【业务交流】面向知识管理的军工企业科技口述档案研究
研究背景
随着“组织的知识”进入GJB 9001C-2017《质量管理体系要求》，充分体现了信息时代知识对于军工企业的重要性。波拉尼将知识分为隐性知识和显性知识两类，在企业中，显性知识通常表现为企业档案，而隐性知识是存储于企业员工大脑中的非正式的难以表达的技能、经验、技巧、诀窍和灵感等。隐性知识是企业知识资源的优势部分和核心，也是企业核心竞争力的源泉。我国军工企业依托于档案情报部门对于已经识别的显性知识的收集、保存和共享有一套成熟的管理体系，但对于隐形知识的识别和流转无论是主动性、有效性上都仍有待提高，隐性知识的挖掘利用是军工企业知识管理的一项重要任务。
科技口述档案，是指在科学和技术领域的口述历史档案，它是对科技工作者科研生产工作经历的采访所形成的记录，能够将留存于企业科技工作者头脑中的知识资源识别并记录的重要方式。
本文将在讨论军工企业建立科技口述档案必要性的基础上，探寻企业科技口述档案对企业知识管理特别是隐性知识管理的作用，研究档案馆进行科技口述档案建设的过程，最后提出对科技口述档案进行开发和利用的方法，以期通过科技口述档案提升军工企业知识管理水平，增强军工企业核心竞争力。
2.1 军工企业知识管理面临的问题
随着知识经济和业务的发展，当前军工企业的知识管理面临着一些问题，影响着企业的创新效率和发展。
2.1.1 人员流动加剧知识损失风险
军工企业的隐性知识高度依赖于科技工作者个体存在，企业隐性知识的安全受科研团队的稳定性影响，因此以下三种人员流动难免造成知识损失。
其一是人员的流失。随着军民融合战略实施，私营企业进入军工领域，竞争从军品市场进入人才市场，优厚的薪资条件加速了军工企业的人员流失。其二是人员的岗位变动。随着职业生涯发展的需要，部分技术专家走上了领导岗位或调整了技术方向，原本的职业技能没有或者减少了应用场景，导致知识的传递场景也消失或减少了。其三是人员的退休。国企的退休年龄严格限定后，企业技术专家的职业生涯被限制在60岁，积累了几十年的知识随着人员退休而终结使用。
2.1.2 缺乏隐性知识的识别采集手段
军工企业已经普遍关注到隐性知识的重要性，在知识管理的框架下构建了知识管理平台，制订了知识管理办法，采取了诸多办法鼓励和推动隐性知识的显性化，但由于隐性知识的诸多“隐性”特质，企业往往只能做到识别出人力知识（Know-Who），缺乏手段来收集关键的技能知识（Know-How）。
2.1.3 隐性知识的代际传递效率低
代际知识转移是防止企业“失忆”的一个重要手段，它不仅能实现企业知识的复制，还有助于企业知识的创新。传统的代际知识转移方法如师徒制，虽有较好的交互性和共时性，但持久性较差。
知识社会背景下，军工企业面临着代际知识传递的挑战。美国航空航天局(NASA)的报告显示，美国航天业代际知识传递的问题，可能引发航天技术的倒退[1]。20世纪80年代末90年代初，中国航天业也由于代际知识传递的问题出现过人才队伍青黄不接的问题[2]。
2.1.4 保密政策造成的共用知识孤岛
军工企业所从事的科研任务敏感，涉密信息的形成和传递受严格的保密管理要求所约束。科研成果产生的过程以及科研工作者经历的艰难曲折都由于保密的原因只能深埋内心，任由这些知识被遗忘。这些伟大的过程和经历值得被铭记的，不仅能够还原科学研究的真实面貌，更能从中总结出技术创新的脉络以及科技人才成长的规律，为军工企业制定发展战略和人才培养政策提供借鉴。
2.2 科技口述档案与隐性知识的关系
企业要实现隐性知识显性化，即是要实现隐性知识的社会化和外化，也就是要借助有效途径将企业员工所掌握的技能、经验、诀窍等隐性知识进行传播并转化为显性知识。企业科技口述档案是可以实现这一目的的重要途径。
2.2.1 科技口述档案是隐性知识的良好载体
企业隐性知识的显性化是依靠载体来实现的。科技口述由于其专业性强，场景还原效果好的特点，可以成为隐性知识的良好载体。口述人在讲述过程中的语言、肢体语言都透露着隐藏信息，在专业采访者的引导下，势必可以透露出更多的隐性知识。
2.2.2 科技口述活动是知识发现的一种有效途径
