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2023年9月22日，财务处小财直播间开展了第三季直播活动，聚焦报销热点及难点问题，为广大师生答疑解惑。我们整理了直播间师生们提出的问题和对应的答案，希望能帮到您。
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学生活动费
Q1
报销学生活动费时，需要提供什么材料？
A1
报销学生活动费时，须提供以下材料：活动通知/策划书、发票、订单详情/送货单、支付记录。如果有涉及到奖品，则每个奖品都要附上签领表。
Q2
发票有什么注意事项吗？可以是个人抬头的吗？
A2
发票抬头必须是“中山大学”，个人抬头的发票无法报销。财务信息服务公众号里的财务资讯-常用信息里面有完整的开票资料。
Q3
是否一定需要提供订单详情/送货单？
A3
如果发票上已经列明所购物品的明细信息，可以不再提供订单详情或者送货单。
Q4
用了公务卡需要提供支付记录吗？
A4
如果在网报系统中勾选了“公务卡还款”，就不需要提供支付记录了；如果没有勾选，则需要提供支付记录。
Q5
关于奖品，有什么注意事项? 对于奖品的规定适用哪些项目？
A5
使用学生管理费及德育经费、团学建设经费、全校辅导员队伍建设、学生社团工作经费、院系留学生业务费这几个项目报销学生活动费时，单个奖品的金额不能超过1000元，奖品总金额也不能超过活动总金额的50%。
Q6
如果学生活动中有涉及到餐费，可以报销吗？
A6
可以报销，标准为40元/人，报销时需提供发票和加班人员名单。
制度依据：中山大学学生工作日常业务专项经费管理办法（中大学生〔2020〕7号）
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境外差旅费
Q1
出国回来后进行财务报销，需要提供什么资料进行报销？
A1
出访人员回国报销费用时，须提供以下报销凭证附件：
《申报表》复印件；因公出国（境）任务批件复印件，即《中山大学因公出国、赴港澳任务批件》/《赴台批件》；《中山大学因公出访情况报告表》复印件（如果是学生出访可提供证照个人信息页及签证（注）、我国海关出入境戳章页复印件）。
报销的相关费用需要提供相应的票据和银行支付记录，各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。
Q2
报销境外差旅费需要提前履行审批手续吗?
A2
出访人员因公临时出国（境）必须按照学校因公临时出国（境）相关规定办理出访审批手续；学生、受聘在我校工作的港澳台籍人士、外籍人士以及持其他国家（或地区）永久居留证的人士等用本人有效证件因公临时出国（境）的，也应当事先办理出访审批手续，经学校审批同意方可执行因公出国（境）任务。出访审批时会冻结经费来源相应预算额度，未经审批的出访所发生的出国（境）费用不予报销。
Q3
参加国（境）外线上会议，没有实际出国（境）是否也需要提前审批？
A3
校内师生参加由境外单位主办的线上（电视电话、网络视频等）国际会议，参会前须履行校内审批手续（按因公临时出国境流程报批，通过USC网上申报），未经批准参会的，不予报销产生的注册费等相关费用。报销的时候需要《中山大学教职员工/研究生/本科生因公临时出国（境）申报表》。
Q4
在履行出国审批的时候，有哪些需要提前在《申报表》上申报的事项？
A4
需要注意提前申报的事项：
1.国际旅费选择外国航空公司航线。
2.参加国际会议等入住对方组织单位指定或推荐的酒店，住宿费用超出规定标准。
3.安排对外宴请。
4.对外赠送礼品。
如果还有一些其他特殊的事项，请按制度要求事先向相关职能部门履行审批手续。
Q5
临时增加出访路线可以报销吗？
A5
不可以报销。
需要在一个国家城市间往来（不含国际旅费飞机航班中转地），须事先在《申报表》中列明出访路线。未经批准的出访行程所发生的费用不予报销。
