【AT】疫情下，一个设计公司的远程攻略

弘石设计是一家有着260余人的专业门类齐全的建筑设计公司，实现远程办公一直是弘石人的心愿。这次突发的疫情，给了我们一次初步实际演练的机会。

疫情紧急，一直在弘石设计人心愿单上的远程办公，必须要立刻下单了。

1

召集令

出于设计人的敏感，弘石在春节前就开始关注和防范疫情。

 “兵总（张兵，弘石设计董事长）一直非常重视这次新冠肺炎的疫情，还没有春节放假就已经开始要求行政人员购买口罩和防疫物资。我们全员动员，寻找各种渠道，为了买防疫物资所有行政小伙伴已经变成了福尔摩斯。假期里半夜抱着手机抢到货傻笑的样子，我相信应该不仅仅是弘石的行政人员，也是为了这场疫情奋战的每一个弘石人共同的样子”

——弘石行政主管王媛媛

我们作为所在办公大楼（亮马桥外交办公大楼）的设计者和使用者，甚至给所在办公大楼的物业，写了一封建议信，从专业的角度建议物业在复工前，做好大楼的新风、换气、排烟等设备的检查、调试和防范疫情的工作。

正式复工前，弘石及时给各个部门下发了个人情况统计表，确定了合理的复工时间，确保了2月3日的正式复工。

2

技术支持

弘石设计之前虽然还没有主动地在公司推出远程办公的模式，但是却一直把远程办公作为未来弘石的一个理想的工作模式，并多年在标准化、信息化等方面不断进行探索和积累。这次疫情的突发，在客观上推动了远程办公”梦想照进现实”的进程。

★在过去十年里的积累

完成了公司制图标准化

实现了全员服务器画图

建立了弘石协同工作平台

敷设了百兆带宽的专线

更新了公司OA平台

实现了线上考勤体系

★针对此次远程办公的应急措施

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开启远程平台

协同平台，是设计公司实现远程办公非常有效的方式。1月31日，公司IT部门迅速启动远程办公方案，对所有项目进行资源组合上线，进行用户权限设置等调试。2月3日完成了远程办公与公司服务器的无缝衔接。

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硬件支持

在充分了解了公司员工个人电脑的实际情况后，公司决定家中无电脑或电脑配置太低的同事可将公司电脑搬回家使用。同时，IT部门通过视频、远程协助进行实时在线的技术支持和软件安装调试工作。

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视频会议

平日在公司会议室进行的视频会就不少，但是这次开始远程办公后，似乎是在瞬间发现：钉钉视频，腾讯视频，原来这么好用和顺畅。语音、视频、共享桌面、直播回放，甚至还有美颜功能。与甲方、与领导、与队友的视频会，虽然大家都在对着各自的屏幕开会，但是完全感觉不到彼此之间的距离。

“集中办公的时候，我一天最多能开两三个会，还各种赶场。现在在家用远程视频，最多的一天我开了六个会。免去了在交通上浪费的时间，工作效率大大提高。”         

  ——弘石总经理张维

3

作战计划

如果用游戏星际争霸做个比喻，“矿”和“硬件设施”，就好比是我们多年在制图标准化和硬件方面的策略和积累，在这次疫情过后，弘石小伙伴们用聚集起来的这份“能量”，快速开启了远程办公的作战模式，开始了新一年的设计工作。

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打卡是一种仪式——考勤管理

首先必须要强调上班打卡的重要性。这个简单动作，不仅仅开启了一天的工作，更是进入工作状态的一个仪式，就像是军营里的号角，出操啦！

2019年，弘石推行了手机APP考勤。本次开启远程办公后，每天 9点前，大家就开始纷纷打卡，没有人再因为堵车或者排队买早餐迟到了。居家办公，不用再忍受挤地铁和堵车的痛苦，大家在快速进入到工作模式时，都元气满满的。

“远程办公先要解决员工的工作状态问题，得有一种时间的观念，所以要像平时上班那样有一种仪式感，我采取的方式是到点了全体部门员工签一下到”。

——弘石机电部门负责人沈隽

每天下班前的时间，是远程查看一天工作成果的时间。工作按时完成了，要及时打勾验收，部门经理更新成果。工作还在进行中的，可以小结看看是否存在没有预见到的困难，以便及时调整第二天的计划。

“早晚各例会尤为重要。每日验收工作成果更为重要。”

