拒绝拖延症,让你的人生事半功倍
很多人陷入了“瞎忙”,被拖延症困扰,这都是工作效益不高的表现。应从心态、效能、效率三个方面修炼,树立改变的信念,订立目标,用目标和计划区分轻重缓急,先做重要不紧急的事情,建立属于自己的规矩,根据“二八法则”分配事务,从而提高工作效益。
本文是2017年8月推送的第33篇干货,计5640字。您今年累计阅读了11.59本《卓有成效的管理者》。
本文为本刊记者吴逸芳根据睿邻高级讲师刘同兵的分享整理而成。
来源 | 《培训》杂志2017年8月刊
这个时代,很多人都忙忙碌碌。有人忙得充实,也有人感慨自己是“瞎忙”,忙到失去自我却还看不到成效。还能听到不少人抱怨,越忙拖延症越严重,明明有一周的时间写个报告,却被诸事打扰最后一天才开工,虽然打算好好写,最终却只能草草而就。
提高工作效益,能够帮助你更加清楚工作应如何安排,人生该怎样度过,也许能为你打开另一扇窗,在人生节点上做出更好的选择。
找出效益低下的原因
有人认为,只有在完成某个比较大的项目时才会谈到效益,平时的工作按部就班就好。其实,即便你正在处理一些小事,也值得思考“还有没有更有效益的完成方式”。
效益体现在每一件小事中
你可能在培训课堂上听到过讲师这样的要求:各位学员请小组内口头介绍姓名、职位,并写下对于课程的期望,你的期望就是我上课的重点。你会怎么做?很多人会乖乖按照要求,先轮流自我介绍,然后交流课程期望并由一个人写在白板纸上。结果,还没写一点儿,时间就到了。而有一个小组写了很多,他们没有做自我介绍,因为他们发现每个人都是有席卡的,也没有交流课程期望,而是大家同时各自在白板纸上写下了自己的期望。
“你的期望就是我上课的重点”,而只有学到了东西才体现了上课的效益。显然,向讲师反映学习需求,可以帮助自己更好地达成学习目标。你的效益不能取决于讲师给出的顺序,而应由自己的目标和行为决定。效益体现在每一件小事中——同一家公司,同一个老板,同样的工作,因为内心的梦想不同,思考方式不一样,做事顺序不一样,就导致了你和同事的不同的工作效益。每天每件小事累积下来,你和同事之间,就产生了难以逾越的鸿沟。
效益公式
根据做事的主动/被动,关注人/事两个维度,人的行为风格可以分为表现型(孔雀)、友善型(考拉)、分析型(猫头鹰)、控制型(老虎)四种。不同行为风格的人效益低下的原因各不相同。
不同行为风格的人效益低下的原因
这么多效益不高的原因,其实概括起来不外乎三类,一是心态弱,随波逐流、死守计划、畏难、懒惰;二是效能差,不明白该做什么,不该做什么;三是效率低,没有采取更高效的方式去完成工作。做好积极的心态准备,选择做正确的事,再将事情做正确,才能取得良好的工作效益。
效益公式
改变心态,进行自我管理
这个世界上,除了你自己之外,没有第二个人有义务让你幸福。你的时间和生命都掌握在自己手中——做喜欢的事,并从中取得效益,能够激发巨大的内驱力。同时,也应注意克服效益管理中的不良心态,控制反应,管理自我。
这些不良心态你也有
你每天忙忙碌碌,却自我感觉良好,因为你感觉到了充实。但这只能证明自己很忙,却不一定有效益。
你可能认为制订计划没什么用,反正计划赶不上变化。但是,计划至少能帮助你将长期任务碎片化。
你说我的时间管理习惯就是这样,改不了了。自己固步自封,别人更不可能代替你改变。
你认为重要的工作必须要大脑安静、数据整齐、同事配合才能做。这是将自己的效益交给环境负责。
真正的效益管理是事件管理,更是自我管理。必须要有发自内心改变的意愿,自我管理才能实现。
改变心态的关键在于控制反应
你的效益结果是由平时一点一滴的行为积累出来的,所以要想拥有良好的结果,就必须改变行为。人类行为学认为,人类行为的背后一定有其合理性。在感受到外界的刺激以后,你的大脑就会做出一系列思考的反应,从各个方案里挑出一个最有道理或最有利的方案指导你去行动,从而产生效益。这些行为会反过来刺激外界,形成一个效益圈。
每个人由于天性、经历、教育背景不同,对事件的反应也不一样。菲斯汀格法则认为,生活的10%是由发生在你身上的事情组成,而另外的90%则由你对所发生事情如何反应决定。你改变不了事情的发生,却能控制自己对事情的反应,这是改变行为的关键。
确立目标,才能更好发挥效能
就如何取得更好的社会地位而言,有目标比没有好,长远目标比短期好,清晰的目标比模糊的好。制定清晰长远的目标,会帮助我们达到更高的人生境地。
长期目标
通过问自己这三个问题可以确定自己的个人终极目标:
你的偶像的什么特质最吸引你?
