叮咚｜您有一份答案待签收
2024年6月21日，财务处举办了今年第二期小财直播活动，聚焦境外差旅费、外宾接待、国内公务接待、日常费用等报销问题，为师生答疑解惑。直播间师生们提到的问题答案都在这里，希望能帮到您。
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Q1
国外酒店的住宿费可以调剂使用吗？
A1
①使用竞争性科研经费的，同一出国（境）人员的住宿费可以在实际住宿天数的规定标准总额之内统筹使用。
②使用其他经费的，必须按照每天的住宿标准，不能调剂使用。
Q2
境外出差所住的酒店因为旅游旺季涨价导致住宿费超标，这种情况怎么办？
A2
①使用竞争性科研经费出国（境），因季节性因素、时间安排和条件限制等原因导致住宿费超过规定标准的，出国（境）人员据实说明后，住宿费可按照上浮后标准凭票据实报销，上浮比例不超过规定标准的50%。
②使用其他经费的，只能在住宿标准额度内据实报销。
Q3
如果因为买不到票导致国际旅费超标了，可以报销吗？
A3
出差人员必须按照规定标准乘坐交通工具，凭票据实报销国际旅费。若未按规定等级乘坐交通工具的：
①使用竞争性科研经费的，超支部分由个人自理。
②使用其他经费的，当程旅费不予报销。
③如果因身体健康状况等客观原因确需乘坐其他级别标准交通工具的，事先逐级报请有关负责人审批同意后，可以提高一个等级，报销时需提供有关负责人审批同意的证明材料。
Q4
参加国际线上会议也需要履行出国审批手续吗？
A4
国际线上会议是指主办单位是境外单位且主会场地点在境外的线上会议。校内师生参加国际线上会议，参会前仍需要履行出国审批手续，在USC上填写因公出国（境）申报表，未经批准参会的，不予报销产生的相关费用。
Q5
实际乘坐的航班路线和出国审批表的不一样可以吗？
A5
出国（境）人员的旅程必须按照批准的路线计划执行，不得在未列入访问路线的境外城市间往来（航班中转地除外）。
// SUMMER
Q1
如何报销外国专家机票退票费？
A1
按照《中山大学外宾接待费管理办法》相关规定执行。外宾公务接待原则上不得列支外宾来访国际旅费；外宾学术交流接待确有必要承担外宾来访国际旅费，或由于开展公务等不可抗力原因发生的退票、改签等费用，据实说明并经项目负责人审批同意后，可凭票据实报销。
Q2
外宾因公需要先去北京，可以报销外宾从国外到北京、北京到广州的差旅费吗？
A2
可以，建议在邀请函或者网报单明确承担外宾的具体交通行程段。
Q3
纵向项目可以报销外宾接待费吗？
A3
纵向项目可以开支境外专家的国际旅费、住宿费、交通费、日常伙食费，但是不能开支宴请费。
*注：上述提到外宾接待产生的所有费用均需凭票据实报销。
Q4
外宾的住宿费超标可以报销吗？
A4
①外宾公务接待超标准安排住宿的，住宿费用全部不予报销。
②外宾学术交流接待住宿费超标的，可以在标准限额内据实报销，超支部分自理。
*注：a. 外宾公务接待指外宾因开展党政、行政性事务交流等原因来访而安排的接待。
b. 外宾学术交流指外宾因开展教学活动、科学研究、学术访问以及出席国际学术会议、执行国际学术组织履职任务等原因来访而安排的接待。
// SUMMER
Q1
如果超标准接待了，可以报销吗？
A1
①使用横向科研经费的，接待餐超标准部分由个人自理。
②使用其他经费报销，餐费金额或接待人数超标的，当次接待餐费全部不予报销。
*注：纵向科研经费不允许开支接待餐费。
Q2
可以买一些学校的文创纪念品送给接待对象吗？
A2
不可以。国内公务接待严禁违规接受和赠送礼物，不得以任何名义赠送礼金、贵重礼品、纪念品和土特产等。
Q3
可以接待本校其他学院的老师吗？
A3
国内公务是指国内党政机关、企事业单位、兄弟院校来校调研、学习交流等公务活动，校内各单位内部或校内单位之间的交流活动不在此范畴。
Q4
预算经费须按18号文规定的横向经费，可以报销国内异地出差中的公务接待吗？
A4
不可以。根据18号文军工项目管理办法，严禁开支公务接待餐。
Q5
使用集中结算平台报销接待餐费需要提供公务接待清单吗？
A5
需要。目前除了通过网上报销系统“国内公务接待”模板制单的，接待信息已在线填列，无需另附公务接待清单；如果使用集中结算平台或者在国内差旅费模板填列了国内接待费的，都需要提供公务接待清单。
Q6
如果报销公务接待餐费时没有使用公务卡怎么办？
A6
在网报单填写支付信息时，选择未使用公务卡的原因，或者在网报单情况说明栏填写未使用公务卡的原因；支付金额超过1千元的，还需提供支付记录。
Q7
专家接待的审批需要在OA中进行吗?