如果因客观情况导致审批出访路线行程与出国（境）差旅信息不一致：需提交《因公出访事项变更申请表》至国际合作与交流处（港澳台事务办公室）审批，并将审批过的申请表复印件作为报销附件提交至财务处才能报销。
Q6
在出国申报的时候已经填报了经费号，在财务报销的时候能不能换经费报销？
A6
制度规定：出国（境）费用报销须使用原报批经费项目，不得转用其他经费来源。出访前将冻结出访经费项目对应的预算额度，不得随意转用其他经费支出，如因客观情况导致实际支出超过原预算金额，且原报批项目已使用完毕的，可向财务处申请增加项目用于列支剩余费用。
Q7
境外差旅费中乘坐飞机、火车等交通工具是否有标准，如果超标了怎么办？
A7
出访人员乘坐交通工具，不同级别的人员使用不同的经费会有不同的执行标准，在小财助手上搜索关键字“交通工具”可以一键获取。出访人员须按照规定标准乘坐交通工具。未按规定等级乘坐交通工具，使用竞争性科研经费出访的，超支部分由个人自理；使用其他经费出访的，当程旅费不予报销。
Q8
会议指定酒店的住宿费超标了怎么办？
A8
住宿费是在规定的标准额度内予以报销，超支部分由个人自理。但是入住会议组织单位指定或推荐的酒店，住宿费用超出标准的，出访人员在《申报表》上予以注明的，根据组织单位提供的有效证明，住宿费可凭票据实报销。
Q9
除了提前申报会议指定酒店导致住宿费超标可以据实报销外，有哪些情况住宿费可以上浮50%？
A9
住宿费可以上浮50%的情况有两种：
一是使用竞争性科研经费出访，因季节性因素、时间安排和条件限制等原因导致住宿费超过规定标准的，出访人员据实说明后，住宿费可按照上浮后标准凭票据实报销。
二是因任务安排确需前往安全提醒为“暂勿前往”“谨慎前往”的境外国家或地区，为确保出访期间人身安全，本着勤俭节约原则，住宿费可按照上浮后标准凭票据实报销。报销时需提供中国领事服务网发布的安全提醒公告打印件作为报销附件。
Q10
从机场到入住的酒店的交通费能否报销？
A10
出访人员在境外乘坐机场专线大巴、地铁、城际轻轨、租车（实体店租车或网约车）等交通工具往返驻地和机场（火车站、码头）或者因公共交通不便确需租车往返不同城市的，所发生交通费用视同城市间交通费，可凭票据实报销。
Q11
出访人员需要到北京乘坐出境航班，广州到北京的差旅费能否报销？
A11
可以报销。
常驻地往返我国出入境口岸期间发生的城市间交通费（不含经停航班）、住宿费、伙食费和市内交通费按照《中山大学差旅费管理办法》相关规定报销。但是离、抵我国国境之日已按境外包干标准计发伙食费、公杂费补助的，不再报销当日境内的伙食费和市内交通费。
Q12
伙食补助与公杂补助具体指什么费用？
A12
伙食费是指出访人员在国（境）外期间的日常伙食费用。
公杂费是指出访人员在国（境）外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等费用。
这两类不需要票据。
Q13
在境外发生的费用需要提供怎样的票据才能报销？
A13
（1）国际机票、城市间交通费用票据可以是以下三种形式3选1：航空运输电子客票行程单（蓝底）；电子行程单（如IATA、ITINERARY等）；税务发票。机票未能显示所乘舱位的，需另附登机牌或者购票订单2选1。
（2）住宿费及其他开支的INVOICE、RECEIPT等境外有效票据或者税务发票。税务发票未注明费用明细项目的，还需提供其他佐证材料以判断所列费用是否符合标准，如网上预订订单、受托单位出具的订单或确认单、住宿酒店出具的住宿清单等。
Q14
报销保险费和签证费需要发票吗？
A14
保险费和签证费都需要凭票报销。
保险费需要联系保险公司开具保险费发票报销。而签证费，如果是委托国内签证机构办理签证手续的，需要中介机构开具发票才能报销；如果是个人自行办理签证的，而领事馆也无法提供相关票据的，需要老师保留好相关的签证费开支的佐证材料以及结算记录。
Q15
国际差旅所发生的费用多是以外币来结算的，报销的时候需要按什么汇率来结算？
A15
第一，凭票报销境外差旅相关费用时需要提供费用支出的支付记录，（1）如果银行结算单或购汇单上显示外币汇率的，则按此汇率换算；（2）未能确定实际外币汇率的，则按交易当日中国人民银行公布的人民币汇率中间价换算。
