SCI投稿如何与编辑有效沟通？这些交流信模板快get起来！
从准备投稿到论文最终发表
很多环节都需要与期刊编辑进行沟通
而编辑在决定论文是否发表过程中至关重要
实现与编辑的有效沟通是每个科研人的必备技能
在准备投稿到发表的不同阶段
编辑发挥着什么作用？
科研人应如何与期刊编辑进行有效沟通？
跟随妍妍一起来了解一下吧~
1
投稿前咨询阶段
投稿前咨询是指作者为了提前确定自己的稿件与期刊的匹配程度等，在投稿之前向编辑咨询的行为。
在投稿前，作者需要先查看《投稿须知》，了解投稿期刊的指南。如果无法从期刊官网了解清楚期刊的刊载范围、审稿时间、版面费等关键问题，作者可以发送电子邮件致函期刊的主编进行投稿前问询。查询编辑的邮箱方法如下：从https://mjl.clarivate.com/home进入期刊页面，查看Editorial Board；如果期刊页面没有开列这些主编的电子邮箱，可以使用谷歌按照姓名搜索，从大学的任教网页能够查到拥有教职的主编的电子邮箱。
咨询的内容要清晰、简洁、个性化，以便于编辑能在快速了解你的问题和研究内容。
2
投稿期间
提交论文后，作者通常会收到以下由期刊发送的通知：确认论文已被期刊收到；分配稿件编号（稿件编号非常重要，它会伴随你一直到论文最终被发表或被拒绝）；提供投稿时遗漏的材料；通知论文已被送出同行评审。
作者投稿后，论文将被分配给按照专业领域划分的副主编或编辑对内容进行筛查，具体包括以下两类检查：（1）格式是否正确，声明文件是否齐全，是否存在抄袭或剽窃现象等；（2）投稿内容是否符合期刊范围，关于论文水平（新颖性、正确性、完整性）的初步评价，英文水平是否合格等。
如果提交论文后，没有收到确认投稿成功或分配稿件编号的通知，需要联系期刊编辑部。一般情况下，超过2-3个工作日没有收到这些通知，就可以联系编辑部。
3
同行评议阶段
同行评审是确保一项新研究、新课题的新颖性的过程，也是评审一篇论文最有效最科学的过程。
当论文被提交给同行评议后，大约经过2-3名（有时多达5-6名）审稿专家的短则2个星期或长则几个月的评审，审稿意见会被提交给编辑。如果期刊没有明确规定评审时间，作者最好等待一个月再去催稿，一个月后联系编辑部了解论文评审情况是比较合适的。
编辑会根据审稿专家的意见做出以下决定之一：直接录用而无需修改（accepted）；大修（accepted with major revision）；小修（accepted with minor revision）；拒稿（rejection）。
如果作者对拒稿意见有异议，可以按照期刊规定的程序申诉。但是，在申诉和等待仲裁结果期间，不能将论文改投别刊。一般来讲，申诉成功导致期刊编辑改变决定的可能性不大，而且容易得罪编辑，造成对以后投稿不利。
4
论文修改和再评议阶段
大修后重新提交的稿件，通常会被相同的审稿专家再次评审；小修后重新提交的稿件，编辑可能会自己直接做出决定。作者必须根据同行评议审稿意见和编辑的总结意见逐条清晰回复。
期刊编辑会先仔细检查重新提交的稿件，分析每一个修改的原因和准确性。重投的时候，必须递交修改后的稿件以及所谓的“反驳信”(rebuttal letter)，或是列出根据审稿意见做出的修改清单。回复审稿意见必须要说明做了什么修改，如果没有根据审稿意见进行修改，则必须说明为什么原来的内容、图表或论点比较好。
5
出版制作阶段
论文被录用后，便进入出版制作阶段，作者需要填写材料并尽快寄回期刊办公室。期刊办公室可能会发通知说明论文的发行和出版日期，出版商会发电子邮件，提供有关单页稿样、重印、开放获取等信息。
在这一阶段，编辑会通知作者，论文已经被录用，但是需要按照某些要求对格式或语言问题进行修改。在作者满足这些要求提交稿件后，期刊的语言编辑会继续审查和修改语言。然后，排版编辑进行排版，作者需要对排版清样进行校对。
由于主编、副主编或编辑非常介意投稿时的英文水平，如果作者英文很差，会导致直接拒稿，建议作者在投稿前就做好论文的英文润色工作。
论文投稿交流信模板
结构良好、表达精准、用词严谨的沟通信件是作者与编辑有效沟通的敲门砖，是作者的论文被成功录用的助推器。
在论文投稿与出版阶段，作者与编辑的对应关系通常包括：询问信（Query Letters）、投稿信（Cover letter）、催稿信（Reminder letter）、修改稿回信（Response letter）、撤稿信（Withdrawal letter）、修改建议信（Suggested Modifications letter）、校对信（Roof letter）及其他邮件的撰写。
1
问询信（Query Letters）
一些出版机构的科技期刊往往要求作者在投稿前提供问询信，而不是主动直接将论文初稿发送编辑部。问询信的内容是从投稿信中抽取论文的意义、贡献、期刊适合度评价，加上关于审稿周期和发表费用等问询事宜。发送问询信时不要夹带投稿信或论文稿件。
问询信（Query Letters）的风格应该文字简洁、表达准确，一封恰当的问询信可以吸引编辑对论文的选题产生兴趣。
撰写问询信有以下几个要点：
（1）准确地称呼收信人（编辑），最好是能详细到编辑的个人姓名（这样显得很诚恳和礼貌）；
（2）简要说明将要投稿论文的主题；
（3）描述自己所了解的投稿期刊的论文主题范围；
（4）明确表达自己的论文和期刊办刊主旨很契合；
（5）询问编辑是否允许投稿。
问询信模板：
Dear Dr./Ms./Mr. (具体的editor姓名),
As a constant reader of Nature, I have found 4 articles on simple phenomenological model published in your journal since July 2013.
