AIGC技术沙龙复盘
上周六（3月18日）我组织了一次主题为“AIGC助力企业降本增效”的线下技术沙龙。
这个活动我主要是用了休闲风格的小院作为场地，以休闲为主，不那么商务，为了让大家到线下能认识新朋友扩展一下人脉，交流一下思想。因为目标人群是搞技术的，可能会比较宅甚至社恐，所以不选择酒店这种商务味很重的地方。先看一波活动图片：
活动举办成功，收获了大部分人的好评。
这个沙龙是我跟谷歌云的小伙伴策划了挺久的一个活动，由于22年底各种原因推迟了，刚好这周天气好，人也能凑齐，所以仓促地去执行了。
在正式活动之前我的内心是经常处于崩溃的边缘的，我给你讲讲为什么：
其一、赞助商希望请到的客户都是他们的目标客户，最好是业务重叠，加了微信都能达成合作的。这个愿望在我看来是不可能的，我深知道一个业务的合作，没有几次线下商谈，各种利益和需求的匹配都到位是无法达成的，我们活动能做的只是更精准的客户人群链接，我能解决的问题就是把有需求的人聚合到一起，至于你们能不能发生反应，我就控制不了了，这一度形成一个死循环。
其二、活动主题的确定。赞助方希望通过报名人数来确定投入分享的主题，参与活动的成员希望知道主题之后再决定是否参与，这又是一个先有鸡还是先有蛋的问题，不过还好最近AI话题暴火，而且我所熟知的公司对AIGC这个主题也是各自有投入，所以AIGC的主题能定下来才不至于流产。
其三、活动时间。其实这个活动在上上周就想办了，但是当时去找参会目标人群的时候表示当周没空，要下一周。有些人周六有空，有些人周日有空。为了有够多的参会人员，我选择了大多数人有空的周六。
其四、参会人数。 赞助方希望至少能有15个人参加，直到活动开始前两天，参会人员是够的，因为周六要上班，有人退出了；我不得已扩大了邀请范围，但是一发朋友圈又一下子来了很多人报名，为了参会人员的多样性跟性别平衡，我接受了些不是技术职位的参会人员，所以活动当天人数直接就达到了三十多人，小院差点就爆了。
其五、组织人员。 一开始我们itech华南这边是有三个人的，但是活动当天一个要参加别的活动，还有一个坐飞机出差了，所以最后剩下的只有我一个人；我一个人既要组织活动，接待客户，又要布置会场，端茶倒水，这基本不可能完成，只能硬着头皮上。幸好小院的主人一家人全部出动，帮我解决了这个问题。
以上五点原因都足以让我坐立不安，我只能根据我之前组织菲音旧同事线上年会的经验：你只有真的上路了，才会在路上遇到伙伴。去安慰自己船到桥头自然直，想就全是困难，做就全是办法。再放下内心的得失感，我才不会焦虑地秃头，虽然我中间已经掉了很多头发
虽然我有策划过活动当天的议程，但是我无法控制活动当天到场的人数，所以我只使用了计划中的议程上半部分，后半部分因为场地原因没有采用。这就是后续要改进的地方：要根据到场人员做好planB。即使到场人员不如计划之中的数量，也应该有不同的到场人数的活动方案可以选择。
关于场地的不足，因为到场人数超标，所以准备的茶杯喝杯这一形式不能完全满足与会者的需求，比较好的是每个人都有座位，有空调，有水。但是因为时间太紧，空调没来得及装，所以室内就比较闷热，大家的感受不那么好。18号是最近一个月最热的😥。
比较好的是每人都发一瓶冰水，在瓶盖上写上字母标记。
在活动后我做了调查问卷，有人提到想要到多的活动环节，这也是我所考虑不周的地方，这跟上面说的planB是相同的，后续的活动应该设置一个分组讨论的环节，然后通过分组合作加强认识和交流，同时可以贡献主题思想。
所以根据以上的复盘，我总结出一个活动的流程大概是这样的：
1、跟赞助方谈好活动的大概内容之后签合同，走财务流程，这个时间点跟活动时间要隔半个月以上，预留好足够的准备时间，最少要提前一周时间开发票寄合同。
2、确定主题之后准备相应的讨论话题或是活动材料，最好是根据不同的参会人数做设计。
3、确定好活动地点和时间，确认场地是否符合要求，谈好费用成本。
4、准备宣传图和邀请函，向目标人群发送邀请。
5、收集参会者信息，最好能筛选出不符合要求的参会者。
6、提前半天到活动场地布置，调试投影等设置，提前订好茶歇点心和茶水饮料，关注天气情况。
7、做好会场指示，方便参会者找到会场。
8、准备签到本，最好有一个桌子给参会者签到。
9、准备好名字牌和座位，并放到指定的位置。
10、准备好赞助商的宣传材料（如果有），并分袋装好。
11、审核分享嘉宾的PPT内容是否有问题，如果有要提前修改好。
12、如果有晚餐环节，要提前准备好晚餐用具和地点、饮料酒水等等。
13、准备好拍照用的横幅，确定好横幅上的文字，不要印错。
14、活动后让参会者填写活动调查表，帮助改进下一次的活动。
15、安排人在活动期间拍照，方便后续写新闻稿或是发朋友圈。
16、每次活动之后都进行复盘，改进工作，争取下一次活动做得更好。
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