年终总结的4个大坑，你可千万别中招！
2017就要结束了，“年终总结”这个通关大BOSS已经在对你微笑了。
要知道，年终总结可是公司制度中，上级领导专门抽出时间，倾听你发言的难得机会。此时不认真表现，更待何时？
本文是2017年12月推送的第61篇干货，计2991字，预计阅读时间6分钟。
作者 | Marx × & 老秦
来源 | 老秦（ID：laoqinppt）
还有不到一个月2017就要结束了，“年终总结”这个通关大BOSS已经在对你微笑了。
要知道，年终总结可是公司制度中，上级领导专门抽出时间，倾听你发言的难得机会。
此时不认真表现，更待何时？
年终总结应该怎么写，才能安全避坑呢？
做年终总结时，有人会去找度娘：“2017 最新大气商务年终总结PPT模板”，然后把东拼西凑的内容贴到“点击此处 输入文本”。
漂亮的模板会为总结增色不少，但领导首要关注的东西，是这个吗？
还没见过谁纯粹因为 PPT漂亮升职加薪的，顶多会让你做更多的 PPT（憋问俺是怎么知道的……）
年终总结最重要的是呈现你完成目标、解决问题的能力，这才是职场中安身立命的核心。
但很多职场人，往往把注意力放在PPT是否炫酷和精美上，却在年终总结的内容和表达上不幸堕入“四大天坑”，失去了这个绝佳的展示机会。
年终总结该怎么写，才能安全避坑，获得BOSS认可呢？
来，上车~
01
我们先来看一份躺在这个坑里的总结：
2017年，一月，我参与了新产品的开发项目；
二月参加了某专业技能的培训；
三月，客户反馈老产品有问题，和客户深入沟通分析需求后，我们在四月底提供了解决方案，经过反复的沟通和协调，客户比较满意，表示愿意增加第二年的采购数量； 五月，应客户要求准备项目建议书和报价。
六月去上海出差参加行业展会，
七月……
这就是一些职场人最天真的想法：写的越详细、越多越好，显得自己辛苦嘛。
但是你有没有想过——
用时间线完成的总结就像流水账，领导根本记不住你到底做了些什么、做成了什么，那又怎么体现你的价值？
参加了什么培训，学到了什么技能，看了什么书，认识了什么人……这种琐碎的个人成长经历，领导care吗？
显得辛苦又如何？哪个领导不觉得他自己才是最辛苦的？
避坑策略: MECE分类法
利用金字塔原理的MECE法则，不重叠，不遗漏，对照目标把繁杂的事情分成几个类别，让思路清晰，表达清楚。
打个比方，MECE就像是把一堆五颜六色的糖果按照颜色分类，装进对应颜色的盒子里。
我们用MECE方法整理下这份总结：
根据项目分类，参与了三种类型项目：开发类，维护类和推广类；
根据职能区分，负责三种职能的工作：行业调研，竞品分析，需求分析。
所以，他表述时可以这样说：
2017年，我参与了三种类型的项目，分别是产品开发类，维护类和推广类，实现了……的业绩。
在产品开发类的项目中，我主要负责了三种职能的工作，分别是行业调研、竞品分析和需求分析。在大量的调研分析工作中，我有这样三点重大发现，有助于改进我们的产品体验……
怎么样，是不是清楚多了？
通过MECE，不仅帮你把繁琐的工作划分的有条有理，也让BOSS从宏观上立即清楚的知道你做了什么，会给人头脑清晰的印象，才有机会给你更大的发挥空间。
02
这个坑里的重灾区在图表，比如：
虽然用不同颜色标注，也有具体数据，但这样的年终总结可能还是个“假总结”。
为什么呢？
大部分人对图表存在两个“误解”：
只要贴上图表，就能说明一切问题，用数据说话嘛；
图表一定比文字更直观，更易懂。
其实，真实的情况是这样的：
图表只是证明观点的论据，你的观点才是主角；
图表虽然能更直观的展示信息，如果不加以引导，反而会消耗更多的“理解成本”。
