超赞！1.43万余条信息一次性批量导入
“今年毕业生学籍档案整理方便多了，半天就全部核对完成！”“多亏核对的名单里有**学生姓名，不然存在学籍异动的学生信息很容易遗漏！”在近期的毕业生学籍档案收集中，部门档案员对今年的毕业生学籍材料归档模式的变化带来的归档便捷高效，深有感触，赞不绝口。
2022年，档案馆积极贯彻学校“深化数字化改革”的要求，坚持数字赋能，主动谋划，探索实施毕业生学籍档案归档新模式，实现1.43万余条本科生、研究生的成绩单、毕业生登记表等毕业生学籍档案一次性批量导入，批量导入数据占全年新增档案著录数据的30%左右。
在毕业生学籍档案归档工作启动前，档案馆提前谋划、服务在前，主动对接教务处、研究生院、各学院和信息中心：由业务部门制定毕业生学籍归档材料的数据筛选逻辑，确定采集范围；大数据中心根据采集范围，提供安全规范的数据采集接口；档案馆依据高校档案管理办法，将原始数据按照著录要求批量导入档案管理系统的著录项；最后由各部门档案员根据档案管理系统的著录数据与实体档案进行核对检查后，完成归档。“统一接口、多方核对”学籍归档模式的应用，既减轻了各部门档案员手动著录的工作量，又提高了档案著录的准确率和信息完整度，实现了毕业生学籍档案的轻松、高效归档。
我校档案馆2021年4月获批浙江省高校示范数字档案馆以来，秉持“数字赋能、高效协同”的理念，以信息化手段提升档案数据收集效能。在前期学校信息上报系统升级过程中，档案馆提出“原图上传、压缩发布、原版归档”的业务逻辑，并通过档案管理系统与信息上报系统的主动对接，实现声像档案实时归档，有效解决了声像档案收集难、收全难、像素低、说明词不完善等收集难点问题。
1.推出“一次不用跑”校友远程查档服务。为贯彻浙江省委和学校“最多跑一次”改革精神，为校友办实事、办好事，档案馆针对异地校友查档量大，来校不便的情况，2018年4月开始，面向校友专门开通了远程查档服务。让广大校友一次不用跑，以最快的速度、最低的成本，即可获取所需的学籍档案信息。尤其是在防疫期间，档案馆坚持远程查档服务不断线，解决了不少师生和校友查档利用的燃眉之急。远程查档服务推出以来，档案馆累计提供远程查档服务2850次，其中寄送远程查档1597份次，发送电子邮件1253份，服务受到了校友的一致好评。
2.自主开发“一站式档案数字化生产平台”项目软件。注重档案数字化过程管理，保障数据质量，对数字化全过程采取“三核对”检查办法，通过人、机双重校对，全面核查馆藏档案数据，顺利实现成果与目录的100%挂接。自主开发的《一站式档案数字化生产平台V1.0》获批计算机软件著作权。
3.开发“中国计量大学校友学籍信息查询系统”。该系统筹建用时一年，通过扫描、OCR文字识别、人脸图像检测等技术手段，整理核对历届校友学籍信息30余万条，展示校友数据10余万条，整理学生头像70982张，并逐一进行人工校验，尽可能保证校友学籍信息的完整性和准确性。同时为增强系统的用户体验和趣味性，首创推出“刷脸”检索，通过摄像头获取毕业生校友当前脸部信息，核对比较当年在校期间的照片，遴选系统数据中与人脸最相似的对象并显示出来，校友进行选择确认，即可获得在校期间的学籍信息。
4.设置分级查询利用权限。建立档案全文数据库和多媒体数据库，将档案数字副本纳入全文数据库集中管理。并根据利用需求，自主编研机构设置、干部任免、职称晋升、表彰奖励、专业建设等15个专题目录数据库。档案馆提供网络化档案目录查阅服务，并根据档案内容和档案信息安全设置有关部门的查询权限，例如向科研院开放了专利、课题档案数据库，向组织部开放了组织关系核查数据库，提高档案查询利用效能。
5.数字技术赋能档案编研展示发布。整理展示发布数字化校史资料，分三期建成学校照片档案、实物档案和教学科研成果档案网上展厅。展出学校不同发展时期照片359张，展示实物档案180余件，展出馆藏教学科研成果档案219件。自主研发开通“王大珩院士与中国计量大学”网上全景展厅，共分5个板块，再现展览实景，整个全景展厅设有6个展点供浏览者选择浏览，并制作25个标注点，方便直观参展。发布“李乐山与中国计量大学”专题推文，根据馆藏数字档案史料和图片，梳理了学校创始人李乐山同志生平简介，参与学校建设、关心学校发展的相关事迹，整理了“李乐山与中国计量大学”专题推文在学校官微发布。推出“校史上的本周”专栏，以《中国计量学院志》《中国计量大学志（续）1996-2007》《中国计量大学志（2008-2017）》以及学校近4年大事记和馆藏资料为基础，梳理、校对、考证、筛选条目660余条，全面回顾自1978年建校以来，学校改革发展历程中的重要事件，以及人才培养、教学科研、社会服务、文化传承等方面的主要成就，在档案馆网站滚动发布。
“提升档案信息化水平，建好高质量示范数字档案馆”是“十四五”时期档案馆的建设目标，档案馆将进一步深化数字赋能，让档案收集更高效、利用更简便、管理更智能，写好收集整理、服务利用新篇章。
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本期制作
来源 | 图书馆（档案馆、博物馆）
文案 | 孙安宁
排版 | 创意中心 舒嘉忆
责编 | 张雷雷
责审 | 王哈颖
终审 | 陈永强