项目进展总是不顺利？可能是这点没做好 ｜ 项目管理

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编辑｜吴桐

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凡事预则立，不预则废。任何项目开始之前，都要有项目计划，尤其是针对大型的咨询项目，更是需要对整体项目实现精细化的管理。

但在实际项目推进过程中，经常会遇到问题：

出现问题，大家都在互相推责，没有明确负责人；

各模块工作一直在延期，项目总是遇到卡点；

需求不断在增加，项目范围到底是什么？

...

出现以上问题的原因多半是没有做好——项目启动会。今天结合我们实际做咨询项目的经验，来聊聊什么是项目启动会，又该如何做好？

01

什么是项目启动会？

项目启动会，即kick-off meeting（开工会议）。一般是在项目中标后或者合同签订后，甲方、乙方召开的第一次正式会议，双方负责人和团队进行正式接触和了解，这关系到后续项目能否按时保质保量的完成。

说简单点，启动会类似于古代的誓师大会，把大家集中在一起，告诉大家要做什么？如何做？以及达成后的结果是什么？以此来鼓舞团队士气，顺利推进项目。

一个好的开始等于成功的一半，所以启动会的重要性也不言而喻。通过启动会主要可以达成几点作用：

1）明确目的和目标

项目组成员需要对项目达成思维认知的统一，让大家认识到自己承担工作的重要性和意义，目标一致才能调动起意愿和自主性。

2）明确策略和计划

在立项之初就要想明白几个重要的里程碑节点是什么、达成共识。一些项目在召开启动会时可能没有明确的里程碑，这时可以根据业务负责人的预期，确定出大概的里程碑。

3）明确职责分工

明确每个人的角色和定位，有了清晰的职责，每个人才能更有责任感的完成各自的任务。

4）明确协作机制

大型项目的协作机制内容比较多，包括决策机制、审批机制、会议机制等。针对团队和项目规模较小的情况，此处主要指沟通协作机制。例如：周例会，月例会等。

所以，召开一次成功的启动会，可以助力项目顺风顺水。了解了启动会的意义后，接下来，我们详细聊下如何组织启动会。

02

如何组织项目启动会？

成功的会议，其80%的工作都是在会前完成，无论什么会议都一样。在会议开始前做好准备和沟通工作，可以保证会议过程顺利的推进。

尤其重点要准备完善好会议材料，内容包含：项目背景、项目目标、项目成员介绍、项目组织架构、项目计划、管理机制、项目风险分析等，这些内容可以通过PPT的形式呈现。

1）项目背景：项目的背景主要考虑两个问题：为什么要做这个项目，要解决什么问题？围绕要解决的问题，衡量项目成功的标准是什么？

2）项目目标：项目目标通常由甲方来主导，也就是项目发起人。双方共同协商具体可执行、可达成的阶段性目标，包括每个阶段可交付的成果。

3）项目成员介绍：双方成员信息介绍，包括每个人的职级和负责的工作内容。彼此了解有助于加强团队协作能力，在后续项目中可以更好地合作。

4）确定组织架构：明确项目的组织架构及岗位职责，确保各部门的有效配合，明确各干系方职责，有助于项目有序顺序的推进。

5）确定项目计划：在项目启动之初，计划并非越细越好，但需明确重要的里程碑节点，如何时交付、何时结项、何时复盘，针对眼前的阶段做详细计划，远期的阶段可作粗略规划。

6）确定管理机制：管理机制包含很多内容，前期最主要的是要确定定期的沟通机制。项目团队定期沟通有助于确保协调一致，避免各自为政，同时呈现项目整体进展情况，有节奏有章法地持续推进。

7）项目风险分析：对各个模块的工作进行风险评估，降低风险出现的可能性，可以参考以往项目或是同行案例。

在完成以上启动会主体材料后，就可以着手组织开会，进行会议邀请，建议发出邀请时包含以下信息：

会议主题：项目启动会的主题会议议程：包括会议开始时间、预计时间参会人员：双方需要参与的人员会议地址：线上&线下（注明清楚）文档附件：需要在会议中参阅的文档

在进行正式会议时，要注意避免讨论。因为项目启动会和一般会议不同，属于信息同步会，虽然会包含少量讨论，但主要内容需要尽可能在会前做好沟通，而不是在会上临时讨论。

会议最后切记要做好收尾环节，要做到有总结、有待办，并及时做好会议纪要，发送给双方进行归档。

03

项目启动会注意事项

1、计划并非做的越细越好

前期的项目规划非越细越好，主要有两点原因：

第一，制定远期完整的规划工作量很大，所需时间较长；

第二，项目的不确定性，导致一旦有变更，计划就要全部调整，调整远期的工作量巨大。

2、确保有高管参与

尤其涉及到战略层面的项目，必须双方高管参与才能保证后续项目的开展和推进，所以要协调高管时间行程安排，确保高管能够及时参与。

3、会议节奏要把控

项目经理作为主持人要把控好整场会议的节奏，把会议的目的、要求、内容等清晰完整的表达出来。可以提前进行演练，做到不冷场，不超时。

4、做好会议纪要

会议讨论结果要形成书面文件，最后发送双方邮件进行留存。会议纪要主要记录点：

1、参会人员、时间、地点

2、项目背景、项目目标

3、项目团队、组织架构和主要负责人

4、项目关键里程碑、时间线和交付物

5、项目管理机制

6、项目的主要风险

以上就是准备一场项目启动会的要点。“工欲善其事，必先利其器”，启动会的召开也是一个小项目，记住项目管理的流程和方法，一定可以事半功倍！

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