清华前研工具箱：科研学习到底该如何管理好时间？
在日常生活、学习和工作中，时间管理的重要性不言而喻。毕竟，一天也只有24个小时。关于时间管理的方法和技巧，已被反复介绍和说明。但有时却依旧面临一些困境。
日子过得忙忙碌碌！整天忙得团团转。把自己逼到极限，晚上倒在床上精疲力竭，第二天早早起来，又是如此，周而复始。做了许多事，但有时内心会有这样的感觉，“这又怎么样呢？你所做的真的那么有价值吗？”
所以，到底该如何才能管理好时间呢？
一. 什么是时间管理
要进行有效的时间管理，我们首先要弄清时间管理的本质。现有的时间管理理论对此认识经历了一个不断发展的过程。大致来说，可以将之分为四代。
1. 前三代理论
第一代理论：建立在“备忘录”的基础上，以便笺和日程表为特征，一般随身携带日程表，作为参考，以免忘事。这种方法虽然能做到随机应变，但却经常有事情被遗忘。
第二代理论：“计划与准备”，以日历和约会登记簿为特征，强调效率、个人责任感、确立目标，事先做计划。这种方法虽然能够提高效率，但却不一定能收获内心需求或使其思绪平和。
第三代理论：“计划、排序、控制”，其进步之处在于会花时间明确自己的价值观和优先考虑的重点，制定长期、中期和短期目标，将自己每一天的活动都进行优先排序。可是，僵硬呆板地执行计划，把时间安排得满满当当，同样会伴随着“窒息感”和“紧张感”，让人难以长期坚持。
由此可见，在提高效率、做出计划、优先排序、明确价值观和制定目标等方面，前三代时间管理法的确使我们生活中效率的提高有了长足的进步。但是，前三代时间管理法的固有缺陷却很难让实现个人成长与有序安排生活之间找到一个平衡点。
2. 第四代理论与时间管理矩阵
与前三代看重“紧迫性”不同，第四代理论的基石是“重要性”。这是对传统时间管理中“嗜急成隐”思维方式的否定。
这一理论认为，很多重要的事情，有利于实现我们的总目标而且使我们的生活丰富多彩，富有意义，然而它们往往不会对我们有影响或逼着我们赶紧去办。正因为这些事情不“急”，所以我们必须去做。
“时间管理矩阵”能更直观地看出时间使用方式以及更好地解释为什么“重要但不紧急”的事是我们必须去做的。
紧急之事通常显而易见，推诿不得；也可能讨好、有趣，却不一定很重要。
重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。
第一象限任务“紧急又重要”，但过分重视，只会导致其范围越来越大，最终占据全部的精力和时间。
第三象限和第四象限事务，不论是否紧急，都是“不重要”的。在这些事务上，花费过多的精力，只会导致个人忙忙碌碌却收效甚微。
第二象限事务包括制定长期规划、建立人际关系等等，这些能让我们生活大为改观的事情，却总因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。
因此，只要能确定自己的第二象限事务，而且即知即行，就可以事半功倍。这也就是帕雷托原则——以20%的活动取得80%的成果。
二.如何进行要事管理
明确了第二象限事务的重要性，那么，如何将这种思维方式融入到日常的时间管理之中呢？
史蒂芬·柯维（Stephen Covey）提出，理想的管理方法会鼓励并协助你，注重于虽不紧急却极重要的事。最有效的方法是以一星期为周期制定计划。一周7天中，每天各有不同的优先目标，但基本上7天一体，相互呼应。
“逐日计划给我们提供的是一个有限的视野；我们的注意力通常集中于当前事务。紧迫性和快速取代了重要性和效能。而一周计划为我们所做的事情提供了更宽广的背景视野。图像更大，让我们能看到这些山脉究竟是什么。以周为背景，会对日常活动有更合适的判断尺度。”
一般而言，以第二象限事务为中心安排日程需要以下四个步骤：
Step 1: 确认角色
写下自己未来一周的角色。如
Step 2: 选择目标
思考下一周计划中每一任务栏下你最想做的一两件要事，作为选定的目标。这些目标中，一定要有几个第二象限的事务，最好让这些短期目标与使命宣言中的长期目标相关联。
Step 3: 安排进度
为每一项目标安排具体的实施时间。
这样将重要事项进行了安排之后，日程表中还留有很多空白可以安排别的事情。如此一来，不仅能做到“要事第一”，还能具有自由和灵活性以应付突发事件。
Step 4: 每日调整
有了周计划之后，原来的日计划变成了日调整，即根据突发事件、人际关系的意外发展以及崭新机会对每天的要务进行适当调整。
三.工具助力时间管理
“管理工具必须便于携带，随时可供参考修正。”
虽然决定时间管理成功与否的，是思维方式而非工具，但选择合适的工具的确能助力时间管理。信息化时代，电子产品的便携性在某些方面已超过传统的纸张，因此使用APP进行时间管理也成为了不少人的选择。下面仅以“滴答清单”为例，说明如何使用APP来践行如上步骤。（由于“滴答清单”可以在微信、Android、IOS、网页以及PC端实现多端同步，此处仅以PC端为例，说明操作步骤）
Step 1: 建立清单，确认角色
建立不同的清单，代表自己的不同角色。这样，每个清单中的任务代表自己作为该角色需要完成的事项。
Step 2: 创建任务，选择目标
在每个清单下制定属于该角色任务。这一功能有两种实现路径：
一是在“收集箱”中快速创建任务，“收集箱”相当于一个任务库，将能想到的任务都在收集箱中列明，再按照不同的分类移动到各个清单之中。
二是直接在每个清单下，列出每个清单中需要完成的任务。
列好任务后，可以通过给任务设置高优先级、创建智能清单的方式，筛选出“重要不紧急”事务。
此外，对于需要花费较长时间完成的项目，可以通过创建子任务，“化整为零”，把子任务分时段安排。
Step 3: 日历视图，安排进度
确定好下一周的第二象限任务，点击日历视图下的周视图，拖动不同任务至不同日期，可以直观的看出下一周任务的分布。
Step 4: 拖动任务，每日调整
如果每日计划有临时的变动，需要对某个任务进行调整，可以在日历视图下拖动该任务至相应日期。
例如，读书会从周一改至周二，那么，就可以拖动“读书会”这个任务至周二的框内。
Step 5: 提高专注，执行计划
正如前文所说，“即知即行，才能事半功倍。”使用番茄工作法，进行如下操作，以提高自己计划的执行力。
*文章参考
史蒂芬·柯维,《高效能人士的七个习惯》.
史蒂芬·柯维,罗杰·梅里尔, 丽贝卡·梅里尔,《要事第一》
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