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文章于 2017年4月23日 被检测为删除。
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为领导服务的艺术之秘书岗位要领篇

2015-01-19 wrysmile 戏梦空间 戏梦空间
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文/佚名

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秘书,词典上解释:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。从这里可以看出,秘书是领导的助手和参谋,主要任务是掌管文书,协助首长处理日常工作,并承办交待的其他任务。

对于秘书,千人眼里有百多形象,万众口中有千余评说:或荣或耻,或祸或福。加之一般大众传媒和文学作品所塑的秘书,多为阿谀不实之徒,也就难怪云云众说薄褒厚贬了。


作为秘书,不论是长任者二三十秋,还是短任者两年三载,都少不得几番坎坷磨砺,几多风风雨雨,乃至几度惊涛骇浪。这其中有苦有甜,有忧有喜,有舒坦也有愁难。秘书人员的苦辣酸甜,一般局外之人是难得而知的,大家可以从下文体会一二。


有关秘书工作的特点,早有精深而权威的理论阐述。我仅从机关的工作实践出发,以贴近机关干部切身经历的角度加以考察,秘书工作有如下基本特点:

秘书工作是辛劳的

秘书的职业是一个磨碎筋骨、耗尽心血的行当。吃苦耐劳是秘书应具备的基本精神。


首先是忙,其次是累。再次是苦。秘书虽不是汗滴禾下,劳其筋骨,也不是粗食薄衫,煞费温饱,但秘书的辛苦却着实另有一番滋味。不夸张地说,秘书有时要比领导费更多的劲,流更多的汗,吃更多的苦。


秘书工作是寂寞的

秘书工作是一种没有鲜花和掌声的职业。与之相伴的倒常常是难以名状的寂寞。


首先,为他人作嫁衣裳,永远是秘书工作最鲜明的特征。台下忙煞,台上无名。在工作的舞台上,首长理所当然地扮演有名有形的主角,而秘书不可推卸的职责就是为让主角亮好相、唱好戏而拼命地做好幕后工作。人们的眼光往往只盯着大大小小的各级领导,听到领导慷慨激昂的报告,看到领导做出各种果断的决策,领受到领导指挥各项活动的风采,却不大想到领导身边工作的秘书,不大想到在领导的报告、决策和风采中,凝结着秘书们数不清的辛勤劳动。就像娇艳无比的花朵更容易使人们忽略了它下面的绿叶一样。


其次,有“苦”难言永远是秘书心理承受的沉重砝码。作为秘书,在领导和众人面前,常是面含笑意神情镇定的。而恰是这时,他们内心可能正经受着委屈、错怪、乃至代人受过的痛苦折磨。这种必须坦然受之的痛苦,比其他方式的痛苦更痛苦。微笑再此强调从事秘书工作的人,你的内心必须强大,必须学会调节情绪与心情,有许多人干不了秘书工作,能力并不是有问题,问题就在不会学会自我调节。


再次,忍辱负重,这是秘书又一个无法摆脱的心理负担,有时苦不堪言。有的领导心里不快,无处发泄,便对秘书莫名其妙地指责,秘书成了出气筒;有的领导对其他领导不满,不好明说,便对秘书进行批评,秘书成了路边石;有的领导把工作交待错了,有关上级追查责任,他便把责任推给了办事的秘书,秘书成了替罪羊。无论有什么委屈、错怪或者代人受过,都只能吞咽下肚。可以说,为顾全大局而委曲求全,能忍善让,是秘书忠于职守的特有精神。这种宽大的胸怀无疑是宝贵财富。忍辱负重大概也是秘书的“命”吧!有人说,秘书的心扉是关闭的,这话有一定道理。