A7
①党政机关、直属单位承办的接待，由接待单位报分管校领导审批。
②院系及其他单位承办的接待，由接待单位负责人或科研项目负责人审批。
报销附件：提供派出单位公函或者加盖单位公章的我方邀请函；使用竞争性科研经费开支的，邀请函无需加盖公章；使用横向科研经费开支且单次支出≤2000元的科研业务接待费，报销时无需提供邀请函。
// SUMMER
Q1
办公用品可以在科技类纵向经费中的间接经费开支吗？
A1
可以。间接费用是项目承担单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用列支的相关费用。根据《中山大学纵向科研项目间接费用管理暂行办法》，间接费用分为学校间接费用、二级单位间接费用及项目组间接费用。其中项目组间接费用主要用于发放项目组及相关人员科研绩效，以及无法在直接费用中安排的通用办公支出等。
Q2
测试清单需要加盖供应商的公章吗？
A2
如果能直接看出是由官方出具的测试清单可以不用加盖对方公章，比如有对方公司logo、水印等。如果以表格形式呈现，且使用excel等办公工具能轻易模仿、无任何地方可以看出为官方出具的，测试清单需要加盖对方单位的业务章。
Q3
个人租住学校的公房，房内的网络费还有物业费能否使用科研项目进行报销？
A3
个人租住学校公房，房内发生的一切费用，包括租金、水电费、物业费、网络费等均属于个人消费支出。严禁使用科研经费对该费用进行报销。
Q4
购买数据库该如何报销？
A4
购买数据库需要关注两个点：①数据库的使用期限；②数据库的价格。
（1）当所购数据库无使用期限时（买断），如金额超过1000元，需要办理固定资产，并按照固定资产报销方式，在做资产报增后，使用设备购置模板进行报销；如小于1000元，按照图书资料，在日常费用模板内报销即可。
（2）如数据库有明确的使用期限，直接按照图书资料费进行报销即可，但金额如超过2万元，需通过学校采购管理系统提交采购申请，经图书馆审批后，签订采购合同，采用指定方式进行采购。
Q5
项目要做结题审计，但项目经费已用完，不够开支审计费，项目的审计费如何支出？
A5
项目经费如果执行完毕，可以从以下经费开支审计费：①横向结题经费；②间接经费（因为纵向经费仅可开支本项目的审计费，因此，在只有纵向经费的情况下，可以使用纵向经费提取的间接经费对该项目的审计费进行开支）。
Q6
财务处有没有计划上线即时可查或下载电子凭证功能？
A6
财务处从2022年1月起已实现会计凭证影像化，影像化凭证目前覆盖2022年1月之后的所有凭证， 1月之前凭证尚无法做影像化处理，仅可线下调阅。
由于三校区物理距离远、影像化工作量大（含广州、深圳、珠海三校园所有凭证），无法做到即时可查。广州凭证通常在报销完成后两周内可在网上查询下载电子凭证，深圳、珠海凭证影像化受到凭证运输的条件限制，时间会相对较长。
Q7
审计验收流程是怎么样的？
A7
（1）当项目需要做审计验收时，首先需找具有科研项目审计资质的审计事务所，并与之签订审计业务约定书或审计合同。
（2）审计业务约定书和合同需要经过学校合同系统审批。内容应写明审计的项目名称与付款条件。验收条件不由合同约定，审计公司会根据项目任务书中的内容，对任务书中写明的项目计划、流程、成果等内容设计审计计划方案并按照计划进行结题审计，最终根据合同约定出具审计报告。
（3）报销时，提供发票与审计报告封面，并写明“已按合同约定完成审计工作”等字样。如合同另有验收规定，遵从合同要求。若仅想了解审计如何验收科研项目，可与审计公司进行具体的沟通。
// SUMMER