适当表达问题的三要素之3：适当的方式
适当表达问题的3要素分别是：
（一）适当的时机
（二）适当的场合
（三）适当的方式
提出常规的工作问题及建议解决措施可以通过前面所讲的表达技巧来提高成功率，在提不同意见、反对意见，甚至批评别人时，更要格外注意表达方式。
喜欢赞美、讨厌批评是人的一般本性，但是，问题管理要直面问题，敢于讲问题，所以也不能整天赞美领导和别人，否则就失去了问题管理的风格，甚至给领导和同事会留下“马屁精”的印象。如何才能既表达了问题，又让对方心情愉快、欣然接受呢？可以考虑以下几种方式：
问题管理包括挖掘问题、表达问题、解决问题三步曲。下面是整合应用挖掘问题、表达问题和解决问题的方法，向上级汇报或反映问题的一种句式（方式或技巧）：
X总：
我向你汇报一下XXX工作情况……（这里应提炼情况要点），当前面临的棘手问题（或关键问题）是……（这里应提炼问题的要点），我反复考虑，觉得这些措施可能有用：
一是……
二是……
三是……
（这里应陈述措施或对策的要点）
我又与XX部、XX部的人员商议过，觉得第X个措施可优先尝试，但还是不太确定，所以来向你求助，你有什么意见或建议？
（这里应等待领导的意见或指示）
如果你用这种方式向上级汇报或反映问题，绝大多数上级会赏识你。
幽默能使人感到亲切、轻松，通过幽默式的批评可以化解紧张气氛，减少敌对心理，让被批评者愉快地接受批评意见。
幽默、机智地对领导、同事或下属提出批评或反对意见，就能让对方接受，又能避免让对方不高兴。
幽默不是天生的，幽默是可以培养的。再呆板的人，只要自己努力都可以逐渐变得幽默起来。美国前总统里根以前也不是幽默的人，在竞选总统时，别人给他提出了意见。于是他采用了最笨的办法使自己幽默起来：每天背一篇幽默故事。
舞蹈演员邓肯对著名作家肖伯纳非常仰慕，找了一个机会对肖伯纳说：“肖伯纳先生，你有聪明的大脑，我有漂亮的容貌，如果我们结婚，我们的孩子一定既聪明又漂亮！”
肖伯纳没有直接拒绝，而是回答说：“如果我们的孩子容貌像我（指丑陋），智力像你（指不聪明），那就太糟糕了！”......
肖伯纳的这一回答只是幽默地拒绝，邓肯并不愚蠢，她是美国著名舞蹈家、现代舞的创始人，她肯毕生从事舞蹈改革与创新，她的实践和理论对当时和后来的舞蹈艺术发展都有很大影响。
肖伯纳上述回答所用的事实并不准确，但这一幽默的话语反映了一个重要规律：在两人、两个单位或两种事物合作或结合起来发挥作用时，人们一般会希望两者的优势都能发挥出来，但是，经常会事与愿违，两者的弊端同时发挥作用的情况也屡有发生。
常言道：“良药苦口”，但是，如果良药能够做到不苦口，岂不更好！委婉地或幽默地提出意见都是一种“良药不苦口”的表达方式。幽默地提出反对和批评意见应用起来比较难，而且对于那些悟性较差或顽固不化的人，幽默往往起不了作用，委婉地提出反对和批评意见适用范围更广、更容易应用。
在前面讲到的邓小平写给毛主席的信中，可以看出邓小平非常委婉地表达了自己希望再次出山的愿望。
小李是一家企业市场部策划人员，他起草的一个活动计划本来准备交给上司，安排讨论，但搁置了一段时间，他以为上司不再需要，就把电脑中的存档文件移到旧文件夹中。有一天，上司突然向他要这份计划，他一时找不到，便托词“在家里的笔记本电脑中”，随后，抽时间再重新做了一份以应急。同事小张有点嫉妒小李，知道了这一秘密后，马上向上司打小报告，上司批评小李丢失了资料还撒谎。
小李坦率地向上司承认了自己的过失，事后并没有向小张兴师问罪，而是对小张说：“看来，我寻找资料的速度，赶不上向领导通风报信人的速度啊！”这样表了自己知道是谁打的小报告，给对方一个小小的委婉的警告。
在企业中需要解聘员工、解除部门经理或高层管理人员职务时，绝大数情况也需要用委婉表达法。即使由于能力有限、业绩不佳而解聘，在对被解聘人员解释、对外界公布时，也会以个人发展、不适合岗位，另有其它事务等委婉的说法表达。
下表是一些常见委婉表达与生硬表达的实例比较。
委婉表达与生硬表达比较
用专业语言提出不同意见、反对意见、甚至批评意见，会给人以理性、专业的印象，而且有理有据、说服力强，容易达到让人心服口服、欣然接受的效果。即使对方不接受，也不会有明显的抵抗和反感。
如果你在专业知识和理性分析方面如果具有优势，应该挖掘潜力、发挥优势。如果你在这一方面不具有优势，也可以向专业人员请教和咨询，或引用专业报告和数据，改进自己表达问题的效果。
“对事不对人”是人们常说的批评准则，事实上，把事和人完全分开是不可能的，只对事不对人也是不可能的！
可以分开的是，某一问题是某人一时一事的表现，还是平时的习惯（风格）和态度。准确的说法是，不管是批评人，还是批评事，重点应批评某人一时一事的表现，而不要把某人一时一事的不佳表现轻易扩展为平时的不良习惯（风格）和态度。
对下属已经做错的事情，批评可以严厉一些，并可以强调错误带来的后果及严重性，但不要没有依据地推广到对他习惯（风格）和态度的批评，更不要对他的人格进行攻击。批评的言词要留有余地，让批评对象有自己认识和改正的机会。
例如，李先生的下属给他提交的一份报告中由于一个数字的小数点错了一位，使李先生在给董事会汇报时出了丑，汇报结束后，李先生怒气冲冲地找到下属，马上训斥：“你长眼睛要干什么用！我看还不如瞎子，这么重要的数字让你搞错，像你这样的工作态度，不要指望加薪和提拔！”
这样的批评针对的是“习惯和态度”，显然是不妥的，应该改为针对“人的一时一事”，例如：“你昨天给我提供的数字让我在董事会汇报时出了丑，影响了我的晋升机会，也给你自己的形象抹了黑！幸亏发现得早，否则会给公司造成十万元以上的经济损失！你回去检讨一下为什么会出现这样错误，想想如何将功补过！”
对于下属的一些偶然错误，应该以提醒代替批评。如果是由于能力不足、专业知识和专业技能不足造成的错误，批评也不起作用，只能提醒和督促下属提高技能、学习知识。
有些领导由于工作忙忘记了已经约好的事情，反过来责怪下属没有告诉他。有时也会把整理好并已交给他的文件放在一边，忘了批阅和签字，有关部门追要时，他反而质问下属为何不提醒他或早点给他。遇到了这样的事，下属要多提醒而少批评。也有的时候，领导给下属承诺的事情忘记了兑现，有些下属就在背后发牢骚，或谴责领导不讲信用。这种情况下，发牢骚、谴责都不如找机会提醒领导更为简单、有效。
注：本文是《问题管理：高水准的问题分析与解决》书摘之33，左下角“阅读原文”是购书链接