你还在学用Excel？美国多位CFO说这软件过时了

P.F.Chang公司首席财务长表示，他舍弃Excel，而选取了Adaptive Insights，是因为后者能促进协作，减少行政工作量。图片来源：SCOTT OLSON/GETTY IMAGES

作者 Tatyana Shumsky  

软件公司Adobe Inc.首席财务长Mark Garrett表示，在追踪公司各岗位人员的招聘进度时，巨大的工作量令他的团队费尽周折。

整个流程可能耗费数天时间，要求财务人员从存放财务和人力资源信息的多个不同系统中将数据导出，再导入到微软公司的Excel电子表格，然后才能清晰地掌握哪些部门正在招兵买马，以及工资支出对公司预算有何影响。

“我不想让财务规划人员在数据的导入、导出和操作上耗费时间。我希望他们能专注于挖掘数据背后的真相。”Garrett称。他表示自己目前正致力于将Excel从整个工作流程中清理出局。

P.F. Chang’s China Bistro Inc.、ABM IndustriesInc.、Wintrust Financial Corp.等多家企业的CFO正不约而同地推动财务团队在财务规划、财务分析及报表生成的过程中减少使用Excel。

各公司财务负责人纷纷表示，作为使用最广的电子表格软件，上世纪80年代曾在会计领域掀起一场变革的Excel软件已经日益落后于当代企业财务部门的发展需求。由于Excel中的数据独立于其他系统、无法自动更新，这可能导致大量出错。

旧版的Excel不允许多个用户同时操作一个文件，因此对团队协作构成阻碍。同时，单个文件可导入的数据量也有限制，从而可能拖慢分析过程。

来自Forrester Research Inc.的商业应用分析师Paul Hammerman指出，“Excel本来就不是为各公司亟待处理的某些繁重财务工作而设计的。”

反过来，各公司正转而使用Anaplan Inc.、Workiva Inc.、Adaptive Insights及其他竞争对手研发的基于云技术的最新工具。

新的软件可以将现有的会计及企业资源管理系统，包括由甲骨文(Oracle Corp.)或SAP公司(SAP SE.) 研发的系统相互连接，使会计人员得以在一个统一的平台上整合数据、分析数据、生成报表，并且一般不需要进行额外的培训。

Adobe公司去年年初开始转而使用Anaplan的产品，此前在Excel上处理的多项任务如今都在这个系统中完成。按Garrett的话说，这能确保“单一可靠数据源” 。

他称，各类报告文件，包括关于公司人员编制的报告，整理速度都有所加快。

P.F. Chang公司首席财务长Jim Bell称，他舍弃Excel而选取Adaptive Insights的原因是，后者能促进协作，减少行政工作量。

Bell先生表示，10月初的一天他正坐飞机从华盛顿州斯波坎市(Spokane)前往凤凰城，希望核实公司波士顿餐厅厨房裁员事件对盈利水平的影响程度。公司东北大区经理坐在办公室，足不出户的情况下就对全国数据进行了追踪。

“如果我想通过Excel完成这项工作，这是不可能的，”Bell先生坦言。

Bell先生称，一年前，他的团队每个月必须耗费数个小时将几百张Excel表格分发给各大区和网点的负责人，以完成公司全美国415间餐厅的工作规划和业绩追踪。而现在，整个过程只需短短几分钟。

微软公司Excel产品策略负责人Brian Jones称，为更好地服务于包括财务领域在内的各类专业客户的需要，Excel也在不断自我完善。

他指出，今年夏天推出的最新版允许多个用户编辑同一文件，可同时处理逾1亿行数据，并附带了自动发现趋势及提供视觉化建议的工具。

同时，Jones表示，许多财务领域的客户可能出于发展的需要逐渐转向一些更专业的软件，但是这些解决方案大多都设有“导出到Excel”按钮。

“就个性化解决方案之外的事项而言，你还是绕不开Excel，”他称。

Excel的使用非常广泛。微软Office 365公司副总裁Ron Markezich称，包含Excel在内的Office 365软件月用户数超过1.2亿。

该公司并未就财务分析和会计用途在上述客户使用中的占比置评。

在伊利诺伊州和威斯康辛州经营着15家社区银行的Wintrust Financial也已放弃Excel而启用Workiva，原因是Excel的错误率过高。

该公司绩效评估高级副总裁Anita Chakravarthy 表示，“当CFO问：你们能告诉我上个季度共有多少笔贷款已经还清、又有多少笔进行了再融资时，我们从不同团队收集到的答案全然不同。”

Chakravarthy称，Workiva可以在部门层级上进行自动整合，有助于减少错误，并追踪谁曾为方便审计而对数据进行了改动。

ABM Industries公司的财务规划负责人Kayla Davis曾依靠Excel将多个不同财务系统内数十年来与并购项目相关的各类数据合并到一起。

她说，自从5月份转而使用Anaplan，所需验证的内容大幅减少，因此她的团队可以更迅速地向CFO上报信息。

Davis女士说，“如果某项业务正造成亏损，我们能一目了然地看到撤离这一业务后的结果，以及这对我的整个组合有何影响。”

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