如何写一封商务邮件？超详细科普

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对你来说

写一封看上去很专业的英文商务邮件

是不是一件很麻烦的事情呢？

尤其是未来考虑去外企就业的uu们

撰写英文商务邮件可是基本功中的基本功！

一封简单的英文邮件，

却从语法、语气、用词到表达的意思

都需要反复斟酌，

就连最后按下发送键之前

都要深呼吸好几次……

这种情况该如何是好？

如果你也有以上烦恼，

一起来学习如何写一封英文商务邮件吧！

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Step 1谁是我的邮件对象？

在所有商务写作中，受众是首要考虑因素。

读者将决定交流的语气、形式和内容。

电子邮件的读者可能是你的同事、客户或主管。

每个读者都有不同的背景、项目知识和优先级。

Step 2确认邮件结构及标题
01 Structure（结构）

    ① Greeting (问候)

    ② Brief pleasantry（简短的客气话）

    ③ Purpose（目的）

    ④ Content（正文）

    ⑤ Closing（结尾）

    ⑥ Signature（落款）

02 Subject line（主题句、标题）

    ① 内容：邮件的高度概括

    ② 作用：让收件人点开你的邮件

    ③ 长度：3-8个词

    ④ 要求：直接、自然、相关、准确

主题句是一封邮件最重要的部分，它是内容的高度概括浓缩。

主题句的作用就是让收件人点开你的邮件。

收件人可能一天要处理几百封邮件，

如果你的主题句没有写好，甚至没有写，你的邮件很可能被当作垃圾邮件处理。

主题太长或太短都可能造成误解。

作为邮件的标题，3-8个词的长度是最合适的。

●Bad examples

1. Very Important！

2. For Your Review.

●Good examples

1. Your BookShop Order Delivery Dec 2

2. Client Report Revisions: Please Review by 4 PM

Step 3开写！
01 Greeting（问候）

个人的、个性化的问候，有助于给阅读者留下好印象，

让阅读者感觉你不是群发给所有人，而是特地、亲切地与TA一个人对话。

● 不知收件人：

    To whom it may concern, （敬启者）

● 知性别：

    Dear Sir / Madam,

    Dear Mr/Mrs/Ms + 姓

● 知头衔/职位：

    Dear Prof.（教授）/ Dr.（博士）/ + 姓

注意：

在正式的英文邮件中，如果在知道对方职位的前提下，

尽量使用“头衔+姓”的方式开场。

要记得greeting后面的标点符号是逗号, 然后空一行，之后才正式开始信的内容。

熟悉的朋友同事可以直呼他/她的名字(first name)，例如Hi Lance。这样更加直接、方便。

商英君说：

如果是回复邮件，对方之前的邮件有署名，

可以直接Dear+对方的名字；

这在商务邮件中同样适用。美资公司一般都用"Hi"，而不用"Dear"。

02 Brief pleasantry（简短的客气话）

① 如果你是第一次给TA发邮件，

那么开头可以礼貌用一句客气话将收件人和你联系起来。

这样读者可以更好地理解接下来内容的语境。

你可以说：

It was so nice to meet you at the event last week.

② 如果你从收件人那里得到了帮助，可以在这里表示感谢，

无论是感谢他提供的帮助，或是他分享的文章。

你可以说：

I appreciate you taking the time to help me with this project.

③ 如果是一个联系过的人，

你可以说：

It has been a while since we were in touch. Hope you are doing great.

④ 或者只是一句温暖的祝福：

Hope this email finds you well

需要注意的是，不要在邮件的开头过度客套。

一些客气话是为了邮件的最终目的。

你希望收件人了解并且做什么，这才是最关键的。

03 Purpose（目的）

在详细表述前，告知邮件重点，

例如：

I am writing to inquire…

I am writing in reference to…

I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/通知你…

I am delighted to give you the details about…我很开心能给你提供…的详情

I am writing to confirm my attendance. (收到面试信息后的回复)

I apologize for the delay in my reply.

Thank you for your request for a quotation.

Thanks for your interest in...

Thank you for your inquiry about...

Thank you for your continued support.