第二，报销伙食费、公杂费包干补助以及其他未能提供银行结算金额的费用，按照回国抵境当日中国人民银行公布的人民币汇率中间价换算报销金额。
Q16
由于一些客观原因导致没有实际出国（境），前期已经缴纳的注册费无法退回，能否报销？
A16
因故临时取消出访，经项目负责人审批同意，已提前支付且无法退还的出国（境）签证费、办证费用、保险费、防疫费用、会议注册费等相关费用可凭票据实报销；
由于开展公务或其他不可抗力原因发生的退票、改签、签证加急等费用以及因选择廉航发生的行李超重费用，经项目负责人审批后凭票据实报销；
由于个人原因发生的以上费用以及座位选择、贵宾室服务等增值服务费用和洗衣、理发等个人消费支出，由个人承担。
Q17
关于报销时限，出差结束后最晚什么时候需要报销？
A17
出访人员一般应在出访结束返校后一个月内办理报销手续。超过1个月报销的，需在网报单“报销情况说明”栏内说明原因，报销时限最长不超过3个月。客观原因导致逾期报销超过3个月，须提供《中山大学差旅费超三个月报销审批表》。
Q18
国外出差，同一个酒店的住宿费可以调剂使用吗？
A18
不可以，必须按每天的住宿标准核算，不同天数的住宿标准不能调剂。
Q19
在国外宴请的标准是什么？
A19
出访团组对外原则上不搞宴请。确需宴请的，应当事先公示并在《申报表》中注明，宴请标准原则上按出访人员在抵达国一人一天的伙食费标准掌握。出访团组与我国驻外驻使领馆等外交机构和其他中资机构、企业之间一律不得用公款相互宴请。
Q20
出访人员在境外租住私人的房子，没法获取发票或者收据，怎么报销？
A20
住宿选择租住私人住房或民宿的，凭出租人开具的收款票据、银行支付记录和租房合同或协议，根据票面金额在规定标准内据实报销。
（1）未签订租房合同或协议的，收款票据上需注明住宿人姓名、住宿详细地址、入住及退房日期。
（2）因不具备刷卡或转账结算条件而无法提供银行支付记录的，收款票据需有收款人签名和联系方式。
制度依据：中山大学因公出国（境）经费管理办法（中大财务〔2020〕7号）
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基本科研业务费
Q1
可以使用基本科研业务费购买一些设备和图书资料吗？
A1
基本科研业务费属于纵向科研经费的范畴，开支范围主要包括设备费、科研业务费、劳务费、专家咨询费、测试化验加工费和数据采集费等，其中科研业务费里包括了材料费、差旅费、专家来访费用、会议费、印刷费、邮电费和图书等符合规定的其他支出。开支内容需要和项目有相关性，购买和项目科研相关的专用设备（非通用办公设备）和图书，都可以报。
Q2
基本科研业务费禁止开支的业务有什么？
A2
禁止开支的业务主要分三个方面：第一是不能分摊学校公共管理和运行，也不能用于缴纳罚款、捐赠、赞助、投资；第二是根据经费管理的要求，不能在直接经费中开支日常办公费、通用办公设备、论文的编辑润色费和会员费等等；第三，基本科研业务费须遵循国库支出的相关要求。
Q3
“不能分摊学校公共管理和运行费”具体指哪些费用？
A3
学校公共管理和运行费一般是指公摊水、电费还有学校公房的占用费，比如房租一类等。
Q4
禁止使用国库支出的业务有什么？
A4
禁止使用国库资金开支的业务有：加班餐费、交流餐费、娱乐、慰问类的支出、“三公”经费、质保金、扶贫款、罚款、滞纳金等。
Q5
基本科研业务费能按竞争性科研经费标准报销差旅住宿费吗？
A5
不能。基本科研业务费是纳入中央高校财务统一管理的专项经费，不是竞争性科研经费。竞争性科研经费是指学校通过竞争方式从校外获取的科研经费，这类经费的项目号开头一般是-4/7/1407/1409/1410，还有对应的间接经费比如开头是-0291/0292/0293的。
制度依据：中山大学高校基本科研业务费管理实施细则（中大科研〔2021〕45号）
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教学质量工程专项