在你去世之后,你希望后人如何评价你?
你喜欢什么样的夸奖?(找熟悉的人夸夸自己,看看什么样的夸奖夸到了心坎上。)
这些问题的答案,可以说明你想做一个什么样的人——这就是你的终极目标。
短期目标
短期目标是长期目标的“碎片化”结果。如果给你专属的没有任何打扰的一天,你会用来做什么呢?这就是你心中的梦想。梦想不外乎七大类:家庭、社交、健康、爱好、失业、财富、学识。
你可以在雷达图上用1~10分评估自己内心对各个要素的满意度,感觉越满意,分数越高,评完后将相邻的得分连起来,形成一个圈,即“效益平衡轮”。效益平衡轮的理想状态是“圆满”,但这个“轮子”可能会高的高低的低,即为“不圆”;也可能分数都不高,形成了一个平衡的小圆,即为“不满”。
不圆提效率
写下明年、后年的目标,提升优势要素的效率,“贴补”弱势要素。人生就是在圆和不圆之间动态调整,最终走向圆满。
不满抓重点
人生的每个阶段都有最重要的目标,比如对于年轻人来说,积累学识、努力工作最重要,而完成学识的积累之后,重点就要变成用知识完成财富积累。知道当下最重要的目标是什么,集中精力,做最重要的事。
追求双赢
如果个人目标与企业目标产生冲突,应秉持“双赢”的原则处理,既无需委屈自己成全他人,也不可强求他人成全自己。即使现在双赢不了,还可以等到事情真正发生的时候,再谋求双赢——也许外在条件的变化会带来新的“双赢”可能。
作为管理者来说,在新生代员工涌入职场的今天,对于更看重个人价值的年轻人,更要摒弃“个人目标应让步于企业目标”的传统思维,而应树立起帮助他们发展、实现企业与员工双赢的理念。
明确优先级,提高工作效率
很多人了解四象限法则,并遵循下图中左图的先后顺序,但我们发现,先做重要且紧急的事情虽然很有成就感,但效益并不高,而成功人士通常会选择右图的优先级。事情有轻重缓急,但很多人并不能正确地区分,只有
43 34917 43 15287 0 0 2644 0 0:00:13 0:00:05 0:00:08 2816晰地分辨事情的属性,才能正确运用各种分配原则,提高效率。
如何分辨事情的轻重缓急
轻重以目标为判断标准。与目标强相关,做了有助于目标实现,就是重要的;与目标弱相关,做成与否对目标实现影响很小,就是不重要的。目标是大脑里的标尺,是衡量外界刺激的标准,没有目标的人,则没有办法判断轻重。
即使有目标的人,也可能因为不知道目标可以用来衡量轻重,而出现对事情重要程度的误判,导致忙忙碌碌耗费了很多时间,却一事无成。可以通过这样的句式来帮助自己认知:我的目标是________,这件________事,与我的目标 强/弱 相关。
缓急则以是否能计划为判断标准。不能计划、且一旦发生马上要做或当天要完成的,是为紧急;而无需当天完成的及计划内的事情,都是不紧急的。
由此,可以将事情分为重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四种。但是要记住,不同的人目标不同,对事情的感觉也不一样,你觉得重要的,别人不一定觉得。可以将自己的所有工作,包括写年终总结这种一年只干一次的事情,都写下来并分类,并与直属领导沟通,让领导了解你的工作内容及其被摆放的位置。
先做重要不紧急的事
通常认为,重要紧急的事情应先做。如果是这样,那就只能永远充当救火队员的角色,长此以往,不仅会一事无成,还会自我感觉良好,觉得自己很充实。应先做重要不紧急的事情,自动实现长期任务碎片化,当所有的重要不紧急的事情都在计划内完成了,重要紧急的“救火”任务,也会越来越少。
重要紧急的事只做一次
