李泳霄：如何利用流程管理实现团队的高效协作 | iCourt
提升案件流程管理
助力律所新人养成
团队协作的2.0时代
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作者：李泳霄
有度商事诉讼团队
单位：新疆巨臣律师事务所
微信号：lyx20081105
人才是律师事务所最重要的资产，但律师是自带生产工具的人群，也被公认为世界上最难管理的人，律师事务所自然成了最难管理的组织。因此，如何培养年轻人，让他们迅速成长起来，成为每一个创业律师团队最大的挑战。师傅带徒弟的传统方法，所耗费的时间过长，方法稍有不当，师傅就疲于奔命，徒弟又难以精进；也将直接导致业务质量和增量受限。
为了解决这一问题，我们以美国昆毅律师事务所的“游泳池”理念为基础，借鉴天同律师事务所的管理流程，同时学习了iCourt可视化及iMac课程技术，结合团队成员的自身情况，打造了一套案件管理流程。目的就是将年轻律师“推下水”，同时用流程来保障案件质量。
上图为我们的案件管理流程1.0版本，通过这套流程的运行，我们不但充分地锻炼了年轻律师，又保障了案件的质量，而且进一步发现了流程在案件管理中的三大价值：1、阶段性目标清晰；2、团队形成了真正的协作；3、让极致成为可能。
在接受了iCourt团队宝整体的培训及建议后，我们又对1.0版本优化升级，研发出目前运行的2.0版本。升级之后的流程管理，共分为四大部分，19个步骤，具体如下：
第一部分 材料处理
第二步：材料整理。这部分工作由协办律师将客户提供或者我们调取的材料，按照一定的逻辑顺序录入印象笔记。经过整理并录入之后，团队成员处理个案的效率大大提高，每个成员都可以随时调取案件资料进行研究。下图就是这部分工作的截图。
当然，所有材料整理，都离不开可视化技术的支撑，只有将复杂的材料以可视化的方式总结收录，才能够保证承办律师在最短的时间内迅速了解案件整体情况。
第三步：客户沟通。团队处理的大多数商事案件都非常复杂，因此仅整理书面材料是远远不够的。案件的主办律师还需要跟客户进行多次沟通，以充分了解诉讼产生的背景、过程以及客户希望达到的诉讼目的。但是过去团队忽视了对这些沟通成果的固化，以至于沟通之后很快就忘记了具体内容，或者这些沟通的成果仅仅留在了负责沟通的律师脑海中，团队其他成员对此并不知晓，团队协作效率也因此大打折扣。现在，团队管理者严格要求对每一次客户沟通做会议记录。针对一些特别复杂的案件，往往还会进行全程录音录像。每一次沟通之后，记录者会按照流程要求将记录内容的电子版本发送给客户。这样，不仅提高了工作效率和案件处理质量，也优化了客户体验。
第四步：案件大事记。案件协办律师将案件材料按照时间顺序逐一记录下来，同时做出一张时间轴的图表。主办律师可以根据这张可视化图表快速高效的审阅案件相关事实，而无需在大量的材料及案件事实中来回穿梭翻阅。这要求团队成员必须熟练掌握可视化思维，运用可视化技术。所以刚进入我们团队的年轻律师，我们都会为其报名iCourt的可视化课程，帮助其快速掌握可视化技术及软件。主办律师在快速审阅了可视化图表并抓住案件的重点问题后，就可以要求协办律师在材料整理及随后的案件检索工作中对这些重点问题加以关注。这样，案件主办律师就能高效利用时间，把时间精力放在重要的问题上。
第五步：法律检索。这一步要求必须穷尽所有的法律法规和案例，在案例检索上，我们聚焦该案件的受理法院、受理法院的上级法院以及最高人民法院的案例，然后将检索出来的全部案例录入印象笔记中。这些法规和案例成为我们后期进行案件策略分析的法律基础，是案件处理中的一个关键环节。为了节约时间成本，同时尽可能的穷尽检索途径，我们一般使用iCourt推荐的iLaw大数据平台进行检索，同时运用iCourt大数据课程上老师教授的检索技巧，为出庭律师打下扎实的法律基础。
这部分工作中，需要强调的就是留下检索痕迹，方便后期验证。只要法律检索这个工作做好了，那么在今后做重复类似的案件当中，就会成为一个知识宝库，也为团队的知识管理打下了坚实的基础。
第二部分 案件分析
第七步：撰写策略报告。在上完iCourt写作课程后，团队意识到必须要将律师无形的工作转换为有形的产品，而策略报告是整个工作的第一个可视化产品，我们要求收案后四十八小时之内完成。做到在四十八小时之内完成的秘诀还是分工，团队在接受委托后，根据写作课上张健老师的策略报告指引结合案件的实际情况，我们会第一时间进行任务分割，团队成员每个人负责其中的一部分，这就保证了在两天之内提交成果。
策略报告作出后，主办律师需要对其进行审核和确认。策略报告就是给客户作出的第一手全面分析方案。能不能建立委托关系很大程度上就取决于这个分析方案能否征服客户。因此，一个完美的策略报告无论对于团队还是对于客户都至关重要。