Q1
2023年 9月1日教务部发布的新《中山大学教学质量工程项目管理细则》与旧制度开支内容上有何变化？
A1
新制度变动不大，可以开支的业务基本没有变化。
新制度主要是明确提及了一些禁止开支的业务内容：比如禁止开支学生助研津贴、接待餐费；禁止开支有工资性收入的人员工资、津补贴、绩效和福利支出；禁止给各子项目团队成员也就是课题组成员支付劳务酬金。
特别提醒：此项目不能开支单价40万元以上的大型设备。
Q2
新制度中禁止开支学生助研津贴，是学生劳务费都不能发放吗？
A2
此处的助研津贴是指狭义的、每月固定的助研津贴不可发放，如果是临时请学生帮忙产生的零星劳务费可以发放。
Q3
零星的助研津贴/学生劳务费有发放标准吗？
A3
劳务费应按照市场行情，根据人员承担的工作内容和任务量等自行确定标准。教务部和学工部临时学生助理的标准为25元/每小时，老师可参照该标准自行确定。
制度依据：中山大学教学质量工程项目管理细则（中大教务〔2023〕121号）
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个税新政策解读
Q1
个税新政策中“一老一小”专项附加扣除具体是什么？
A1
具体有三个：
一是3岁以下婴幼儿照护专扣由每个婴幼儿每月1000元提高到2000元。
二是子女教育专扣由每个子女每月1000元提高到2000元。
三是赡养老人专扣每月2000元提高到3000元。
Q2
子女教育及3岁以下婴幼儿照护专项附加扣除，父母双方都可以填写吗？
A2
关于子女教育及3岁以下婴幼儿照护两项专扣是可以选择由父母其中一方100%扣除，也可以选择双方分别按照50%扣除的，在个人所得税APP里面进行选择就行。
Q3
赡养老人部分的分摊标准是有什么不一样吗？
A3
父母一方年满60周岁，独生子女可扣除3000元/月；非独生子女与兄弟姐妹分摊扣除额度，每人不超过1500元/月。
Q4
年满60周岁的父母，包括岳父岳母吗？
A4
老人是指年满60周岁的父母，以及子女均已去世的年满60周岁的祖父母、外祖父母，不包括岳父岳母。
Q5
如果想享受个税新政策，需要重新去个人所得税APP里面填写吗？
A5
如果已经在个人所得税APP填报过2023年专扣，无需重新填报，系统自动按照提高后的标准计算个税。
如果还没填写2023年专扣，就需要在个人所得税APP中填报。
Q6
怎么修改分摊比例？当月填报或修改分摊比例后，可以当月享受个税新政策吗？
A6
可以在个人所得税APP找到原来填写的记录，进行分摊比例的修改。当月新填写和修改分摊比例的，都要在下个月才能享受新的扣除标准。
Q7
享受个税新政策，1-8月的要重新计算吗？
A7
新政策是追溯到2023年1月1日开始执行，所以1月至8月多缴的个税自动抵减本年度后续月份的个税。
Q8
本年度都抵减不完的呢？是需要申请退税吗？
A8
需要申请退税。可以在2023年度个人所得税汇算时申请退税，每年个税汇算的日期在次年的3-6月。
Q9
两个子女中的一个无赡养父母的能力，是否可以由余下那名子女享受3000元扣除标准？
A9
不可以。按照《暂行办法》规定，纳税人为非独生子女的，在兄弟姐妹之间分摊3000元/月的扣除额度，每人分摊的额度不能超过每月1500元，不能由其中一人单独享受全部扣除。
Q10
孩子是2020年9月出生的，为什么我23年9月在工资单里面已经没有婴幼儿照护这项专扣了？
A10
这项专扣是从婴幼儿出生的当月至年满3周岁的前一个月为计算周期，所以只能抵扣到2023年8月。小孩如果后续上学，则需要填写子女教育专扣享受抵税。
其他
Q1
贴票只能使用胶水，不能用固体胶或者双面胶吗？
A1
是的，只能使用胶水贴票。纸质会计档案需要保存30年，固体胶和双面胶的黏性会随着时间推移降低，导致票据脱落，不利于后续凭证归档。
Q2
一张版面费发票能否用两种经费报销，比如一部分用中山大学附属医院经费，另一部分用中山大学的经费？
A2
不能，使用中山大学的经费报销版面费时，发票抬头必须是“中山大学”。