还有,为人谨慎,永远是秘书恪守的行为准则。秘书处在诸多领导之间,在为领导提供优质服务的同时,还得尽力维护领导的威信和领导集体的团结。既要经常装聋作哑,又要心有灵犀。有话,不能总是痛痛快快地说;有事,也不能全都潇潇洒洒地做。作为秘书,工作是受人支配的,必须根据首长的意图办事;时间也是受人支配的,必须按照首长的要求安排。可以说,秘书是长年看着首长的脸色、眼色和气色行事。特别是跟随一些比较厉害的首长,要求严格的首长,又特别是刚刚当秘书的时候,话不敢多说一句,事不敢误办一件,甚至每个动作都十分小心。


微笑再次强调:待人处事十分谨慎,遵守纪律十分严格,考虑问题十分周详,进行工作十分认真,这是秘书职业的自然特性,也是秘书职业的必然要求。

秘书是神气的

秘书的角色是神秘而又独特的。在劳苦和寂寞之中又不乏能体现出几分神气来。秘书不仅常常可以代表首长,甚至在一定条件下可以代替首长。在某些场合,在某种特定条件下,别人对你又尊重又害怕。


秘书是首长的贴身工作人员,首长去哪里,秘书要跟到哪里,首长吃什么,秘书能够吃什么,首长享受什么,秘书也能享受什么。像坐车,别人坐大车,秘书可以和首长一起坐小车。首长参加某个宴会,随从的秘书自然要参加,不仅因为有照顾首长的责任,而且接待的单位也不敢得罪秘书。因为需要首长批办的事情,有很多先要通过秘书。得罪了秘书,以后办事当然也就难了。


有人说,秘书是“二首长”。这话也不无道理。有些时候,首长不直接出面,让秘书去处理,这时秘书就代表首长。他的讲话,他的意见,他的态度,就是首长的讲话,首长的意见,首长的态度。有些时候首长不在,委托秘书负责解决一些问题,这时秘书就代替首长,根据首长交待的原则,具体承办一些事情。因此,在一般人眼里秘书是很神气的,秘书自己也会感到这种神气。不过,在这里提醒秘书,一定要注意谦虚谨慎。


秘书是幸运的

秘书确实挺幸运。“近水楼台先得月”,由于在首长身边工作,首长对秘书甚为了解。对秘书的水平、能力和工作成绩,看在眼里,记在心上。常说“知人善任”,之所以能“善任”,前提是“知人”,秘书被首长当作“所知之人”可称上得天独厚。正因为首长了解秘书,又信任秘书,才更容易任用秘书,提拔秘书。对秘书来说,在首长眼皮底下工作,锻炼的机会多,工作能力提高得快,受重用的机会很多,提升的可能性很大。微笑强调:自身工作能力永远是第一因素!

有关对秘书工作的基本要求,在已发表的众多论著中,都有明确的阐述。根据服务于机关的工作,我认为,秘书要办理好首长交待的事项,有如下三点要求:

一是事事记准确。秘书对首长交待的每件事,不能有丝毫的差错。特别是时间、地点、人员、要求、前因后果、具体数字、百分比以至首长交待时的神态、口气,都必须搞清楚。应做到:口袋里有记事本,桌子上有记事板,身边有记事帮手(家属、小孩随时提醒),以免遗忘误事,同时做到丁是丁,卯是卯,不得有丝毫差池。稍有疏漏,就出问题。


二是件件有着落。首长交待的每件事,不论是国家大事,还是家庭小事,也不论是易办的事还是难办的事,都要有结果。不能讲价钱,不能叫苦,不能摆困难,更不能借故不办。首长在交待任务时对困难方面已有所考虑,一般都有一定余地。当然有难度,不然就看不出秘书的本事了。

三是次次有回音。首长交办的事情,无论结果如何,都要及时报告,而且越早越好。比如买车票,是件叫人着急的事。秘书买好了放在口袋里不向首长报告,让首长着急:买到没有?哪次车?几点出发?首长可能急得团团转,你倒挺坦然。能不挨批?这样的事有过三次,秘书就干不成了。

这三点要求并不深奥也不具什么理论深度,但却很重要,是做好秘书工作的起码条件。


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