——弘石副总经理、规划一部经理吕兵

★

各种会议

远程办公黄金经验中最重要的是每日例会。它可以帮助不能见面的同事，及时沟通、信息对称、拆解工作、有序安排。

A 公司计划会

我们的第一次远程公司计划会（公司最主要的运营会议）在2月4日早晨9点准时开始，这次会议很长，开了3个多小时。大家迅速地总结了经验，为了提高每天的工作效率，每天运营例会只说最急迫和重要的事项，并将时间改为每天中午1点，以便将每天上午9点的时间，留给每个部门先行开部门例会。部门经理上班后及时把部门每日工作统计及计划表，中午前汇总到公司，这样每天中午1点的公司运营例会就更加有的放矢。一周下来，现在的运营例会，基本上30分钟就能结束。

“复工的第二天，我们将公司运营每周召开的工程计划会，改为每天的视频例会。边开会边调整计划表格，这样总表与部门的安排表每日互动更新，使全公司的远营工作安排更有效、更灵活、易落地。”   

——弘石副总经理张翠珍

B 部门晨例会

每个部门的晨例会，是以前集中办公时没有的。除了部门工作统计和计划安排外，晨例会时，部门的人员之间会相互问候和打招呼，这种线下办公所不曾有的亲近和奇妙，使大家感觉虽身处各方，但大家还是一个默契的团队。这给每天的远程工作，增添了非常温馨的一面。

C 其他会议

除了运营计划会和部门的例会，还有其他各种大小目的不同的会议，比如技术专题会、事务安排会等等。而每天数量最大的，非项目会莫属；每个项目，会依据项目需要进行内部的或外部的项目会。这类会议的量是最大的，与集中办公时的项目会比较接近，而与业主的会议，也是最快感受到市场恢复生产速度的窗口。

4

问题

远程工作进行不到一周，甚至是仅仅一两天后，大家纷纷发现，远程工作的信息量和工作量似乎翻倍了；沟通方式表面看是便捷了，但是沟通的精准度和及时性都远不如集中办公。

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沟通更难了？！

“无法面对面直接交流沟通，发现及解决问题会有一定滞后，项目群及微信群仍出现未及时回复和及时响应的问题。”“隔着屏幕看文字， 捕捉不到对方的表情与神态，不太好断定一句话的语态，此时表情包就显得由为重要了。”

“远程办公对于安排、分解项目工作及计划不便利，尤其较复杂工作以及突发工作的交代、交接、落实有一定困难，增加了沟通难度及时间。”“一个需要多方讨论的会在网络上开，会用更长的时间。”

★

信息爆了？！

“钉钉、微信、邮件、电话很多信息。由于手动输入，大家都精简打字时间，导致信息不完整，信息多且比较杂。”“在几个沟通软件上联系，多数信息都是碎片式的，要将各种信息进行拼接。”

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我更忙了？！

“在家办公的话工作和休息时间不是很明确，中午饭总来不及吃。” “坐着开会躺着开会趴着开会蹲着开会走着开会。。。”一直处在会议在线状态中 “需要增加更多必要的计划会、项目会、主持人会等等，占用较多精力。” “觉得更忙是因为我们在办公室会集中解决一件事，有了结果再做第二件，而在网络上，因为回应有延时，我们做一件事的时间会打成碎片，所有事情都这样就会相互穿插，特别混乱，这也是造成居家办公感觉更累的原因。

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一心可以有几用？！

“发现居家办公确实变得更忙了。在各种线上会议中切换，一天下来口干舌燥，两个耳机，一个接电脑、一个接手机，体验在开一个会的同时监听另一个会的感觉，相信未来人类可以练就一分为二的能力，就差两张嘴了… ”“开会更方便，效率更高了，开会同时还可以处理一些手头工作。”

远程办公带来的信息处理困难，沟通耗时和不便，工作多头绪且重叠等，对大家是个新课题。弘石的小伙伴们还在不断地总结经验中，试图尽快摸索出一条更行之有效的、快捷的远程工作之道。

“做到更好的远程办公，需要：

每个人更多的自觉性、主动性。

每个人更强的线上沟通及理解能力。

每个人更加强大的单兵作战及解决问题的能力

管理团队更强的沟通、组织、协调能力。

更加及时有效的标准化及质量管控能力。”

——建筑部经理王尧

相信如果我们能将远程办公的这些缺点克服，在集中办公时，我们一定会做的更好。

5

远程办公的战场：家

远程工作一周后，我们的人力部门随访了几位一线的设计人员，下面是一些采访摘录：

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居家远程办公的感受

“一步上班、一步下班的感觉还不错，只是疫情过后一定要好好锻炼减肥，争取站着低头能再次看到脚指头。还有，食堂的饭还挺好吃的”