第八步：准备代理手续。在跟客户约谈之前我们会将所有的代理手续准备好，如果客户谈判比较顺利，有可能当时签约。签约后，这些代理手续将第一时间进入印象笔记。
第九步：庭前阅卷。因为团队办理的案件以二审和再审案件居多，庭前阅卷就成为重要的工作环节。阅卷之后我们还需要做一个思维导图，将阅卷材料进行分组、分类，用思维导图描述出来。由于这部分工作有很高的技术含量，基本上我们需要由协办律师和主办律师共同参与完成。
第十步：团队会议。第二部分完成之后，整个案件的框架和方案已经形成。我们需要进行一次团队会议对方案进行确认，在这个环节中，团队成员都要发表意见，重新梳理策略，根据需要进行调整。
第三部分 庭前准备
第十二步：模拟法庭。真对抗、真法庭是我们在这个环节中的铁律，为此团队专门吸纳了辞职法官，负责组织模拟法庭。在准备模拟法庭之前，团队成员通过抽签方式确定已方和对方。模拟法庭中我们会进行全程录像，以便在结束之后进行回放复盘，让每个人看到自己模拟法庭中的表现，找到问题，不断提升。模拟法庭最大的价值就在于反馈，它能够及时地将你的表现进行反馈，及时进行调整。根据个案情况及客户需求，我们也会邀请客户参与，听取客户的意见，最重要的是让客户在法庭审理之前对案件中存在的风险和问题有清醒充分的认识，从而客观冷静的面对判决结果。
在模拟法庭这个流程中，最重要的工作是庭后的复盘。我们会根据我们的模拟法庭应用指引，讨论庭审中最关心的问题是否得到解决、合议庭争议最大的问题、作出判决最难的问题；双方律师在庭审中的表现；我方律师下一步的准备重点和出庭策略。同时，还要站在对方律师的角度，讨论庭审中最薄弱的环节、最自信的要点，我方律师庭审中的表现，以及我方律师下一步的准备重点和出庭策略。
模拟法庭复盘之后，出庭律师会进行策略性安排，并将策略安排的书面报告发送给客户，让客户体验和感知到我们的工作成果。通过策略报告、团队会议和模拟法庭，我们已经将一个案件至少准备了三次。因此，这套流程不但锻炼了队伍，而且也是对客户的高度负责，虽然成本时间和人力很高，但是能够保证案件质量，值得一直做下去。
第十三步：法庭审理。团队奉行球队文化，鼓励成员之间的竞争和协作，保证优秀者能够脱颖而出。因此，通过最终表决，模拟法庭中表现最好的律师才能够参与真实庭审。出庭成为了对年轻律师的奖励。我们通过这一系列流程就是要告诉团队的每名成员，法庭是每个律师向往的圣地，就像每个球员都渴望上场打球，并获得胜利一样。
第十四步：庭审报告。参加正式庭审的律师需要根据庭审情况，按照团队的庭审报告写作指引，将开庭的争议焦点、新情况、我方的表现及得失、下一步工作重点和计划等作出书面报告，在24小时内发送给客户。
第十五步：庭后文件。这是我们每个律师都会去做的工作，庭后文件包括代理意见，补充意见等内容，这是所有律师的标准动作，在此不再赘述。
第四部分 结案工作
第十六步：裁判文书。裁判文书扫描放入印象笔记中，备注栏中标注裁判文书的收到日期、缴费截止日期、申诉期等所有与期限有关的信息，并通过笔记的提醒功能进行工作提醒，以确保在日期截止期限前两个工作日及时告知客户。
第十七步：结案报告。有人说，如果你对一件事情坚持一万小时就会就成专家。其实，这所谓的一万小时不仅是干够一万小时，而是不断刻意练习的一万小时。结案报告正是刻意练习的成果，结案报告要求把之前的所有工作通过可视化的方法，将整个案件图文并茂的总结出来，不仅要总结经验教训、得失利弊，更要总结裁判规则、法官思维。
结案报告也让负责客户案件跟进的法务人员受益良多。客户的法务拿到图文并茂的结案报告能够第一时间向公司负责人准确反馈案件情况，这就增加了客户与团队的粘合度。当然这个环节要求速度，就是你在判决书收到之后用最快的时间向客户反馈，这也是客户体验过程中非常重要的环节。
第十八步：结案卷宗。案件处理完毕，全部流程结束后，客户会收到一个设计和装帧精美的卷宗。与众不同，不仅体现在案件的处理过程中，也体现在案件处理完毕后的服务。
第十九步：知识管理。案件处理完毕，协办律师会将案件中的难点要点问题，以及图表文本等全部归类，汇总在知识管理库里。比如将与合同解除、合同撤销这一类问题有关的裁判规则和相关文件进行归类整理。经过不断积累完善，知识管理库成为团队一笔宝贵财富，也是具有核心价值的部分。
对于上述流程，我们需要强调的一点是：流程不仅包括内部成员的协作，而且还包括与客户的沟通，我们在向他们传递信息时，应当特别重视他们的体验，而可视化思维和技术的运用，是提升客户体验的最佳选择。因此，在我们团队，律师新思维的培养是团队文化建设的重中之重，而iCourt的12门核心课程正是促进年轻律师最快速成长的途径。
凯文.凯利在《必然》一书中说到：“在我们所处的新时代，流程完胜产品”。用流程来管理你的案件和项目，同样也是这个时代的必然。
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