如何实现“表格”与“文档”间的相互切换

作者 | 张  健

编辑 | 法  悟

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在处理日常法律事务时，总是喜欢先收集证据和案件信息，然后再运用excel进行处理，最后再利用处理后的信息作为素材进行文书写作。

原来以为大家对“表格”和“文档”的相切换非常熟悉，直到上个月的合同审查课才发现并非如此。于是决定写一篇短文简单的介绍一下这个小操作。

需要说明的是，我不是excel高手，更不是专家，写这篇文章仅仅是将自己的经验告诉那些需要的同行。因此，不需要的高手们，读到这里就可以退出阅读了。

一、word文档转导入excel表格

1．应用场景

（1）在不同的多个word文档中，将同一关键词项下的多个信息重新整合在一起，并按设定的顺序进行排列。

（2）将同一word文档中（通常为内容和逻辑较为复杂的文件），将相同主题下的不同信息整合在一起，并按设定的顺序进行重新排列。

2．转换方法

（1）将拟转换为“excel”格式的word文档，先通过“清除所有格式”键，清除文档的所有格式。清除格式时，务必去掉多余的“回车”，因为在“文档”中的每一个“回车”，都会在“excel”中生成一个空白的单元表格，这样会增加后期表格处理的工作量。

如果“文档”中多余的“回车”过多，则通过本节第“（8）”条第二项的操作完成，以提高工作效率。

（2）全选word文档全文，点击“右键”，选择“复制”。

（3）新建一个excel“工作簿”，然后点击最顶端横向行标尺（A、B、C……）和纵向列标尺（1、2、3……）相交处的灰色“三角”，即全选所有的单元表格。

（4）全选单元表格后，点击右键，然后选择“粘贴”，此时页面弹出“警告：剪贴板数据与选定区域的大小形状不同，仍要粘贴吗？”，选择“确定”，即可完成“文档”向“表格”的转换。

（5）完成上述操作后，“文档”的内容即被粘贴在了“A”列。选定“A”列，点击右键，选择“设置单元格格式”，然后在上面的“对齐”选项中，选定“自动换行”，然后点击“确定”。

（6）将“A”列的“列宽”调整为适合的宽度。

（7）选定“A”列，点击右键，然后选定“插入”，在“A”列左侧增加一列新列。完成此操作后，原来的“A”列变为“B”列，新增加的列为“A”列。

（8）在新增加的“A”列中，按从小到大的顺序填加编码，锁定每个单元表格顺序，保证对数据梳理后，还能恢复到原来“文档”的信息排列顺序。

如果单元表格中有多个空行的，则先对“文档”信息进行排序，使空的单元表格归集在一起，然后统一删除。删除空的单元表格后，点击“A”列编码，按从小到大的顺序进行排列，然后再重新进行编码，通过这种方式删除空行。

（9）根据需要在上述excel“工作簿”的基础上增加内容，并根据需要对“文档”信息进行进一步处理。

二、excel表格转换成word文档

1．应用场景

（1）证据清单由“表格”格式转换成“文档”格式，以方便法庭使用。

（2）利用excel整理后的信息，生成“文档”格式法律文书。如生成民事起诉状、代理词、策略分析报告、专题研究报告的部分内容。

2．转换方法

（1）把需要导出的各列表格，按“文档”的表达顺序排列在一起，以使各要素组合在一起，能够生成一个基本连连贯的语句。

（2）选定需要导致出的“表格”信息，点击右键，选定“复制”。

（3）打开要接收“表格”信息的“文档”，然后将光标放置在需要导入的位置，点击右键，选定“粘贴”，此时“表格”即被粘贴在了“文档”中。

（4）点击“表格”左上角的“+”字星，全选“表格”，然后点开页面最上端功能框中的“布局”，点击“转换为文本”，选择“制表位”，点击“确定”，就完成了“表格”到“文档”的转化。最后，进行文档的排版。

如果不同列的单元表格之间，需要设定统一的标点符号，则按上述操作点击至“转换为文本”后，点击“其他”，在右则的录入框中，键入我们需要的标点符号，这时在完成“表格”到“文档”的转换后，同一行的不同信息之间就统一设置了事前确定的标点符号。

由于同一行不同信息之间设定的标点通常不同，因此很难通过设置统一的标点符号来满足文书生成的需要，这就需要在开始录入信息时就要先行考虑日后文档的使用格式，在初始录入的时候就兼容了日后的使用，才会极大减少后期处理的工作量。

“文档”与“表格”之间的相互切换没有什么技术含量，但是对我们提高工作效率极为重要，因此这是一项我们都应当掌握的基本技能。