【改革再出发】经管学院研究生会：高效精简、实心任事的研究生会是怎样炼成的？
实行科学管理，聚焦同学需求
——打造高效精简、实心任事的研究生会
同济大学经济与管理学院研究生会
为深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和习近平总书记关于青年工作的重要思想和关于教育的重要论述，在中华全国学生联合会第二十七次代表大会精神的指导下，经济与管理学院研究生会本着全心全意为同学服务的初心，开展了优化运行机制以提升工作效率、聚焦同学需求以提升工作效果的自我革命工作。内部运行效率的提升主要通过创新组织体系、加强知识管理实现；而工作效果的提升则依赖于对同学需求的时刻关注、实实在在地为同学服务。
01
内容
我们处在一个VUCA时代，易变性（Volatility）、不确定性（Uncertainty）、复杂性（Complexity）和模糊性（Ambiguity），这为新时代学生会组织聚焦主责主业、推进自我革命带来了诸多挑战。尤其是在进行研究生会组织精简之后，如何提升运行效率，改善工作效果，全心全意为同学们办实事，便成为了每个学生会组织需要深刻思考的管理问题。
实际上，我们早在2018年时就启动了改革步伐，并逐步形成了较为完善的改革体系。我们坚信，研究生会对内改革不能只关注效率，更应关注效果；我们坚信，研究生会对内改革不能只审视组织内部，更应该往外看，关注到同学们的需求，否则容易南辕北辙。基于此，我们先后推出了一系列提升“双效”的改革措施，历经三年的发展已初见成效。
创新组织体系、加强知识管理，以科学管理提升效率
在创新组织管理体系的创新方面，我们摒弃了传统纯部门制的组织体系，代之以“部门—项目组”的组织体系。在这种新型组织形式下，研究生会的小型、日常任务仍按部门进行打包分派，以发挥部门的经验优势；在举办大型、特殊活动时，根据活动流程、所需完成任务确定与之匹配的项目组职能，从研究生会内部的各个部门中选拔合适的人员进入到项目组中，形成了一种“静有部门，动有项目组”的管理运作机制。
“部门-项目组”组织体系
青春告白祖国主题歌会项目组人员合影
学院研究生代表大会项目组人员合影
在加强知识管理方面，我们注意到研究生会每年60%左右的工作任务是基本不变的，但由于相关工作经验等隐性知识主要靠口头传授，无据可查且效果有限，这就导致处理此类工作效率较低，并且工作效果也未获得较大程度提升。为此，我们采取了以下两条措施：一是在开展每项工作之时，必须保留该过程中必要部分的纸质文件并使其尽量详细化、标准化；二是在完成每项工作之后，必须总结在完成该工作中所遇到的困难、所获得的经验、活动流程、注意事项等并形成纸质文件，以便为下一次开展相同或类似活动提供参考。上述两条措施的核心目的在于使隐性知识显性化，并增强显性知识的编码程度。
聚焦同学需求、服务同学成长，以实心任事提升效果
我们注意到，以往工作中有时会存在这样的问题：同学们对我们开展的某些活动的参与热情不高。针对这一现象，我们逐步认识到这是因为我们所举办的活动与同学们的实际需求不匹配。为此，我们采取了以下两项措施进行改革：一是让研会成员积极了解自己所在班级内部同学们的诉求并定期整理反馈，同时与各班班长保持沟通，以确定同学们的真正需求，并将这些需求考虑进研会的工作计划中；二是积极与学生委员会、研究生党支部等组织协同合作，尽可能协调利用各方资源开展对同学们成长成才有益的活动，并扩大服务的覆盖面。
02
成效
经过三年多的不断改革和完善，历经实践检验，我们实施的提升“双效”改革措施已取得了一定成效。研究生会的组织体系日益完善，各项工作流程趋于规范、标准，工作效率得到大幅提升；同时基于同学需求所开展的活动也得到了同学们的积极参与和正向反馈，工作效果也有了可喜提高。
管理优化，高效精简
得益于“部门—项目组”的新型组织体系，研究生会成员可以自由选择自己擅长或感兴趣的岗位，充分发挥自身才能；同时，在知识管理工作加强后，凭借历届研究生会成员留下的各类活动经验总结，新成员能够快速掌握举办各类活动的基本流程、要点、注意事项等，迅速成长为能够独立处理各类事务的后备骨干，并将更多精力集中在如何提升活动内容实效方面。
举例来说，研究生会历年的迎新晚会都是由新成员组成的项目组作为主干力量完成的。由于有前人“排雷”，新成员们便避免了临场调度混乱、物资准备不充足等问题，从而有更多时间来提高晚会本身的质量。据统计，最新一届迎新晚会观众人数达到四百余人，较上一年增长一百人左右；而凭借留存下来的日常工作文档，与过去相比，我们完成日常工作所需时间降低了1/3至1/2。所以即使在研究生会人均工作量不断增加的今天，凭借高效的办事效率，我们仍能游刃有余。
2021年经济与管理学院迎双新晚会
2021年经济与管理学院毕业日活动
定位精准，反响热烈
在充分深入地了解同学们的实际需求后，我们协调各方资源，协同开展了一系列有助于解决同学们实际问题的活动。我们先后联合学生委员会和班级举办了“经世致用”学术可持续发展沙龙系列活动，该活动致力于为同学们解决在留学、论文撰写等方面面临的困惑，活动历次参与人数总计达到600余人；在学院党委领导、团委指导下，联合学院职业发展中心、学院研究生党支部开展了“菁英计划”学生骨干成长加速营系列活动，该活动以锻造有理想、有情怀、有担当、有作为的学生骨干为目标，定期邀请嘉宾为同学们答疑解惑，历次活动参与人数总计达到400余人。除此之外，我们所开展的毕业日活动、“济世路，看小康”活动也都获得了同学们的积极参与和热烈反响。总体来看，研究生会改革之后，同学们对我们活动的参与度有了较为明显的提升，真正做到为同学们健康成长成才保驾护航。
“菁英计划”学生骨干成长加速营第一期
“菁英计划”学生骨干成长加速营第四期
“经世致用”学术可持续发展沙龙第四期
自研究生会探索改革以来，我们一直致力于优化管理以提高运作效率，聚焦同学需求以提升工作效果，力求打造一个实心任事、服务同学、高效精简的研究生会。通过实施相关的改革措施，我们已取得一定成效，能够出色完成各项工作任务，承担起党团赋予的责任和使命。但改革永远是进行时，展望将来，我们必将继续以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，充分发挥学生会组织在服务青年学生健康成长中的生力军作用，团结带领广大同学树立远大抱负、矢志拼搏奋斗，把奋斗作为青春最亮丽的底色，争做担当民族复兴大任的时代新人。
来源｜同济大学经济与管理学院研究生会
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