换。”她说。

在这个要处理数十亿照片流的网络公司里,工作任务数不胜数,好在Fan在旧金山总部与超过450名软件工程师并肩作战。每天她都给自己安排了不间断的时间,全身心扑在数十个项目的进展上,除此之外,还要参加每个月为她的员工开设的“有问必答”会谈。“我从不想让自己看起来忙到甚至没有时间去讨论产品、业务或专业发展。” 所以,这个策略对于Fan来说十分重要。

实际上,并不是只有Fan通过制定策略来梳理日常的工作和起居,对于世界上最忙碌的人来说,掌握有效的方法来规划自己一天的工作是至关重要的。有些人可能会安排助手和家政服务帮忙,节省时间,使日程安排变得更加灵活。有些人的日程安排计划,则可以为我们提供一些灵感和参考,帮助我们过好一个忙碌的工作日。


  根据未规划的时间制定日程

网页博客平台公司Squarespace首席执行官Anthony Casalena,尽量让一天中超过一半的时间没有固定工作安排,然后把这些计划外的时间编入日程表之中。让出这些未分配的时间,是为了能适应一些紧急的会议或任务,把意外对工作的影响降低到最少程度。

为了保持条理清晰,Casalena用以不同色彩标记的日程表来规划一整天,这样他就能轻松地发现需要优先处理的事情。他还将已经添加进在线日程表中的提醒事项,通过邮件发送给自己。

不只是办公,Casalena让自己工作之外的大部分生活“自动化”,包括洗衣、清洁服务、送餐和其他琐碎家务。在工作中的每个小时里他都是井井有条的,没有聘用助理。


  远离被动

对于一些人来说,抵抗住神游和注意力涣散,会有利于提高工作效率。无论是当面交谈还是查看电子邮件,这些方法都能带来“事态紧急”的错觉,并且这种效果持续一整天。

Casalena会选择清空收件箱:在每一天工作结束的时候,清空剩下的未读邮件,再也不被堆积的未读消息所淹没。一个空的收件箱有助于自己更好地控制日程安排。为了达成清空目标,他利用会议间隙或在两项工作切换之时处理邮件,每小时检查一下,然后分别进行删除、回复或者是存档,以便随时跟进。

在一天结束的时候,他一定会确保自己已经清理完收件箱。不过在完成工作任务的时候,他会远离手机,把注意力放在手头的工作上。“我又没有电子邮件强迫症,”Casalena说。


  最大化利用碎片时间

旅游网站Guest To Guest和Home Exchange的首席执行官Emmanuel Arnaud要照顾自己3个不满7岁的孩子,深夜加班对于做父亲的他来说是不可能的。

他在巴黎办公室管理着位于加州和克罗地亚的团队,有效的跨时区管理可谓是相当重要。为了充分利用离家的时间,Arnaud选择了骑自行车去办公室。骑车时,他能够和同事或董事会成员进行电话交流。“当身体活动起来时,交谈会变得更加容易,”他补充道。

Arnaud还利用午餐和早餐时间开会。在休息时间进行会谈或通话,帮他赢得了在办公室工作时专注思考的时间。

为了保持精力,Arnaud在家里会变得“慢下来”。他从不接听电话或回复电子邮件,只完成需要处理的事情,比如向董事会成员汇报或是其他“值得自己关注但无须被人打扰”的状况。


  “打完就跑”

加州交友网站eHarmony的首席执行官Grant Langston发现,在工作间隙找到一段时间来深入思考,会有利于自己保持专注。作为一个内向的领导,他经常对一个接着一个的会议感到筋疲力尽。

为了不让自己在持续的交流中无法集中精神或者产生压力,他每天早上都给自己一段独处的时光。在长达数小时的会议之间会安排两次以上的休息,他把这个方法叫做“打完就跑(hit and run,一种游戏战术)”。

在休息期间,Langston依旧专注于工作任务,但不会和别人说话。“我必须保证能及时回去工作,在这20分钟里我只能保持安静或者阅读” Langston在接任CEO后开始使用这一方法,“我拿着笔和平板电脑坐在那里,只是在想一些事情——我不是在消耗能量,相反,我在自己补充能量。”

文章整合自BBC职场专栏



编辑|奎因

来源|南都周刊



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