日本学者野中郁次郎提出了SECI模型[3]，阐述显性知识与隐性知识相互转化的过程。在该模型中，隐性知识的社会化和外化是其显性化的核心环节，社会化是通过直接体验分享和创造隐性知识，外化通过对话和反思将隐性知识表述出来，以语言、文字、图表等形式记录下来。知识的传递始于社会化，企业一般都会采取师徒制、讲座等形式来完成自身隐性知识的社会化传递。
科技口述活动是通过与科技工作者的访谈和资料整理，创造形成了一个跨越社会化和外化的知识管理场景。首先科技口述是一种典型的社会化过程，它是与科技工作者之间面对面的分享，本身是一种隐性知识的传递。同时，它能够通过对话的形式形成一种深度的交流，让访问者和被访者同时反思，思维激荡的同时，完成隐性知识的表达和记录，实现外化过程。而这两个过程几乎是同一时间完成的，形成的口述档案将其完整记录下来，完成知识的显性化过程。
2.3 科技口述档案对于军工企业知识管理的作用
2.3.1 丰富企业的知识资产
档案资源是企业的核心知识资产，科技口述档案是隐性知识显性化，创造了含有“新的显性知识”的科技口述档案，补齐了科技档案中仅有原生显性知识的短板，提升企业的档案资源富集度，进一步丰富企业的知识资产，提高知识量变的同时，推进知识的质变。
2.3.2 促进隐性知识显性化
如前文所述，科技口述活动创造了一个隐性知识跨越社会化和外化的场景，为企业隐性知识识别和采集提供了一种新方法，口述活动本身就是个沟通隐性知识的行为。特别是对于部分实践型的技术人才，专著报告完全不能反映其知识全貌，科技口述是一个有效的补充方式。
2.3.3 在保密要求框架下记录知识
军工企业的知识分散在不同专业的不同人员身上，由于跨专业的保密问题，专业之间的知识传递形式是受限的。科技口述档案提供了一个记录共用技术、提取共用知识的合规手段，形成的口述档案也是合规的传递载体。基于这些口述档案的编研材料，可以形成共用知识库，甚至剥离项目敏感信息，为所有专业科研人员所用。
2.3.4 助力代际的知识传递
科技口述档案通过口述访谈的形式将企业员工宝贵的工作经验以口述档案的形式长期保存，并纳入企业知识库中进行统一管理。用录音和录像等方式进行传播，可以实现企业隐性知识跨越时空的共享弥补传统知识转移的缺陷，提升企业代际知识转移效果。
对于企业档案馆而言，开展科技口述档案建设，全过程一般分为以下6个步骤。
3.1 确定研究主题
企业档案馆在确定口述档案收集主题时可对现有馆藏资源进行梳理，重点建设现有馆藏缺失或对企业发展具有重大意义的主题为切入点。同时，口述档案的建设也带有抢救性色彩，很多宝贵的史料可能会随着当事人年事已高、记忆衰退甚至去世而湮灭，因而紧迫性也是衡量口述档案主题的一个重要因素。
具体来说，企业档案馆进行科技口述档案建设选题可以人物或者事件作为选题的方向。科研工作者的科研经历和科研成就、重大科技成果的研究过程或科研机构、部门的发展历程都是企业科技口述档案值得建设的主题。
3.2 确定访谈对象
科技口述档案的来源于人，主要是从事相关科技工作的人，他们是重要科技发明或发现的主体。科技口述访谈应围绕研究主题来确定访谈对象的范围，将主题从不同的角度，不同的层次进行分解，最终梳理出起到不同作用的人物，补充已有档案史料的不足，使获得的访谈材料内容具体、详实可靠，能够比较真实地反映研究主题。
3.3 建设采访团队
口述资料的价值，往往由采访者和访谈对象的沟通效果决定，因而采访者的专业能力对于口述访谈至关重要。采访者应具备从事口述历史研究必需的能力和经验，因而最好以有专业背景的档案馆员为主，方便后期根据档案馆现有档案资料对口述资料进行考证辨析，并进行档案资源的系统建设。同时，采访团队中需要有从事一线科研工作的科技工作者，他们对技术的发展沿革、访谈主题有所了解，参与共同制定合理的访谈策略，并对采访过程中的专业知识进行准确判断和解读。
3.4 实施采访
科技口述档案采集的过程实质上就是挖掘隐性知识的过程，需要采访者配合访谈对象共同完成。例如，某一科技成果的攻关最初会有多个方案，成功的方案是谁基于什么经验、灵感、想法的碰撞产生的？这些存在于科技工作者头脑中的隐性知识，在现有的科技档案中往往鲜少记载。这需要口述档案采访者事先做好充足的采访准备，提前将拟定好的访谈提纲提交给访谈对象，便于他们预先思考，才能在访谈过程中由采访者引导访谈对象针对访谈提问层层深入，唤醒访谈对象的记忆，碰撞出思想的火花，挖掘出有价值的知识。
3.5 鉴别整理与知识识别
