“四个一”推进校务治理信息化转型

前言

近年来，随着互联网技术和信息化社会的高速发展，数字校园向智慧校园逐步迈进，不断构建与完善智慧校园建设已成为学校发展战略的重要内容。智慧校园信息化，立足于学生、老师、职工、校友、校外人员的需求，改善和提升学校的科研环境、教学管理、生活服务、人才培养和对外沟通等环境，最终实现智慧校园信息在线的目的。因此，构建智慧高效新校务治理信息化体系成为构建智慧校园的关键一步。

为全面贯彻落实党的十九届四中、五中全会和全国教育大会精神，加快浙江大学（以下简称“浙大”）数字化转型进程，强化服务意识，加快建设高效运行、主动服务、科学决策、智能监管的新型教育治理模式，根据《浙江大学进一步全面深化改革实施方案》《2020年浙江省深化“最多跑一次”改革推进政府数字化转型工作要点》等文件要求，结合浙江大学“最多跑一次”改革推进的实际情况，实施“一事一表一库一平台”建设工程（以下简称“四个一”工程），初步建成服务便利化、管理精准化、运行高效化、决策科学化的高校校务治理信息化转型新模式。

现状与问题

现状

浙大高度关注师生需求，自2012年起开展“一流管理、服务师生”主题活动，一直以“师生的时间是学校最宝贵的财富”为理念，多次在全校范围内发布服务师生相关的文件通知。

同时，浙大积极响应浙江省“最多跑一次”，全面推进学校数字化改革，开展“最多跑一次”“最多找一人”工程，提升师生的体验感、获得感和幸福感。

2013～2018年构建行政办事大厅、校务服务网，搭建流程平台，打造跨部门业务流程，推进“最多跑一次”工程，初步实现学校校务治理；

2017～2020年，启动网上浙大建设，实施“最多找一人”工程，构建浙大钉、浙大云计算、学在浙大等平台，加快推进学校数字化转型；

2021年是“十四五”开局之年，启动网上浙大2.0建设、推进学校数字化改革，实施“四个一”工程，深度服务院系、服务基层、服务师生。

问题

当前，校务服务网深度整合行政服务办事大厅、网上办事大厅、校务服务平台、校务资讯平台，推行“最多跑一次”，初步实现了展现、申请、审批、服务一体化。

但是，校务信息化治理还存在着一些亟待解决的问题：业务独立成孤岛、入口繁多难查找、数据标准格式杂、多次重填体验差等。

1.业务独立，入口繁多。各个业务部门建立了不同的业务系统，各个业务系统之间又互相独立，只管平台自己的业务，无关联性。

随着信息化的快速发展，各个部门也建立了众多业务系统，师生常常找不到业务线上办理地址，有时即使线上办理完成，还需线下协同，找多个部门，办理不便，体验感差。

2.数据格式杂。通常各个业务系统由不同的运营商承接，各个承接商数据系统格式不一，学校又未强制执行系统数据标准，导致各业务系统数据格式杂，难以回馈主数据库。主数据库未建立强制、完善的数据标准，因此数据服务开放体系有待完善。

“四个一”实践

以“最多跑一次”改革为总牵引，“四个一”建设工程正在以师生工作学习最紧密的事项和业务作为突破口，直击痛点，进一步精简师生办事负担，打造良好的“网上办事空间”“个人信息空间”和“信息发布空间”，扎扎实实为师生办实事。

“四个一”实施思路为加强系统沟通效率，构建学校统一的公共数据库，统一全校数据规范和标准；围绕学校校务事项，梳理部门业务服务，梳理出“一窗式”线上业务流程，建成相应的业务体系；并汇聚融合各部处院系信息化系统，建成一体化应用支撑平台与校务服务平台（如图1所示）。

图1 “四个一”平台架构

“四个一”工程项目主要包含教职工入职一件事、本科生入学一件事、导师资格申报、公共数据库、浙大服务平台等典型应用与服务。

开展教职工“入职一件事”改革试点，推动业务流程优化与重组。由教职工入职各相关单位在原有服务事项基础上，结合办公业务，梳理出“入职一件事”的流程，按照“办理一件事、只填一张表”的基本原则，重新设计填写表单，优化工作流程，把原先至少跑3次、填4张表、至少等2天完成的“入职”现有办事流程缩减到老师只填“一张表”、只跑“一次腿”，切实提升校务服务水平，提高办事效率，节约师生的宝贵时间。

