说案例谈规矩：到底哪个环节有问题？

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案例回放

宣传司综合处小刘登记来文时，看到一份办公厅的通知，要求各单位3天内上报下半年的会议和培训班方案。小刘看到通知对反馈时限的要求比较急，就抽出来先送给处长。

陆处长看了一眼通知，心想，这3天李司长都在外调研，有关会议和培训班方案的具体事项如地点、预算等也不好定。于是，陆处长与办公厅沟通，能否晚两天报，办公厅回复最迟第3天报，因为第4天要上部务会讨论。

陆处长给李司长发了一条微信，报告了这个情况。李司长回复，先请谢副司长主持讨论出草案，两天后回京再定。

第二天谢副司长召集有关处室同志讨论，提出了两个方案，但内容差异较大，准备等司长回来定夺。中午谢副司长在午餐时遇到了分管领导——钱副部长，简单说了会议和培训班的两个方案。钱副部长听后说：“那就按第二个方案报吧。”

时间逼近，由于司长在外，谢副司长凭着钱副部长的表态，拟让小刘报第二方案，并向李司长说明，第二方案是钱副部长同意的。李司长听了谢副司长的汇报，虽然明知道分管部长的意见，但是结合这两天的基层调研，认为还是第一个方案好。于是，综合处按照李司长的意见上报钱副部长。

插画：祝呈平

时间到了办公厅要求上报的最后期限了，但钱副部长还没签批，不知是同意还是不同意。陆处长要求小刘按司长意见先向办公厅报出第一方案。小刘当然是“领导让咋办就咋办”……结果，办公厅反馈，没有分管领导钱副部长的签批意见，上报不规范，不算数。

这不，李司长通过电话与钱副部长沟通，把两个方案的内容报告给他，结合调研情况，分析了利弊。最终钱副部长还是签批了第一方案，但时间已经晚了一天。由于司里多次上报，搞得办公厅比较被动，还受到了分管办公厅的部领导责怪。为此，办公厅正式对宣传司提出了批评。李司长及全司同志心里都很不痛快。

（作者：张建 中国卫生健康思想政治工作促进会副会长兼秘书长）

本期话题：读完故事，你认为是哪些环节出了问题？你怎么看？

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读者感言

“ 守规则、讲程序、善沟通、讲责任，才能办成事、办好事。”

这个案例很典型，其中暴露出的问题在机关工作中较常见。案例中所有的环节都存在着或大或小的问题，概括起来主要是三个方面——不守规则、不善沟通、不讲责任。

不守规则体现在：李司长出差在外，应当授权一名副司长在他出差期间全权负责司里的工作，如果他没授权，是他不守规则；如果已授权了，那么陆处长看到办公厅通知后，不请示被授权的副司长，而是给李司长发微信“报告了这一情况”，就是陆处长不守规则。

谢副司长在午餐时，向分管的钱副部长作简要汇报这种做法，虽然在事情紧急、急事急办的情况下未尝不可，但在未与李司长通气且李司长已经明确“两天后回京再定”的情况下，这么做便是不守规则。

钱副部长在方案尚未经过司里认真研究的情况下，仅凭谢副司长简要汇报即给予倾向性表态，也欠妥。

陆处长在钱副部长尚未对方案签批的情况下，要求小刘按李司长的意见向办公厅上报第一方案，更是违反了规则。

不善沟通体现在：谢副司长在召集有关处室同志讨论提出两个内容差异较大方案的情况下，没有及时与李司长沟通，听取意见。

李司长明知分管部长意见与调研结果有出入的情况下，没有直接及时与之沟通，实事求是地说明情况，分析利弊，争取理解和支持，导致分管部长迟迟没有签批，拖延了报送时间。

不讲责任体现在：李司长作为宣传司的主要负责人，虽然授权谢副司长主持讨论提出草案，但始终未见他对这项工作施以具体的领导和指导。

谢副司长在受司长委托组织有关处室同志讨论没有形成一致意见的情况下，没有深入细致地与相关同志再研究统一思想，力争拿出一个切实可行的、各方认可的方案，而是“准备等司长回来再定夺”，将矛盾上交。

