合同管理新趋势，如何搭建个性化合同业务中台（附案例实践）

近年来许多组织开始大规模推行数字化转型，数字化转型从根本上来说是要积累企业的数字资产，从而在新环境中为企业提供更强的竞争力。

越来越多的企业开始思考：合同管理业务在企业数字化转型中应该怎么做，能够带来哪些价值。法智易在合同管理信息化实践过程中发现：合同管理在公司整体组织结构和业务运营中扮演业务中台角色，合同信息系统应该具备对于前台业务变化及创新的快速响应能力。

业务趋势

合同线下管理引发业务断层、数据断层

企业提供的产品和服务，最终是通过合同确定交易双方的权利义务。在过去许多年里，合同管理重点在于签订前的条款审查，以及签订完成后合同作为纸质文件归档存放、束之高阁，直到双方发生纠纷才被作为重要证据文件拿出来逐条分析核对。随着周边业务系统逐渐建设成熟，合同信息在企业整体业务数据链条中的缺失，使企业数字化转型受到掣肘。例如，某制造企业核心业务以商机管理为核心，从商机出现到订单完成建立了全面的信息系统，但合同管理并未作为商机转化成功率确认的一环，仅在OA中建立合同审批流程，与商机和订单均未建立关联。实务中订单由商务直接从系统下单，订单确认人员人工将合同与订单一致性进行确认，一旦合同发生变更，订单端无法及时获知合同变更的信息，会出现作为终稿与订单信息确认的合同并非最终版本的问题，导致生产实际排期与合同约定不一致，造成纠纷或生产资源浪费的问题。合同的意义不仅仅在于对双方交易和约定的证明，更应该在合同约定事项实际兑现过程中起到监督指导和动态风险提示的作用。

管理型法务逐步向运营型法务转变

法律事务管理是企业经营的第二道防线，在法律风险防范、合规经营方面发挥重要作用。随着国内外市场竞争日趋激烈、市场监管日趋严格，法律事务管理的职责更加综合，参与经营决策更加深入。《关于深化国有企业改革的指导意见》中明确要求“完善企业内部监督体系，明确监事会、审计、纪检监察、巡视以及法律、财务等部门的监督职责”，首次将法律事务机构作为企业内部监督体系的重要组成部分。近年来国资委要求中央企业积极探索建立法律、合规、全面风险、内控等一体化管理平台，提高管理效能。目前，已有46户中央企业明确将全面风险管理作为法律部门的职责。法律事务管理深化法律风险防范机制，要在提升延伸上下功夫。一方面通过建立法律审核后评估等制度，努力推动法律审核从高过手率向高质量提升。另一方面，推动法律风险防范机制向业务前端和子企业延伸，实现风险防控关口前移，提升整体水平。对于某些从事投融资、资产运营等高风险业务的企业，法律事务部甚至被赋予“业务部门”的重要职责，深度参与核心业务。

技术趋势

领先的合同管理系统应具备以下要点

利用合同管理系统支撑合同业务开展是强化合同业务中台定位的重要手段，领先的合同管理系统应具备四点：首先应具备微服务架构，方便系统功能拓展。合同管理应及时响应前端业务需求，合同管理对业务支持的核心是防范风险和争取利益，提供支持的手段和工具会随着业务要求提升和技术创新迭代逐渐丰富和完善。其次要有良好的开放性，以满足与不同业务系统的集成，以及同外部不同服务商的集成。合同管理是企业运营链条中的一环，合同管理系统只有融入企业整体信息化环境，与周边业务系统融合打通才能更好地发挥其价值。三是应具备一定的智能化技术能力，以支撑非结构化文本处理。合同是典型的非结构化文本，而传统技术擅长的是对结构化数据的计算存储，难以将合同约定内容与实际经营数据进行交叉比对、预判风险。合同管理系统具备智能化能力对挖掘合同文本价值具有非常重要的价值和意义。四是要具备一定的数据治理和数据处理能力。合同数据是指导企业后续整个生产销售决策的重要数据，合同管理应规范合同分类、合同编号等数据，以保证其在整个企业范围内都具有较高的数据质量。

合同业务中台

实践案例

合同业务中台在企业中具体提供的服务和能力需要基于企业业务特色进行规划建设。

某金融企业

某金融企业主营业务是股权投资、债权投资专业化运作，以金融投资项目为主线进行业务运作和管理。该金融企业已经建设了围绕金融投资项目管理的核心业务系统，能够对项目全过程进行管理，在项目开展过程的各个环节均需要签署大量合同，风险管理部能清楚以项目维度跟踪项目进展情况，对于各阶段合同签署情况以及文本中的潜在风险缺乏途径了解，因此规划建设合同管理系统作为核心业务系统能力补充，完善合同过程管理。通过调研梳理，根据项目类型和项目阶段点，整体确定了受托、认购、托管、抵质押等15种合同分类，合同管理系统提供合同起草、合同审批、合同签署等签订过程管理，合同签署完成情况作为项目阶段精细化管理跟踪的重要手段。同时，合同模板也得到了充分应用，风险部门根据市场动态、风险动态和合规要求对合同条款的更新能够及时被业务部门应用到实际业务。

某石油集团

某石油集团已经建设有成熟的合同管理系统，主要支撑合同申报、审批、签署、付款等业务过程的开展，随着监管部门和集团内部管理要求提升，合同管理风险防范成为法律、联合监督、审计等部门重点关注领域，法律部门收集各部门对合同过程管理要求，将其转化为可量化监测预警的风险指标。在此背景下搭建合同风险监控预警系统，以对合同运行数据进行计算分析，并将风险预警推送至相关监管部门，实现对合同业务风险的实时监控和预警。

某地产集团

某地产集团已经建设完成NC、集采、OA等系统，总包、分包以及控股合同分别在各业务系统进行业务流转。由于业务和合同分散，法务部门为增强对业务合同的风险监控，决定搭建合同风控平台。合同风控平台通过接入NC、集采、OA等系统，提供相对方风险预警提示、法务审批、合同文本智能审查等服务，业务人员仍然保留在各自业务系统发起业务合同的操作，合同起草、审批等环节系统自动调用合同风控平台服务进行相应风险提示。

某物业管理和商业运营企业

某物业管理和商业运营企业已经建设有成熟的商业运营管理系统，招商、租赁等合同均在商业运营管理中进行管理。由于商业运营管理平台未提供合同模板管理和在线编辑功能，业务合同均为线下起草，存在业务字段填写内容较多、业务人员需要重复填写等问题，审批过程中也无法对文本修改过程留痕，为此法务部门决定搭建统一的合同管理系统。合同管理系统定位为合同业务中台，为前端业务提供合同范本调用、电子签章、合同文档管理、合同比对、企业征信、法律知识库等服务。

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