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六月谢幕，暑期将临
惜别小暑，相约立秋
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国内差旅业务
Q1
学生实习现在应该如何报销？
A1
2022年3月11日起，学生集中实习费用已取消单独的管理办法，去校区所在地以外城市实习的，按照差旅费管理办法报销；在市内实习的，按照加班餐或者市内交通费在标准内凭票据实报销。
Q2
如果学生实习需要借款怎么办？
A2
一般应对公借款，比如对公转账机票款给票务公司或者转住宿费给酒店。如果需要转给个人，尽量只借学生相关的费用。带队老师可使用公务卡，一般不借款。
Q3
暑假期间出差，可以直接从家里出发去调研、开会，或者出差行程结束之后直接回家吗？
A3
如果出发地不是学校校区所在地，需要在网报单的情况说明栏说明原因，去程的城市间交通费可以凭票据实报销。如果差旅结束后返回的地点不是校区所在地，在说明原因和项目负责人审批同意的前提下，需要提供返程比价材料。
例如：暑期师生去北京出差后，不回校区常驻地广州，而是直接回武汉家里，那么就需要比较北京到广州和北京到武汉同类交通工具的价格，如果从北京回家的价格比回学校的更便宜，就可以据实报销；如果比回学校更贵的话，超出部分就只能自行承担（老师全价票还需要打8.8折后再进行比价）。
Q4
所有人都需要购买公务机票吗？可不可以自己在第三方软件上购买？
A4
只有在岗教职工需要购买公务机票，并且需要使用公务卡支付，学生、劳务派遣、校外人员等是不需要的。如果老师在第三方软件（如携程）上购票，只要票价低于同一航班同一舱位全价票的8.8折，并在报销时把相关比价材料附上也可以据实报销；如果购买的非公务机票超过了全价票的8.8折，超支部分由老师自行承担。
Q5
通过第三方软件购票时，很多时候会有额外的附加服务是默认勾选并和机票一起下单，这些费用可以报销吗？
A5
除了保险费、代订手续费以外的其他附加服务原则上不能报销，在购买机票时要记得取消勾选这些附加选项。
Q6
除了乘坐飞机火车，如果去比较近的城市，比如佛山市，中山市，能不能租车去？
A6
原则上应该选择公共交通工具出行，但如果受地理环境和当地条件限制，确有必要租车的，应当优先选择租赁公司的车辆，原则上不得租用个人的车辆。自驾车出行的相关费用均不得报销。
Q7
租车还能领取交通补助吗？
A7
如果出行全程租车，不可以领取交通补助，只能凭票据实报销。但如果只是往返行程租车而没有全程租车，则可以领取交通补助。跨城市租车属于城市间交通费，应该作为差旅费报销，也要履行相应的公务出差报批报备手续。
Q8
如果老师去参加会议或者培训，由对方单位统一安排食宿且需要出差人承担费用，导致超标了，可以报销吗？
A8
如果会议通知注明统一安排食宿且费用自理的，可以凭票据实报销住宿费和伙食费，不受标准额度限制。如果会议通知注明承担了会议期间餐费的，按每人每正餐（不含早餐）40元核减伙食补助。同时，教职工支付住宿费需要使用公务卡。
Q9
在常驻校区所在城市参加会议/培训，确实需要住宿应该怎么报销？ 可以领取补助吗？
A9
由于公共交通不便、日程安排紧凑等原因确需就近住宿的，报销时应该在网报单“报销情况说明”栏内注明实际情况，在标准内凭票报销。举办单位不负担伙食费用的，凭有效证明（举办单位出具的会议通知等）可以领取伙食补助；期间的市内交通费可凭票据实报销，不得领取市内交通补助。
Q10
0
不能领取补助的常见情况？
A10
一是对方单位承担伙食或者交通费用的，二是在常驻校区所在地出差的，三是赴异地校区点对点开展差旅活动的，四是开展党建活动的，五是邀请校外人员来校开展交流访问的。除此之外，出差期间因私行程所有费用都不能报销。
Q11
出差结束后最晚什么时候需要报销？
A11
出差人一般应该在45天内报销，最晚不得超过三个月。确实有客观原因导致超过三个月的，需要提供《中山大学财务报销情况说明书》逐级审批后方可报销。