But to my knowledge, they are all written in the light of theoretical considerations. I am now preparing a paper on the same topic, however, with its emphasis on the experimental aspect, and wonder whether it is acceptable in your journal. I would be very grateful to you for an early reply,even though it could turn out to be a negative one.
Sincerely,
Xing Chen
2
投稿信（Cover letter）
投稿信是指在初次提交论文稿件的时候，需要随论文一并发送给期刊编辑的一封信。投稿信是向期刊编辑宣传投稿论文的唯一途径，也是编辑在收到稿件后看到的第一份文档。
投稿信的遣词造句要有礼貌，信息要言简意赅。
撰写投稿信有以下几个要点：
（1）尽量使用单位的信头，增强专业性和信任度。注意礼貌的称呼；
（2）注明论文稿件的完整的基本信息，包括论文标题、投稿类型（original article, review article, clinical case report，short communication等）、总字数、插图数、表格数、通讯作者联系信息。须注明投稿期刊的全名，并使用英文斜体；
（3）介绍论文的目标、意义、贡献、影响、创新点；
（4）根据期刊的具体宗旨和范围评价论文的期刊适合度；
（5）声明论文具有原创性，没有一稿多投，而且不包含已发表过的内容；
（6）声明所有作者已经阅读论文稿件并同意投稿到该期刊。
投稿信模板：
Dear Editors:
We would like to submit the enclosed manuscript entitled “Paper Title”, which we wish to be considered for publication in “Journal Name”. No conflict of interest exits in the submission of this manuscript, and manuscript is approved by all authors for publication. I would like to declare on behalf of my co-authors that the work described was original research that has not been published previously, and not under consideration for publication elsewhere, in whole or in part. All the authors listed have approved the manuscript that is enclosed.
In this work, we evaluated …… (简要介绍一下论文的创新性). I hope this paper is suitable for “Journal Name”.
The following is a list of possible reviewers for your consideration:
Name A E-mail:
Name B E-mail:
We deeply appreciate your consideration of our manuscript, and we look forward to receiving comments from the reviewers. If you have any queries, please don’t hesitate to contact me at the address below.
Thank you and best regards.
Yours sincerely,
××××××
Corresponding author:
Name: ×××
E-mail:
3
催稿信（Reminder letter）
常规SCI论文投稿的审稿周期为1-3个月，部分杂志的审稿周期较长。如果作者在论文投稿后，查看在线投稿系统中长期是” With editor”或者” Under review”的状态，论文在很长时间内都没有送出去外审或迟迟收不到审稿意见，不妨给编辑发一份态度诚恳的催稿信，委婉地说明你着急等待的理由。注意写清稿件号、投稿时间、文章标题、催稿理由等。
催稿信模板：
Dear Editor,
I am very sorry to disturb you. I am a Ph.D candidate of …, and I will be graduated in May,2012. However, I am worrying about that because I need another accepted or published paper so that I can get the qualification to be graduated. My manuscript(Manuscript Number,MN:…) is still "under review". Could you please improve the review process for me?By the way, I noticed that there are existing "an editorial restructuring" in this journal. Will this impact the review process?Thank you very much for your consideration and help. Looking forward to hearing from you soon.