开展本科生“入学一件事”改革试点，推动报到入学事项优化重组。针对新生入校进多个系统、跑多个报到点、填多张表等问题，开展新生“入学一件事”改革试点工作，推动入学事项优化重组；打造人脸库系统，搭建出灵活、易维护的人脸特征识别平台。

实现本科新生在入校报到前，通过移动端完成基础信息采集、安全考试、宿舍申请、财务缴费、照片采集、接站、行李托运等环节；到校后只需刷脸打印报到单，完成现场报到高效体验的流程；宿舍入住时，各部门根据学生网上填报信息准备所有物品，学生直接到宿管处领取并办理入住手续。

“一表”数据赋能，提升服务师生能力。“一张表”填报系统，通过建立个人数字档案系统和电子表格清单化管理制度，对全校各部门常用的表单填报事项进行了梳理，整合了填报过程中的共性字段，开发部署在线电子表格，运用共享数据最大程度精简数据填报工作，实现师生员工各类数据表格的自动填充。以研究生导师资格申报为试点，推动全校“一张表”服务。

制定公共数据标准，打造公共数据库。依据梳理出的公共数据资源目录，对公共数据进行了链接与汇聚，并以此为基础建设公共数据库，构建以“数据发布、数据申请、数据使用、数据管控、数据监测”为完整流程的数据服务开放体系；12个部门的数据源，8个数据集，5719万条数据记录容纳其中。“入学一件事”“入职一件事”“研究生导师招生资格申报”填表中心等试点工作都在此平台基础上稳步运行。

浙江大学（图源官博）

构建浙大服务平台，实现“一站式”办理。构建浙大服务平台，整合校务服务网、协同办公系统办文、办事、办公及填报服务，发挥平台聚合作用，统一全校师生应用与服务访问入口，实现事项“一站式”办理，应用“一站式”访问。

浙大服务平台建成七大中心：任务中心、办事中心、应用中心、资讯中心、填表中心、日程中心、个人中心。

其中任务中心对接协同办公系统、流程平台、网上办事等发文办事平台，生成待办、已办、申请等列表，各项事宜一目了然，提供快捷的办公事宜通道。

办事中心模块整合全校各职能部门的审批和服务事项，实现校务服务统一导航、统一认证、统一查询、统一受理、统一评价，着力打造建设集约、服务集聚、数据集中、管理集成的现代化行政枢纽，形成高效、透明的校务生态系统。融合浙大百事通，面向全校师生提供办事服务、常见问题、规范性文件、通讯录、学校文件、资讯、课程等“一站式”搜索服务。

浙大服务平台为师生提供个性化的应用与服务门户，师生可通过平台办文、办事、信息查询、应用与事项收藏、资讯订阅等，进一步提升了用户服务体验。

建设成效

过去，新生入学报到需要2小时左右；2021年，6300余新生通过网上“入学一件事”注册报到并实现照片采集，刷脸打印报到单，1分钟内即可完成；

过去，新教职工入职需一天时间；2021年，1100余名新教职工通过“入职一件事”流程办理，至少节约5小时，总计节约5500余小时；

过去，办公入口分散在不同的平台；如今，“一站式”数智门户全新升级，整合117项应用服务、648项办事事项，浙大钉激活人数达11万人，日活跃用户9万人，日均会议623次，日均语音通话409次，浙大钉及浙大服务平台日均登录46万次；

过去，填表项项重填、必填；如今，个人相关信息由公共数据平台推送，无需个人多次填报。

由经验驱动转向数据驱动，由中心化治理转向去中心化，不断优化高效的动态反馈，“四个一”工程充分运用“校务理念创新+信息技术创新+校务流程创新+治理方式创新”四位一体架构，初步形成服务便利化、管理精准化、运行高效化、决策科学化的校务治理数字化改革新模式。在“十四五”期间学校将进一步深入推进“四个一”工程建设。以提升服务为目标，以数据治理为核心，节约每一位师生的宝贵时间，让师生在细节中获得体验感、获得感和幸福感。

作者：洪波（浙江大学信息技术中心）

责编：陈永杰

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