Q12
如果师生只有去程没有返程行程，可以报销吗？
A12
一般情况下出差期间应保持行程的完整性和连贯性，出行的每一程交通和住宿都必须连贯且完整，如果缺了某一程交通发票或者住宿发票的，需要在网报单的情况说明栏注明原因。
Q13
学生实习可以买人身意外保险吗？
A13
学生实习可以购买实习期间的意外保险。
Q14
自驾出差怎么报销？
A14
自驾出行的相关费用均不得报销，但可以在情况说明栏注明自驾并提供路桥费等佐证材料，在差旅标准内领取交通补助。
Q15
如果邀请了校外专家去异地出差，可以给专家领取差旅补助吗？
A15
邀请校外人员来校开展交流访问不可以领取补贴（可实报接待餐和交通费），邀请校外人员前往异地出差可以领取补贴。
Q16
暑假期间出差时间长于一周，中途有私人行程，如何报销？
A16
私人行程相关的往返交通和住宿不能报销，且私人行程期间不能领取差旅补贴。
Q17
一次出差，不同人的住宿标准可不可以调剂？
A17
不可以，只有同一宾馆且同一人员的住宿标准额度才可以调剂。
Q18
8.8折的机票具体是指什么？
A18
出差人出差乘坐飞机的，应购买公务机票，出差人不具备学校公务卡申请条件、暂未办理公务卡或者已办理公务卡但未领取等客观条件的除外。。
除通过学校差旅平台购买的机票外，出差人应购未购公务机票而通过非公务机票销售渠道购买机票的，报销时需提供航空公司官网同航班机票的比价材料，按照票面金额与同一航班同一舱位全价8.8折孰低的原则报销。
Q19
因为经费到款原因，有部分差旅已经超过3个月，有些已经超6个月，可以正常报销吗？
A19
如果是因为经费到款原因，可在网报单情况说明栏注明，财务人员核实无误后可以报销。
Q20
出差期间的因私活动有天数限制吗？
A20
制度无明确规定，但公务出差应合理控制因私活动天数。
Q21
使用竞争性科研经费报销，为什么制单时系统显示的差旅标准还是一般经费的标准？
A21
需要在差旅费模板中“使用经费”一栏勾选“仅使用竞争性经费”。
Q22
出差可以订午休房吗？
A22
出差当天超过半天即可安排午休房，午休房不能超过当天住宿限额标准的一半。如当天既有午休房，晚上也有住宿，合计金额不能超过当天的住宿限额。
陆地野外考察
Q1
陆地考察难以取得住宿发票，如何报销？
A1
陆地考察确实难以取得住宿发票时，可以凭住宿费收款方出具的收据（须注明收款方名称、联系方式、收取金额、住宿地址、住宿日期等信息），在学校境内外差旅费管理规定的标准限额内据实报销，或者领取住宿费、伙食费、市内交通费三合一的总额包干补助。
Q2
师生一共野外考察了5天，有2天有住宿发票或收据，剩下3天无法取得票据，那他能领取3天的包干补助吗？
A2
不可以，同一名考察人员在同一次陆地野外考察期间选择的报销方式应保持一致。
Q3
总额包干的标准是多少？
A3
学校现行的总额包干标准限额是每人每天600元。
Q4
租车还能领取这个总额包干补助吗？
A4
师生在陆地考察活动中市内交通需要采用租车方式的，可以凭票据实报销租车费，同时在境内租车期间的包干标准限额按照每人每天80元进行核减。
同时，租车租船超过5000元的，需要签订合同并作为报销附件。如果合同的签订日期比实际执行日期晚，还需要在情况说明栏注明合同倒签原因。
Q5
需要领取总额包干补助，如何操作？
A5
网报系统选择陆地野外考察差旅费模板制单，勾选领取包干补助的选项，同时提供《中山大学陆地考察差旅费包干报销审批表》并按照要求填写，并需要项目负责人、单位负责人（或单位分管负责人）签名审批同意。
Q6
在常驻校区所在城市开展陆地野外考察，也可以领取总额包干补助吗？
A6
如果开展考察的地区是《中山大学野外考察差旅费管理细则》（中大财务〔2022〕7号）中列明的远郊区县是可以领取总额包干补助的，包括广州市的花都区、从化区、增城区、南沙区，珠海市的斗门区、金湾区以及东澳岛、桂山岛、万山岛、外伶仃岛及其他离岸岛屿岛群，深圳市的龙岗区、盐田区、坪山区、大鹏新区。
Q7
野外考察较危险，师生可以购买保险吗？
A7
