律师苦苦找寻的统计功能，其实都可以一键搞定！ | 无讼学院

文/无讼学院 田臻奕

大家好，我是小田。

上周关于Excel数据透视表的文章发布后，有很多律师朋友们和我的同事们，都询问了我一些关于Excel使用上的问题。我发现，大家在使用Excel的过程中，有很多需要的功能，并不是像数据透视表或是制作图表这样非常重要的模块功能，而是一些隐藏的小功能，一般的教程里也不会写到，但是需要使用的时候却总是让人困扰。今天，我就给大家介绍几个Excel中常用的隐藏小功能，希望大家再遇到类似的操作的时候，能够节约时间，迅速解决问题。

一、设置『数据验证』

在使用Excel统计数据时，我们经常遇到这样的问题：同一个表格，交给多个人分别填写，但他们在填写相同字段时，所用的表述方法不同，为后期进一步的数据统计带来了困难。举一个简单的例子，在上一次讲解数据透视表时，我们用到了这样一张表格：

这是一个律所用于进行业务数据统计的表格，其中『审级』一栏，所填写的内容应当为基层法院、中院、高院、最高院几项，但如果只将表头发个各个业务团队请其填写，那么交上来的数据很有可能是这样：

大家依照自己的理解填写表格，后期既无法筛选，也无法用透视表统计数据。因此在进行特定的需要标准化的字段的数据统计时，应当设置『数据验证』，即常见的下拉列表，以优化数据质量。同样以这个表格为例，我们先选中审级所在的列，在上方工具栏中，选择『数据』菜单下的『数据验证』选项。

在弹出的菜单中『验证条件』一栏，选择列表（部分版本表述为序列）：

再在『源』一栏，输入需要用于选择的字段，以英文逗号隔开。

点击确定，『审级』一栏下方的单元格中，即可出现已经设置好的下拉列表。

如果填表人不选择下拉列表中已有的选项，Excel会自动弹出提示框，提醒其录入数据非法，需要修改。

除了下拉文本框的验证方式之外，数据验证还可以设置日期、时间、文本长度等验证方式。例如我们可以将『电话号码』一栏设置文本长度验证，规定必须输入11位字符，确保填表人填入完整的手机号码，没有漏输。

在数据统计中，保证源数据的质量是正确统计的前提。设置数据验证可以有效地提高数据的质量，另外需要注意的是，统计是一个日积月累的过程，无论使用Excel，还是其他录入工具或录入系统，数据录入人都必须保持良好的录入习惯，在每一次录入中都保证该条数据质量，才能保证最终统计结果无误。我曾经在一个软件公司实习，该公司使用非常高级的系统做客户管理，但由于客户量巨大，销售人员填写销售信息时，总是不认真填写客户的地域，造成系统中『安徽』客户占总量的一半以上，因为这是下拉列表的第一个选项。尽管有高级系统支持，仍然花费了两个实习生近半个月的时间，才把三万余条数据手工改好。在统计时再对数据进行整体复查和修改，会造成大量时间成本和人力成本的浪费。

二、快速去重

去除重复项，是数据统计中非常重要的一个操作。此前也有很多朋友询问我应该如何实现，其实去重在Excel中非常好操作，只需两步：

1.选中需要去重的数据

2.在『数据』菜单中，选择『删除重复项』选项，点击确定即可

三、快速切换行和列

进行表格制作时，另一个非常常见的场景是，我们需要将一个以列排列的表格，变成以行排列。例如上周讲解数据透视表时，我们曾使用过一组五个公司互相交易某种化工品的数据，假设当时的数据表是这样排列的：

这张表分六行分别统计时间、买卖双方、产品类型、数量和金额，现有排列方式的好处是可以分别看清楚每一笔交易在这六个维度的基本情况，但是这样排列的表格非常长，横向拉动不利于整体观察数据的情况，如果能够快速地将这组数据变成按照六列排列，观察起来就会方便得多。同样地，我们先选中这组数据，右单击，选择复制（快捷键：Ctrl+C）。再选中一个空的单元格，右单击，单击『选择性粘贴』。

在弹出的对话框中，选择『转置』，点击确定。

即可将表格变为分列排列。

四、冻结窗格

在浏览比较长，横向维度比较多的数据时，我们经常遇到向下拉动表格之后，就不记得某一列数据代表的含义的情况。仍以刚刚举例的这组数据为例，在向下拉动后，第二列到底是卖方还是买方，第五列是数量还是金额，经常需要拉回表头再做确认，这个时候，我们只要做一个小小的操作，就可以避免这样的情况：选择『视图』菜单，单击『冻结首行』。

再拉动表格时，表头就会一直出现在表格上方，查找数据会方便得多。

五、常用百度

我们在使用Excel，或是任何其他软件的过程中，都会或多或少地遇到问题。当我们遇到问题的时候，不要被问题吓到。一方面要相信，任何你遇到的问题，肯定会有别人也遇到过。另一方面也要相信，像Excel、Word这样已经迭代了至少20年的经典产品（我见过的最早的版本是Office97），几乎不可能出现我们都会时常用到，而它却实现不了的功能，只是你不知道怎么实现而已。那么这个时候，与其自己苦思冥想，不如直接去搜索。只要能把你的问题描述清楚，百度自然会告诉你答案。

例如刚刚举例的『数据验证』，或许你压根不知道什么叫『数据验证』，但是你就是需要加一个下拉选项，那么只要把这个『如何加下拉选项』的问题输入搜索栏，立刻就能自己找到答案。

当然在这里我也有一个小小的建议，就是把手头常用Excel、Word、PowerPoint等软件都升级到比较新的版本。现在微软官方商城销售的最新版本是Office2016，即便是Office2013都已经是五年以前的产品了，Office2007已经过去十年了。虽然老版本的基本功能还可以使用，但无论从产品体验，还是做出的表格、文件的美观程度上，都是新版本更好。且越新的版本，越不容易遇到文件打不开的问题，也可以避免因为你在使用Office2003，别人发给你一个工作表，你却打不开，需要别人转换格式的尴尬。

好啦，今天的分享就到这里。还是一样，如果你对于Excel使用有什么问题，或者是日常还有哪些场景需要使用Excel，又或是在使用Word、PPT等其他软件中遇到的问题，都可以与我交流，期待为大家带来更多的帮助。

无讼学院2017排课表见下图，点击文末左下角「阅读原文」即可报名，两周后出庭课，我们北京见！

无讼学院2017，期待我们共同成长~

下面是我们的最新课表哦~