——特务王岩

△设计师眼中的居家办公

△家属眼中的居家办公

“平时在公司能经常与同事说说话，自己一人居家办公这段时间感觉有些孤单，习惯了平日在公司有餐厅食堂，晚上有加班餐，居家办公后需要自己买菜做饭，占用了不少生活时间。通过线上办公感觉与西安分公司的沟通更加方便，也更加亲密了。视频会议可以同时进行两个会议，在讲过属于自己工作内容的部分后，可以参与到另一会议中，相对以往的单一会议，大大提高了开会的沟通效率。”

——特务部刘思源

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远程办公中遇到什么困难

“一开始碰到的主要困难是基本所有的工作资料在公司的电脑和内部服务器上，在公司IT部同事提供的技术支持下，通过远程平台很好的解决了这些问题，也使专业同事之间的协同绘图更方便。”

——建筑部李默

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如何提高居家办公效率

“远程办公是所有人工作主动性、自觉性的一个考验，所以合理地制定一个短期计划特别重要，例如以周为单位编制，每天早计划、晚总结，一日一报的模式；同时还利用钉钉等通讯工具里的办公软件协同功能，部门成员可以同时在线编辑同一个文档，大大提高了工作效率。”

——电气部陈曦

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在家工作如何平衡宝宝和工作

“基本要以孩子的作息时间为准。孩子醒的时候，用手机处理一些沟通问题，孩子睡觉的时候，就是抓紧时间工作画图的时候。和老公约定好，早上的饭我做，之后上午时间我带孩子，老公负责中饭并同时居家办公。下午的时间老公带孩子，我负责晚饭并同时办公。晚上孩子睡了，和老公轮流使用电脑办公。” 

——结构部田煦

△设计师 和他的宝宝

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远程与美颜的关系———图由面生

“刚开始的前几日，不梳头，不化妆，甚至不洗脸就开始远程办公，后来发现衣冠不整，容貌不佳画出的图也不美丽。相由心生的道理引用至此就是图由面生，于是乎，每天特别有仪式感的早起洗漱打扮，画好妆开始工作。果然，方案的颜值高了起来。”

——规划一部吕兵

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见不了面，有什么想跟大家说的吗

“希望回京路上不再坎坷，希望疫情早日解除，我们能早日回到公司正常上班。”

———建筑部张素军

“讲事实，现在疫情还不乐观，大家每个人都有危险伴随。希望此时此刻保持身体健康努力工作，做好本职工作，与公司一起共度难关！”

 ——室内部李然

“居家远程办公仿佛开启了一个新的工作模式，每个人都会遇到与以往不同的挑战和难题，相信在这个特殊时期，大家都能够经受住工作模式变革的考验，平衡好工作与生活，不仅工作同以往一样出色，生活也能更加精彩！”

 ——结构部田煦

6

畅想未来

原本应该是一个常规、轻松而欢乐的春节假期，被忽然之间到来的新冠病毒性肺炎疫情彻底打乱了，也给即将展开的2020年带来了极大的压力和不确定性。

不过与餐饮旅游娱乐等行业相比，设计公司应该庆幸还有远程办公这种方式可以选择！2020年，我们面临的已经是5G时代了，疫情对我们造成的隔离，不会再成为我们继续工作的阻碍了，反倒督促我们去勇于尝试新的工作方式。

虽然远程办公是在非常时期为了抗击疫情同时恢复生产而采取的特殊措施，但也许这次埋下的种子有一天会长成参天大树，新的设计工作模式让行业内的互联互通不再有瓶颈。期待那一天早日到来。

引用《5分钟商学院》主理人刘润先生的观点：

晚一点上班并不意味着不开始工作，而是在家办公。在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。非常时期，这两件事都特别重要。

综上，疫情给设计企业造成的影响，既是困难，也是机会。看你怎么应对。

附上彩蛋几枚，弘石的小伙伴们，居家办公之余，照片+手绘，很会自娱自乐~

弘石设计

弘石设计团队创建于1998 年，专注项目前期可行性研究与策划、城市规划与城市设计、大中型公共建筑设计、居住区规划与居住建筑设计、文化建筑设计、风景园林与环境艺术设计、城市导向系统及夜景照明设计、室内设计与软装工程、以及工程咨询与项目管理等领域。业务以北京为中心，项目遍布国内外，总部设立于北京，并在西安设有分公司。致力于打造精品建筑，注重设计的商业逻辑，搭建全专业一体化设计平台。

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