考察人员每人次可以据实报销野外考察期间的人身意外保险一份，报销时须提供保险公司出具的保险费发票和参保人员名单。保单有效期间需要和差旅行程期间一致。
Q8
如果师生一年需要去野外考察很多次，可以直接购买一年的保险吗？
A8
考察人员若确实计划年内多次开展野外考察活动的，遵循经济实惠原则，在项目执行期内可以购买年度人身意外保险，报销时除保险费发票和参保人员名单外，还需提供考察计划、科研项目任务书（含预算书）的情况说明，并经项目负责人审批同意。
Q9
野外考察的途中需要购实验材料，应该怎么报销？
A9
在野外考察期间发生的专用实验材料费用，可按照学校有关规定报销，在相应的实验材料支出科目中核算，不计入差旅费科目。
Q10
如果邀请校外的老师一起去野外考察，可以报销校外老师的费用或者领取补助吗？
A10
确因工作需要承担受邀专家、向导、翻译、临时聘用人员等校外人员野外考察相关费用的，可按照《中山大学野外考察差旅费管理细则》（中大财务〔2022〕7号）和学校境内外差旅费管理规定的有关开支标准和要求，报销其城市间交通费（或国际旅费）、住宿费、伙食费和市内交通费（或境外公杂费），或领取野外考察差旅包干款项。
Q11
包干补助一定要发600元吗？可以少发一点吗？
A11
在我国境内开展陆地考察差旅活动的，包干标准限额为600 元/人·天，项目负责人可在包干标准限额内自行确定发放金额。
中山大学差旅平台
Q1
差旅平台的交通补贴和伙食补贴是否出差结束后自行在财务系统做单？
A1
通过差旅平台预订出行的机票、火车票、住宿等出行费用，应通过差旅平台发起报销，在报销单填写时输入交通补贴和伙食补贴金额即可，不需额外在网报系统制单。
Q2
如果一个差旅行程提交了多个出差申请进行预订，应该如何报销？
A2
报销时需要在情况说明栏填写该次出差所对应的全部出差申请单号，这样才能互相关联起来，形成一个完整的差旅行程。
Q3
在平台线上预订的住宿是跟同行人合住的，报销的时候要怎么操作？好像不能拆分住宿费。
A3
线上预订的住宿，报销时不需要填写金额等任意操作，系统会在审核界面自动平分住宿费金额。
Q4
差旅平台订购的机票需要取行程单吗？
A4
差旅平台订购的机票不需额外取行程单。
Q5
如果不小心取票了怎么办？
A5
差旅平台订购的机票、火车票、住宿费等均不需要取票，尤其是火车票千万不要取票。如果因疏忽取了票，请注明差旅平台相关申请单号和自取火车票，并将相关单据交给财务处林泽瑶老师或黄丹亭老师。
Q6
如果已经提交了出差申请，实际出差时需要延长出差时间应该怎么办？还可以修改吗？
A6
在出差行程没有结束的情况下，可以修改出差申请单，延长时间或者增加地点，需要项目负责人重新审批。
Q7
如果一开始在差旅平台上提交了出差申请，但最后没有在差旅平台订票，可以报销吗？
A7
如果行程已关闭，可以直接删除出差申请单；如果行程未到自动关闭的时间，可以手动关闭后删除。
Q8
有纸质票的话，可以选择线上审批吗？要怎么做单？
A8
有纸质票时必须线下投递，填写报销单时在“纸质附件投递”处勾选“需要”，生成纸质网报单并签字后，连同纸质票等材料一同投递到对应校园财务投单点。
Q9
差旅平台可以报销学术会议注册费吗？
A9
差旅平台可以报销学术会议注册费，但需要老师自行垫付之后在“线下资料补录”中将线下订单补充完整，连同纸质票等材料一同投递到对应校园财务点。
薪酬发放业务
Q1
邀请专家来校讲座，讲座劳务费是计入劳务费里面还是专家咨询费？举办会议-讲座劳务费是计入劳务费吗？
A1
使用科研项目，支付给临时聘请的咨询专家的合理酬金属于专家咨询费，参照科研项目专家咨询费标准。
使用非科研经费，视项目经费管理预算编制决定讲座报告费属劳务费或是专家咨询费，参照学校讲座报告费标准。
Q2
与中山大学签订了合同，拿了薪资的博士后可以发放劳务费吗？
A2
科研项目劳务费开支范围包括参与项目研究的博士后，但是博士后如果是项目负责人，一般只能领取科研绩效。
Q3
薪酬网报单显示审核通过了，收款人就可以拿到钱了吗？
A3
