【第321期】多项目同时进行如何做好进度管理

来自早读君：

在公司这么多年，团队中的童鞋一个人兼职多个项目的情况一直都是存在的。这种现状应该是会很普遍的。最近团队由于新人的加入，这方面现象更凸显了。

正文从这开始～

多项目同时进行如何做好进度管理？多个项目同时进行会发生很多不确定性事件，而且工作强度较高时效率会明显下降，请问这个时候如何做好时间管理，确保项目的进度可以控制在一定范围内？

一、先从项目经理的角度分析下这个问题：

高效项目管理的几个要点：

1、明确且达成共识的项目目标。确保项目的每项工作都是在为实现这个目标贡献。

2、精细化的任务分解。要点是每个子任务时间不要超过一周，明确的子任务目标、时间点、交付物。

3、有时间保障且有能力执行的资源分配。有些项目虽然分配了资源，但是不能保障资源的有效投入，这个是项目不能推进的非常重要的原因。

4、每日检查、每周检查项目进展和提交物。如何高效开小组会的问题在知乎上能找到，建议看看。

5、根据检查情况调整任务目标、资源、进度，并修改计划。这个很考验项目经理的水平。

配套硬件：

1、规范化和流程化：为每项工作制定规范（第一次建立比较痛苦，但是一旦建立了有效的流程和规范，对将来复制成功的项目有很大的好处，能提高工作效率和降低资源能力的门槛）。尤其要注意设计、测试和配置管理的配合，文档手册工作及早入手。

2、按照配置管理规范，从硬件平台、配置管理上保证项目团队能有效协作，减少人工干预环节。

软件条件：

1、有效沟通：确保每个人听明白了自己的任务是什么。尤其是新进的人，往往怕丢面子在没听明白要求的情况下硬着头皮做。

2、能力培训：对不能胜任的人提供辅导和培训。不要把任务分配给没有能力完成的人，团队的成员如果拿到不能胜任的工作，容易磨洋工，也感受不到成就感，所以安排合适的任务给合适的人非常重要。

多项目管理很重要的是如何保证资源的有效投入，在项目团队中，一人跨多个项目的情况一定不要多，否则项目效率会低下。

多项目同时进行还要分清项目的主次，抓住每个项目目前阶段的要点和最大的风险，提前想清楚应对措施。

二、从项目成员的角度分析：

对于项目团队成员来讲，如果同时有多个项目并行，要学会管理自己的时间。

比如软件开发类的多项目并行，每个项目所处阶段可能不尽相同，有的在需求阶段，有的在设计阶段，有的已经提交了测试在修改BUG，有的在维护代码，总的来讲就是掌握自己的生物钟，规律工作时间，分配合适的工作。

1、掌握好自己一天的生物钟，什么时间是最有创造性，什么时间最有效率，什么时候容易疲劳，然后把工作分配好。

2、把连片、效率高的时间留给处于设计阶段的项目。因为设计阶段思路连贯性很重要，被打断之后再重新捡起来比较困难，要保证这段时间能够集中精力不被打扰。

3、每天固定的时间来修改BUG、维护代码。修改BUG需要和测试交流，尽可能选择有些疲劳容易被打断的时间来做这事，比如下午4点之后下班之前。

4、下班前10-30分钟通常是会议时间。

5、不要相信你的记忆力，把做完的工作一个一个记下来，如果可能，记下来你当时的考虑。

比如同时有两个设计活在做，经常需要切换思路，很容易出错，写下来每个要点，在切换到另一个工作时快速浏览下之前都做了什么。这个对琐碎和跳跃性的工作很管用，比如代码维护。

6、思考不同的项目有没有共性，如果有共性，提炼出可复用的部分，独立成可复用模块。

7、工作分优先级，按重要且紧急的、紧急的、重要的、排排序，如何排序根据任务情况自己考虑定，总之，80%的时间应该做重要的事情，20%的时间来做其他或者紧急的事，别本末倒置了。

判断重要与否要看对项目整体的贡献，而非对个人自身是否重要，所以又回到开头的那句：确保项目的每项工作都是在为实现这个目标贡献。

来自早读君：

之前刚来公司的时候，一个人同时负责四五个项目，那时候不懂时间管理，自我管理，需求不会分轻重缓急，只要pm提的需求都尽量把他做完，但最终效率还是没有提高。

现在采取的方式是同一个时间内只做一个项目的事情。特别是早上一来的时候或前晚就计划好今天要做的事情。

如果遇到事情很突然紧急，那就现暂停手上的工作。

现在出现一个比较好的现状是团队有的童鞋已经养成每天晚上回去自己总结当天工作的习惯了，这种非常棒的一个做法。这种总结不局限在技术上，也可以在沟通协作，总结你所看到的问题，以及最终的解决方案。

今天又推荐一本书，李笑来老师的与时间做朋友。这本书2011年的时候是同事推荐給我的，当时看的是pdf的，从那个时间开始自己也逐渐有这方面的意识。

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