科技口述资料的鉴别与整理是指根据对已采集的口述资料进行系统整理、对照已有的档案史料，对其中不确定的内容加以考证，并注释和说明。鉴别整理完成后是最重要的工作，即识别梳理采集到的口述档案中的成败案例、人物思考、工作技巧、灵感创意等，这些是企业最需要的最核心的隐性知识，科技口述档案中的精华信息。
3.6 建立知识库
完成口述档案的整理识别后，原始口述档案进入口述档案库长期保存。同时要分门别类的建立知识库，将案例、技巧等抽取出来的知识进行结构化标引，存入知识管理平台，并关联项目、作者、专业、主题等信息，供后续的进一步开发利用。
4.1 开展口述档案编研
对科技口述档案进行编研，往往需要识别出科技口述档案与文书档案、产品档案、实物档案等的联系，通过提取各门类档案所包含的关联知识，进行集成并显性化，有助于突破档案文献的选材局限，还原有声有色的历史场景。例如，本单位编研团队在编写某项目事故分析报告时，在利用文书档案、产品档案进行编研的同时也采访了当时的一些亲历者，通过以项目总师为代表的一线技术人员的亲身讲述和分析解读，提升了编研报告的知识含量。
4.2 嵌入业务流程
最大化地发挥知识的价值，不但要明确知识的消费者，还要明确消费场景。知识的应用是与科研人员的信息需求融合的，因此知识需要与科研人员的业务场景融合，嵌入主要的业务流程，用以支持流程，矫正流程，加速流程。利用科技口述档案可以编写设计师手册等具有可操作性的工作指南[4]。设计师手册可以规定产品各个研制阶段的设计内容、设计考虑的因素、设计方法、输入输出文件和注意事项、设计禁忌等，帮助新设计师快速掌握工作方法，融入科研工作。
4.3 构建知识地图
知识地图是用于帮助人们对所需知识进行定位的知识管理技术，而科技口述档案可以助力企业知识地图的创建工作。在科技口述档案采集的过程中，能准确地识别出不同专业的专家以及其具备的知识，组建技术专家网络，让需要某种知识与技能的员工准确找到所需“专家”，并通过间接或直接向专家言求教的方式来吸收与共享隐性知识。
4.4 助力员工培养
军工企业的特殊性决定了企业员工培训必须主要依靠自身力量来完成，并不能过多的依靠外部资源，那么开发企业培训课程和发掘企业内部师资显得尤为重要。
从科技口述档案中，可以总结出企业中较为通用的技术、经验和较为经典的案例，加入员工的培训课程中，使员工培训的内容更加实用和接地气。企业员工培训方式除了传统的面授学习、观看视频、现场参观以外，还能增加专家讲解工作具体案例、现场操作演示等环节，增加员工培训的互动性。提升员工的专业研讨和实践热情，促进知识的组合与内化，加速知识创造与传播。
另外，企业可以从科技口述访谈过程中发掘优秀培训师，优秀的培训师不仅需要掌握丰富的经验、技能，还应该具有良好的沟通和表达能力，这样才能把自己的隐性知识社会化，传递给有需要的人。
军工企业中值得抢救的科技口述档案资源非常丰富，同时科技口述档案建设工作也异常紧迫。科技口述档案不仅能记录军工企业中珍贵的企业记忆，还能发现和记录下军工企业中宝贵的隐性知识。因此，军工企业应重视开展科技口述档案工作，挖掘深深根植于企业内部的隐性知识，提升企业知识管理水平，增强企业核心竞争力，成为增强国防实力、壮大综合国力、促进经济社会发展、保障和改善民生的重要力量。
参考文献
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[4]汪长玉, 左美云. 从传承理论视角看年长员工代际知识转移意愿[J]. 科研管理, 2017(8): 134~142.
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[8]Nonaka,I., Konno,N.. The Concept of "Ba": Building a Foundation for Knowledge creation [J]. California Management Review, 1998, 40(3):40~54
[9]闫彬. GB/T23703.1: 企业知识管理指南[J]. 舰船科学技术, 2010(11).
[10]张旭辉等. 型号设计知识管理的探索与应用[J]. 航天工业管理, 2012(7): 10~14.
作者：弋芸
作者单位：航空工业成都飞机设计研究所