先做重要不紧急的事情是比较理想的状态,工作中经常会有突发状况需要立即处理,比如机器故障。这就适用了第二条分配原则——当你可以安排做什么的时候,先做重要不紧急的事儿。而当有突发状况的时候,先做重要紧急的事,但是记住,只做一次。
比如,机器故障不是修好即可,而是要找出故障的原因,培养相关技术人才,复制经验,并从保养入手,防患于未然。只有把自己从重要紧急的事情中解放出来,才能去做更加重要的事。
建立属于你的规矩
对于紧急不重要的事,要建立属于自己的规矩。如果你不建立,别人会替你建,而如果你建立了,别人就会遵守你的规矩。建规矩要心口合一,怎么想的就怎么做,时间一长,别人就知道你是一个有原则的人。如果有人为了紧急不重要的事情找到你而被规矩挡在门外,不仅不会责怪你,还会认为是自己没有守规矩的原因。
当一类事情同时发生
一天下午,老王正在参加总经理亲自主持召开的战略研讨会,但碰巧的是,这一天是老王女朋友的生日,老王计划了很久,要在晚上的生日party上向女友求婚。会议中间,老王获知有两个同学从外地来此,他们约老王晚上小聚。快要下班了,总经理宣布,会议继续召开,直到达成共识为止。就在此时,一名下属满头大汗跑来告诉老王,本部门员工与别的部门的员工发生冲突,已经打起来了。
你一定有过与下文的老王类似的情况,假如你是老王,你会怎么处理呢?
处理原则
首先,要想清楚,自己的目标是什么,是今晚求婚成功,还是参与组织战略决议谋求更好发展。目标不同,选择不同。
其次,要有“舍得”的精神,有舍才有得。这些事情里面,对你最重要的是什么,其他的先舍掉。把最重要的做好,恰恰是你得到最多的地方。
再次,把握机会,在执行的过程中建立规矩。比如告诉同学,今天自己实在走不开,下次请早点预约。
处理方法
可以按照以下四个问题的答案来分配事务。
第一,这件事情有效益吗?例如,开战略会议,可能关系到老王未来1~3年的发展,效益很大。
第二,这件事情,如果不做,会更糟糕吗?例如,下属与他人发生肢体冲突,如果不处理,一定会很糟糕。
第三,我可以授权给别人吗?这里的授权和别人都是广义概念,意思是让世界为我所用。例如,下属的冲突,可以授权副手先全权处理。
第四,效率还可以更高点吗?例如,选择了求婚,但可以调整发言顺序,自己先阐明观点后离开,再委托会议秘书将会议纪要第一时间发给自己。
最后,找到最佳状态后,你需要保持住。
找对重点,花够时间
事情的分配遵循二八法则。你的重要的事,应该为20%,不重要的则占80%。但是,80%的价值是由20%重要的事情创造的,应集中80%的时间精力解决20%的重要事情。
分配到四类事务,则应用64%的时间做重要不紧急的事情;对于重要紧急与紧急不重要的事情,各分配16&的时间;剩下4%的时间,可以处理一些不重要不紧急的事。可以用“一天工作事务分配记录表”来帮助自己规划好时间。
当你懂得“二八法则”以后,就会知道真正值得你日思夜想努力奋斗的事情很少,对你来说重要的人也很少。不需要所有事都追求完美,你也不会被所有人喜欢,不要把精力花在不值得去这样对待的人和事情上。自己没有那么重要,拒绝患得患失、瞻前顾后,轻装上阵,为了你的人生目标,努力奋斗。
有人说,这是一种自利的想法。但是自利与利人,本来就是一个双赢的结果。二者是因果关系,自利才能利人。同时,做好自己,从而减少别人的麻烦,自利也就是利人。况且,就算要利人,也要先找到活出自己的方法。放下道德包袱,勇敢做出对你来说生命中有意义有价值的生活方式,活出精彩人生。
来,聊聊你对本文的看法吧~~
本文来源于《培训》杂志2017年8月刊。文章仅代表作者个人观点,不代表“培训杂志”立场。
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