比如刚才这份图表，图表看完了，难道仅仅是为了告诉BOSS产品的销量？
那该怎么改善呢？
避坑策略: 有观点、有引导
其实，这份总结想表达的是6月份采取新的销售策略后，产品销量的变化。那么，我们把无观点的“2016，2017两年产品销量情况”改为有观点的“新策略对产品销量的促进”。
为了引导去看关键点，不被旁枝末节分散注意力，我们这样做：
标注6月份这个关键节点；
把2016年销量线条变成灰色；
去掉下方的数据表格。
于是经过这样的改造，就可以把图表改为这样：
当展示这个图表的时候，老板先看观点，再结合观点看重点，一目了然，是不是使信息更加有效的传达了？
03
在汇报时，可能还会遇到BOSS的另一个问题：
总结的很好，但这件事你怎么看的？
这个看似简单的问题，其实是一道分隔普通职员和管理者的鸿沟，一道区分工具型职场人和开拓型职场人的分水岭。
如果你仔细观察会发现，公司给勤勤恳恳的员工发奖金，颁发劳动模范称号，但是提拔的却是能够解决问题的人。
而能解决问题人，都具有分析能力。
如果没有思考过，可能只会说，降低成本，提升质量和满意度这些人云亦云的话。这怎么能体现你的价值呢？
避坑策略: 分析四板斧
分析技能，看起来很高深，其实也有套路。 为大家介绍一个实用方法，人称“分析四板斧”。
分解：导致问题的因素有哪些？
假设：这些因素中，哪个可能是关键因素？
求证：收集信息，验证假设。
击破：对关键因素提出解决方案。
我们用老板最关心的“销量”为例，怎么分析和回答问题。
问：销量下降是怎么回事？
分析如下：
分解：销量下降一般有两个因素：竞争加剧，需求减少。
假设：假设是市场竞争造成销量下降。
求证：查到主要竞品的销售量今年也在大幅下降，看来是需求问题。于是查询了五年的行业总出货量，果然，需求是在降低的。
击破：所以经过我的分析，是需求减少造成的，我的对策是……
04
“我需要和客户谈判时获得优惠条件授权。”
“我的部门需要再招两名研发。”
“我认为……我需要……”
如果在年终汇报时，使用这种笼统的表达，在职场沟通上是很不成熟的，这不符合说服的规律。所以你在争取资源或奖励的时候，就很难给领导足够的说服力。
避坑策略: SCQA表达法
所谓SCQA模型——
背景（Situation）确保说话时，你和其他人能站在同一背景的里面。
冲突（Complication）推动故事情节发展，并引发对方脑子里产生下一个疑问。
疑问（Question）顺势而为，将对方脑子里的疑问说出来。
回答（Answer）最后妥妥地传递出自己想表达的信息。
我们先来看看杰出员工代表——诸葛丞相是如何汇报工作的。
整理一下诸葛丞相的沟通方式，你会发现逻辑是这样的：
S（背景）：皇上，你爸爸创业一半死了。
C（冲突）：我们没钱了，眼看要完啊。
Q（疑问）：你说怎么办？
A（回答）：不要怕，叔叔出去接着创业，你在家要乖。
瞧，高人吧？
年终总结不是一个难得的职场汇报机会，同样值得你用 SCQA 来表达，而且每一类型的人都能找到自己的方式。
仔细对比你就会发现，以上这三种思路虽不同，但都分别步步指向自己的目标：要么求授权、要么求资源、要么求谅解。
明智的人不会仅仅在工作总结里总结，而是要通过汇报的机会争取各种资源，毕竟，工作总结是制度规定里面允许你和上级领导沟通的一种重要武器。
本文来源于老秦（ID：laoqinppt）。文章仅代表作者个人观点，不代表“培训杂志”立场。
投稿请联系：editor@trainingmag.com.cn。
年度检视 | 如何用 1 页纸画完 2017 年的人生坐标图？