小刘作为报件的经办人，明明知道没有部领导签字不能报件，但没有提醒陆处长，只想着“领导让咋办就咋办”，坐实了报件“不规范不算数”。

有人感叹机关工作难，说机关里尽是“机关”，其实只要你守规矩、善沟通、讲责任，机关工作说难也不难。机关工作有机关工作的特点和要求，机关各项工作包括办文办会办事都有相应的规定与规则，一般情况下不得逾规越矩，即便急事要急办，也要讲规则、重沟通、明责任。否则，有可能既给自己挖了一道“沟”，也给同事设了一个“坎”，还给领导埋了一个“雷”。正如这个案例，由于一系列不守规则、不善沟通、不讲责任的行为，导致一件本来不复杂的事情变复杂了，一件急件办成了慢件，辛苦了半天，还受到批评。

“ 谨防工作信息不当传递，影响程序规范。”

讲程序，是机关工作中最基本的规矩。程序不规范，工作就不可能规范顺畅，有时候还会导致矛盾和龃龉。案例中，谢副司长饭桌上一次偶然的汇报，使工作信息不当传递，产生了越级请示的效果，造成了工作被动。

机关的报件程序，可以概括为三个环节：一，起草文稿、提出拟办意见。这个步骤一般由处室、科室完成。二，审核讨论、形成签报意见。这个环节一般由司局、部门完成。三，领导审批、形成正式意见。这个环节以领导签署同意为标志。根据工作需要，有时在第二步还会进行横向的会签、征求意见，等等。但三个主要环节有严格顺序要求，不能省略。宣传司收到办公厅的通知之后，按照正常程序应先由处室讨论形成初步方案，接下来经司领导审核提出报批方案，然后经分管副部长批准后报送办公厅提交部务会讨论。

第一个环节较顺利，相关处室讨论形成了两个不同方案。到第二个环节时，谢副司长面对两个不同的方案，没有自己拿主意，而是请示上级。没想到的是，谢副司长在饭桌上随口一说，钱副部长当即提出了自己的意见，这一非正式工作汇报也随之变成了口头请示和回复。

尽管公文流转还处在第二个环节，但工作信息的提前输出，导致事实上已经进入第三个环节。这时，如果李司长的意见与钱副部长一致，谢副司长一时大意造成的程序瑕疵还不会暴露。但是，李司长正好通过调研提出了不同意见。宣传司按照李司长的意见报送第一方案，可想而知钱副部长会怎么看，把这个件压下也就不奇怪了。

本来已经很被动，陆处长又“补了一刀”。明知按照程序要求，方案要经钱副部长审批后才能报送办公厅，但为了赶最后期限，陆处长自作主张让小刘上报了第一方案。这下不仅自己碰了一鼻子灰，还耽误了办公厅的工作，最后大家一起挨了批评。

这里面，有几条值得我们汲取的教训：

一是程序规范要牢记。公文的呈报和流转是有严格程序的，一个步骤完成了，才能进行下一步，这是公文合法性的基础。程序不完整，本质是未经授权的工作行为，有可能导致严重后果。

二是汇报工作要谨慎。对于那些尚在酝酿的工作，不必急着向领导汇报，更不要随便越级汇报，防止信息的不当传递影响程序规范。

三是补救沟通要及时。案例中，当李司长知道钱副部长意见与自己不一致之后，如果第一时间向钱副部长汇报调研有关情况，说明利弊关系，征得钱副部长的同意后再正式报件，情况就会有所不同。

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专家点评

案例中涉及三级机构：处、司、部，五个人物亦即五个层级：小刘、陆处长、谢副司长、李司长、钱副部长。每个环节都出了问题。

第一个环节是谢副司长。按常规，司里拿出的方案要经过李司长同意后才能向分管部长汇报，可谢副司长犯了两个“忌”：一是方案未经李司长审定就仓促汇报；二是在司里没有形成统一意见的情况下，汇报了两个方案，给后面的麻烦制造了条件。尽管谢副司长是在午饭巧遇时“简单地说了”一下，但产生了正式汇报的效果。不过，谢副司长这个“错”，是他本人与钱副部长、李司长后来的行为“促”成的。本来，在方案没有正式上报前，谢副司长在“偶遇”领导的情况下汇报一下司里的初步意见不是不可以，一来可以让领导掌握工作进度，二来先行沟通，听听领导意见。况且，李司长出差在外且指定他负责研究方案，他有这个责任和权力，算不上错。司长、副司长是司领导班子的正副班长，他们就自己负责的工作向分管领导汇报，不属于越级。