04 Content（正文）

● 一个段落一个主题，几个段落一个主旨

    e.g.Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件…

    e.g.In order to achieve our sales target, we need to…为了完成我们的销售目标，我们需要…

● 在对方了解你的目的及背景后，要求对方行动

    e.g.Could you please call me later today? 你能今天晚点给我打电话吗？

    e.g.Can you kindly shed some light on the latest update？用于询问某件事情的进展

● 商业信函中应注意使用书面语

    e.g.用 receive, 不用got；

● 信件中不要使用缩写

    e.g.用 does not, 而不用doesn't；用It is 而不是 It's; We are，而不是We're

● 表达时多用委婉客气的语气

    e.g.I was wondering if you could kindly provide some more details.

● 重要内容加粗，但不要全部大写

    e.g.Please review the attached documents thoroughly.

商英君说：

回复老板和同事的邮件时，

也可以用极为简短的

"sure", “sure, will do”、

“sure, will do and revert asap”

等利索的语句

快速表明自己已经明白任务的内容，

提高沟通效率，实习时非常常用！

05 Closing（结尾）

一个恰当的结尾（an appropriate closing）

总是礼貌的并能暗示邮件已经到了结尾（to imply the email has come to an end）。

惯常的结尾包括：

Best Wishes、Sincerely等，还有以下这些：

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

Please kindly let me know if there is anything else I can help with.

Thank you for your time and consideration.

I look forward to hearing from you.

I hope this information is helpful.

Please call me if you have any questions.

I’ll get back to you (as soon as I can).

I’ll let you know.

I’ll keep you posted.

Let me know.

Keep me posted/updated.

Thanks/ regards / all the best.

We would like to get your feedback.

Please let me know what you think.

Thank you for your consideration.

Please get back to me.

商英君说：

任何有时效性、

紧急或优先级高的待办事项，

最好在邮件结束之前

加上一个具体的deadline,

 e.g. I will get back to you by May 9, Monday.

06 Signature（落款）

● 结尾祝福语

    以下词汇在正式场合及非正式场合均可使用

    Sincerely, Sincerely Yours (美式)

    Yours Sincerely (英式)

    Regards, Best Regards

    Yours, Yours Truly, Truly

    Best, Best Wishes

● 签名档要跟在结尾敬语后面

    DaGongRen

    SEM HaiWaiBu

    April 30, 2022

商英君说:

建议大家在邮箱中设置自己的signature，

每次回邮件/发邮件可以直接署名。

例如：

Step 4检查其他注意事项
01 Make It Simple (Less Is More)

邮件应该控制好段落，多换行。

语句要简洁，多使用主动语态而非被动句。

每次写邮件前你可以假设收件人只有一分钟时间来阅读你的邮件，

这个思维假设可以促使你凝练你的邮件主题，

将最重要的内容放到邮件的第一段话当中，可以帮你精减掉一些冗余的内容，

一封专业的邮件应该是在礼貌友善的同时保持简洁和直接。

02 Be kind and thankful

在邮件中要多使用礼貌与友好的语句，多用please和kindly。

因为是你有求于人，而对方可能会很忙，抽出时间来看邮件已经很难得。

尽量使邮件的风格更亲切和礼貌，绝对不是一件坏事。

03 Re-read the email

刚刚写完一封邮件，不要立刻就着急发出去。

耐心地重新读一遍，你可能就会发现很多语法错误。

这些语法错误看似无关紧要，

但是会降低你在对方心中的专业形象，让人觉得你不是个细心的人。

04 Attachment

邮件当中如需添加附件，

须明确告知邮件当中有附件，并对附件内容作简要说明和提示；

附件命名要简洁、清晰；

邮件写完后一定要再次检查附件是否已经正确添加。

05 Punctuation

邮件当中不要使用带有情绪性的标点符号，

例："!", "???", "!!!"；

连续的标点符号会引起收件人的不满。

今天关于如何撰写英语商务邮件的分享

到这里就结束啦～

需要的uu可以点个收藏，

这样需要的时候可以随时随地复盘～

最后，祝大家学业有成、工作顺利～～

 

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