不同类型的劳务酬金在审核通过后，将在最近一次导盘处理后送银行发放，导盘时间安排可以查询微信公众号，找到财务资讯-业务指引-教职工工资薪金业务或学生奖助学金业务，找到对应薪酬类型的导盘安排。
Q4
使用非科研经费发放讲座报告费是否需要提供讲座审批表？培训师资费需要上传审批表吗？
A4
如该讲座属于学校讲座论坛管理有关规定中需要学校审批的讲座报告费（如哲学社会科学主题、涉外主题），需要上传讲座审批表。根据《中山大学培训费管理办法》（中大财务〔2018〕22号）培训师资讲课费需要上传培训费开支审批表。
Q5
系统提示薪酬发放失败，应该怎么办？
A5
薪酬发放失败的原因不同，处理方式也不同。建议在手机打开中山大学财务信息公众号，找到财务资讯-业务指引-教职工工资薪金业务或学生奖助学金业务，找到薪酬发放失败处理流程的指引，对应短信提示的失败原因再操作。
Q6
已提交的薪酬单需要修改劳务日期或者发放标准，财务老师可以帮忙修改吗？还是一定要退回呢？
A6
薪酬单的劳务日期或发放标准属于发放明细信息，一经提交不可修改，如需修改请联系审核老师先退单再修改。
Q7
院系教师指导学生撰写学位论文，能不能领取劳务酬金？
A7
校级财力安排的教学相关经费不得领取，因该项工作已包含在教学工作量内。但可根据单位内部制定的人员考核方案，结合教职工承担的工作量，达成的业绩成效等情况，按劳分配、公平发放奖励性绩效。
Q8
尚未入学的研究生参与科研项目，可以给他发校外人员劳务费吗？
A8
可以的，需使用劳务费（校外人员）发放事项模板制单。
Q9
期末结束，存在多位老师共同完成评卷工作，如何分配评卷费？如果由多位老师共同完成一套试题的命题工作，如何分配命题费？
A9
按答卷份数与命题套数进行评卷费与命题费的总额控制，发放单位根据工作量、难易程度等实际情况，在总额标准范围内自行协商、合理分配酬金额度，学校对内部分配规则不做规定和限制。
Q10
科研经费可以发放包括研究生、博士后、项目科研助理等人的劳务费吗？
A10
科研项目劳务费既可以给为科研活动提供临时服务的校外人员，也可以给部分校内人员发放，比如参与项目的研究生、博士后、专职研究人员、科研助理等。
Q11
项目负责人可以给自己发劳务费吗？
A11
项目负责人不可以领取项目劳务费。如项目有绩效预算的，项目负责人可以领取科研项目绩效，绩效预算在间接经费的，需上传相应审批文件作为发放依据。横向科研项目绩效支出由项目负责人审批即可，不需要额外再上传审批文件。
Q12
科研经费可以给其他教授发放劳务费吗？
A12
发放对象为该项目非课题组成员，作为项目临时聘请的咨询专家，是可以发专家咨询费的。专家咨询费不得支付给参与科研项目研究及其管理的相关人员。
Q13
科研项目劳务费与专家咨询费是否有发放标准？
A13
劳务费应参照市场行情，根据人员承担的工作内容和任务量等自行确定发放标准。温馨提示：对于这种没有明确标准的薪酬发放，制单时应填写工作量的计量单位，例如20天、20小时等。不同的科研项目类型开支专家咨询费有不同的开支标准，在财务系统薪酬门户制单时可查询发放指引，也可以在财务信息公众号的报销宝典或在小财机器人问答中输入“专家咨询费”查询。
Q14
非科研经费可以发放什么类型的劳务酬金？
A14
经费是否可以开支薪酬、酬金取决于它的管理办法，项目如果有酬金预算，就可以发放。然后要看酬金是否符合经费的用途，比如教学业务费项目专用于教学相关的，不能开支人才招聘相关的费用。
Q15
非科研经费发放的劳务酬金是否都有标准？在哪里可以查询？
A15
薪酬门户每个模板的发放指引都列明了标准，可以边制单边查询标准；并且，绝大多数模板（专家咨询费除外）都嵌入了发放标准，如果超标系统无法提交。如师生平时想查阅发放标准，可以在财务信息公众号的报销宝典或在小财机器人问答中输入“劳务酬金”查询。
Q16
什么情况下可以给在职教职工发放劳务酬金？周末加班可否适量发放酬劳？
A16