如果只有正职或只有经正职同意才能汇报，否则就违反工作程序和组织原则的话，那是片面的。轻者，言路狭窄，难以避免偏听偏信；重者，容易助长“一言堂”甚至是“一手遮天”。我曾在地方三个厅级单位担任正职，始终鼓励副手们在分管工作范围内直接与省级主管部门包括省级分管领导对接；需要与我商量或汇报的，及时沟通。这样，工作效果很好。何况，这个案例发生在一个部门的机关内部，更应该允许和提倡这样做了。

第二个环节是钱副部长。按常规，作为分管领导，他听了谢副司长的汇报应当这样表态：“好吧，你们抓紧搞，等正式报来我们再商量。”或者：“你们把两个方案整合为一个方案，可以第二个方案为主。”这样就避免了后来始终存在“两个方案”且“上下意见不一”的局面。一个方案上的修补哪怕是不同意见的交锋，远不及两个方案之间的上下分歧造成的副作用大。同时，也避免了他在李司长是实际上的“局外人”情况下就拍板决定。如果他说“正式报来”或“整合成一个方案”，李司长就不可能是“局外人”了。然而，钱副部长却明确表态：“那就按第二个方案报吧。”这一锤就造成了案例中本可避免的那些问题。

第三个环节又是谢副司长。听了钱副部长的意见后，他应该将两个方案立即向李司长报告。如果李司长有不同意见也有足够时间沟通。遗憾的是，他拖到“上报期限”之日才报告。这是造成方案晚报一天的主要原因。

第四个环节是李司长。他在明知钱副部长主张第二方案的情况下，要求把第一方案报钱副部长。不错，“真理”在他这边，因为他是根据这两天的基层调研而定的，但他犯了一个大忌——简单顶撞或硬行冒犯分管领导的意见。钱副部长看到第一方案后心里会怎么想，我们不难想象，他没有签批也在情理之中。毕竟，他对选择第一方案的理由一无所知，也毫无心理准备。李司长的正确做法应是，在决定上报方案之前，向钱副部长汇报调研情况及选择第一方案的理由。案例告诉我们：钱副部长是实事求是之人，听得进部下的合理意见。

第五个环节是陆处长。他居然自作主张，要求小刘按李司长意见先上报第一方案，从而把李司长的错误进一步放大了。作为综合处长，他不会不知道“没有分管领导的签批意见不能上报”的规矩。如果他真的不知道，他就不是一个称职的综合处长。如果他知道，他就是明知故犯，违背组织原则。幸亏办公厅按照规定没有接受上报方案，否则，上下级之间的矛盾就被他制造出来了。他应该像后来所做的那样向李司长讲清上报方案之规定，促使李司长主动与钱副部长沟通，争取签批。

综上所述，这个案例所反映出来的问题，大都可以通过同级之间、上下级之间的沟通来解决。沟通是人际情感的基石，是现代管理的命脉，是机关工作的纽带和润滑剂，可以统一认识和步调，增进理解与感情，消除误解与隔阂。汇报、请示、交流、讨论、商量等都是沟通。沟通贵在及时和有效。及时而有效的沟通意味着程序、尊重、平等、和谐……我在工作中不止一次地感受到，有的干部产生意见或怨气，往往不是因为原则问题，而是由于没有和他沟通。在这个案例中，谢副司长、李司长的问题，都是因为没有沟通或沟通不及时。至于陆处长擅自违背规定上报方案，险些酿成严重后果，要严肃批评、引以为戒。

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来源：《秘书工作》2020年第3期

责任编辑：李梦雪

编辑：王泽阳

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