Best Regards,
Your name
4
修改稿回信（Response letter）
修改稿回信是作者根据投稿论文审稿意见，修改好论文后给编辑以及审稿人回信，它实际上是由给编辑的信和回答审稿人意见两部分组成。
修改稿回信要做到有理、有利、有节。
撰写修改稿回信有以下几个要点：
（1）全面回复编辑和审稿人的所有意见，在每一点意见后面都提供清楚详细的回复；
（2）将审稿意见与回复内容区别开来。可以将审稿意见加粗，与回复内容做区别；
（3）将审稿意见分类；
（4）与审稿意见出现分歧时，回答要清晰且有依据，态度端正，不要表现出负面情绪；
（5）对论文中任何增加、删除和修改都要单独说明。
修改稿回信模板：
Dear Pro.xx(编辑) and dear reviewers：
Re: Manuscript ID: xxx and Title: xxx
Thank you for your letter and for the reviewers’ comments concerning our manuscript entitled "Paper Title"(ID:文章编号). Those comments are all valuable and very helpful for revising and improving our paper, as well as the important guiding significance to our researches. We have studied comments carefully and have made correction which we hope meet with approval. Revised portion are marked in red in the paper. The main corrections in the paper and the responds to the reviewer's comments are as flowing：
Responds to the reviewer's comments：
Reviewer #1：
1. Response to comment:(简要列出意见)
Response: xxxxx
2. Response to comment:(简要列出意见)
Response: xxxxx
Special thanks to you for your good comments.(致谢的话语)
5
撤稿信（Withdrawal letter）
撤稿需谨慎对待，不到最后一刻，大多数人是不会选择撤稿的，但在时间十分紧促的情况下，一篇恰当的撤稿信可以及时止损。
撤稿信的遣词造句尽量婉转，措辞礼貌，理由合理。
撰写撤稿信有以下几个要点：
（1）当论文状态为With Editor，等待第一轮编辑审核时，作者需直接联系期刊的责任编辑，发送撤稿信，说明原因；
（2）当论文通过编辑初审进入外审阶段时，此时撤稿较为困难，部分期刊会要求缴纳罚金；
（3）未收到撤稿确认函之前，不可转投其他期刊。
撤稿信模板：
[Insert Journal Editor’s name]
Editor-in-Chief
[Insert Journal name]
[Insert date]
Dear Dr [Insert Editor’s surname],
Re: Manuscript reference No. [Insert tracking number or code]
I would like to withdraw my manuscript entitled [Insert manuscript title] from further consideration by your Journal. The manuscript ID is [Insert number or code] and the date of submission was [Insert submission date].
[Insert withdrawal reason(s)]
Please kindly confirm that the withdrawal process has been completed.
Yours sincerely,
[Corresponding author]
[Affiliation]
[Email address]
6
修改建议信
（Suggested Modifications letter）
在出版制作阶段，编辑会通知作者按照某些要求对格式或语言问题进行修改，编辑会和作者沟通论文出版的事宜，确定排版和清样等，如果发现有问题（拼写错误、对语言使用不满意、新增文献等），一定要及时修改。
修改建议信模板：
Dear Dr. John,
Thank you for sending me a preprint of the co-authored paper which has been made much more refined by you and my colleagues in the lab.Upon receipt of the paper, however, I found out a serious mistake in the footnote for my permanent address, in which”...Wuhan, Hunan, ... “should read"...Wuhan, Hubei, ...”, a mistake which you have repeated in your previous letters to me. I suppose that you must have known the seriousness of the above mistake, therefore I earnestly hope that a correction to the error should be forwarded to the Physical Review in the soonest possible way so as not to make the error finally published. As the above correction is very urgent, your immediate attention will be greatly appreciated.
Yours sincerely,
Name
7
校对信（Roof letter）
论文在录用后，编辑一般要求作者要进行校对修正确认后，才能进行印刷或出版。
校对信模板：
Dear Mr. ×××:
Thanks very much for your kind letter about the proof of our paper titled “论文标题”(ID:文章稿号) for publication in“期刊名称”. We have finished the proof reading and checking carefully, and some corrections about the proof and the answers to the queries are provided below.
Corrections:
1. In ****** should be **** (Page ***, Right column, line***)
2. In **** the “*****”should be “****” (Page ****, Right column, line****)
Answers for “author queries”:
1. **********************
2. **********************
3. **********************
We greatly appreciate the efficient, professional and rapid processing of our paper by your team. If there is anything else we should do, please do not hesitate to let us know.
Thank you and best regards.
Yours sincerely,
××××××
Corresponding author:
Name:
E-mail:
与编辑进行有效沟通
是每个投稿人必须掌握的技能
是发表论文过程中重要的一环
正式、礼貌、清楚、组织良好的信件
能增进沟通，促进论文发表
希望妍妍的整理能给大家带来帮助
祝同学们投稿顺利！
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山大研究生
sdu-grad
编辑/排版：陈琳
文字来源：芳老师的论文小课堂，科学网，募格课堂，
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封面来源：李红翠
值班栏目主理：徐瑞阳
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