在职教职工，与履行岗位职责相关的行为都不能领取劳务酬金。例如教师完成教学课程教学及考核工作、院系行政人员履行日常管理、工作、教务部考务岗人员组织四六级考试、在职教职工支援单位内部、其他岗位人员忙季加班等工作，都是不能领取劳务酬金的。加班费是不可以发放的，但可根据单位内部制定的人员考核方案，发放一定的奖励性绩效。
Q17
可以给教职工发放薪酬的情况有哪些？
A17
可以给教职工发放薪酬的情况最常见是协助校内其他单位开展与自身岗位及所在单位主体责任无关的工作。如各学院与党政部门的职工参与四六级监考工作，监考和他们的本职工作无关，可以发放酬金，但是如果是教务部考务岗的职工，就不能领取监考酬金了，因为这是他们的本职工作。
Q18
劳务酬金是否能够预支？
A18
劳务酬金原则上不得提前发放。比如今天是6月21日，如果给校外人员发放劳务费，工作量写的是6.1-6.30共30天，那是不允许的。
Q19
外国专家没有国内银行账户，可以找人代领劳务酬金吗？
A19
经办人可以先行垫付转账给外国专家，再使用代领的发放方式制薪酬单，填写代领人，上传转账记录或签领表。在发放明细填写外国专家的信息，最后报销给代领人。
Q20
代领外国专家的劳务酬金的签领表可以签垫付人的名字么？
A20
不可以签垫付人的名字，外国专家需要在签领表上签字确定，确认他已收到这笔酬金。
Q21
制单时能否直接在发放明细栏填写垫付人的信息？
A21
这是错误的做法，不仅没有反应业务的实质，从税务角度看应税对象也是完全错误的，这可能导致严重的后果。发放明细应填写实际发放对象的人员信息。
Q22
学生论文答辩费的模板怎么做单？
A22
不同的人员类别会使用不同的模板。老师们可以在名称里面输入“答辩”，检索出答辩相关的所有模板，然后根据人员类别最终选定用哪个模板。
Q23
答辩费和论文评阅费是一样劳务内容吗？
A23
这两个业务都和学生论文紧密相关，但他们是不同的劳务事项，发放的标准也不同，像评阅费，是按照学生类型、篇次来发放的，答辩一般是按照答辩学生类型、人次和天数。
Q24
发放劳务酬金是否需要附工作量统计表？
A24
自2023年1月1日起，工作量统计表已内嵌入薪酬制单的发放明细，所以不需要再上传工作量统计表。包括答辩费，也不需要上传额外附件。
其他
Q1
与外单位签订的科研合同，之后对方单位变更了开票信息，在开票时需提供什么材料？
A1
开票时一般需要提供含变更信息的正式通知或文件。
Q2
发票（背面）现在还需要项目负责人每张签字吗？以前需要在背面写“承诺只报销一次”，但是现在要平铺粘贴，怎么办？
A2
项目负责人如果已在网报单页签字，不再需要在每张发票签字，“承诺只报销一次”字样也不再需要写在发票上，已内嵌进网报单。
Q3
票据可以鱼鳞式重叠粘贴吗？正确的粘贴方式是什么？
A3
不可以鱼鳞式重叠粘贴，凭证影像化需要逐张扫描附件，重叠无法扫描票据。票据要平铺粘贴，四个角粘稳，不然扫描会卡纸。
Q4
机票可以两张平铺贴在一张纸上吗？
A4
不能全部贴满，纸张左侧需要预留一定距离用于装订凭证，全部贴满的话左侧部分机票就会被装订起来无法看到，最好一张纸只贴一张机票。
Q5
能否使用草稿纸在背面粘贴票据？
A5
不建议，因为有信息的页面都会被机器扫描，如果纸张背面有机密信息也会被扫描，最好还是使用白纸粘贴。
Q6
网报单需要用订书机订好或粘贴吗？
A6
请务必不要使用订书机或粘贴起来。所有附件要逐张扫描，钉住或粘贴的票据审核需要逐张拆开，容易损害票据。
Q7
暑假报销有什么注意事项？
A7
第一，暑假期间财务部门按照学校的安排轮流值班，网报处理速度较平时有所减缓，请有报销需求的老师和同学提前做好支付安排。
第二，暑假各类酬金和绩效发放时间较平时有一定调整，具体时间安排请关注中山大学统一门户新闻公告栏目或者中山大学财务信息门户的公告。
第三，薪酬门户的提交审批时间为每月1日至25日，为保证顺利发放，请各单位及时完成提交和审批流程。逾期无法完成的，可以在下个月1日起再制单发放。
第四，公务卡业务一定要在每月25号还款日之前提交网报单，给审核人员多预留几天处理的时间，如果有问题单来不及补材料的，请老师先自行还款。