送货单填写注意事项及法律风险防范｜信用风险管理
【分享在前面】经常听到许多供应商说在与一些客户进行买卖交易时，一般没有签订书面合同，往往是按一个电话或传真，就把货送了过去。
因此在客户拒付货款而不得已提起诉讼时，供应商（送货人）提供的证据也就只有送货单了。
那么这有什么法律风险呢？！今天的文章特将供应商（送货人）在送货单上的法律风险总结成文如下--
通常，因为送货单存在瑕疵，导致有的供应商（卖家）败诉，或者不能完全胜诉。
一、送货单法律风险的主要表现
1、主体名称及签章不规范
送货单位名称不完整，甚至错误。这个风险相对较小。但收货单位的名称不完整甚至错误，则风险非常大。
而且，绝大部分的送货单只有收货单位的仓管人员个人签名，或者是加盖未经备案的内部专用章，而没有收货单位的公章。
这些风险往往导致败诉，原因是：
收货单位如果不承认仓管人员是其单位的员工，而又没有其它证据（比如社保、劳动合同等）证明这个签名人是收货单位的员工，则法院往往是判决仓管人员个人承担还款的责任。这样的判决书在现实中非常常见。
另外，收货单位的内部专用章，由于未在公安机关备案，则无从证明这个专用章是收货单位的。如果收货单位不承认，则无法认定这个专用章出自收货单位。这样的例子也不少见。
那么应该如何处理呢？
（1）、送货单上的送货人应当准确无误。
应按照自己营业执照的企业名称印制送货单。常见的问题是，本来是在东莞注册的企业，写成有关联的香港或台湾企业；本来是某厂、某贸易部，写成某公司；本来是公民个人，虚构某厂、某公司。
如果诉讼，原告是谁呢？这样，在诉讼到法院时，就要到工商局查询证实不存在错写的单位，再提供证据证明是自己送的货，从而增加了诉讼风险。
（2）、认真核实客户名称及资信情况
客户名称也应当填写其营业执照上企业名称的全称。有的发货人员为图省事，不填写客户名称的全称，只简明扼要的写三、二个字。更有甚者，收货方根本没有工商登记，法律上不存在该企业单位。如果收货方在送货清单上只签名不盖章或没有依法工商登记，则难以确认具体的债务人，那您告谁呢？
2、诉讼时效
一般而言，送货单上往往只有交货的时间，而没有写明付款的时间。如果是这种情况，目前在许多法院的判决中，诉讼时效永远不会超过。我们曾经打个一场这样的官司，送货单是十几年前的，被告认为已经过了诉讼时效，一审判决认为确实过了诉讼时效，判决我们败诉，我们上诉到中级法院，中级法院对一审判决进行了修改，判决我们胜诉。
但如果送货单上确实注明了付款的时间，则诉讼时效是从付款时间的第二日开始计算，如果没有证据证明在两年内送货单位已经向收货单位追讨货款的，则会超过诉讼时效，送货单位的货款诉讼肯定会败诉。这样的例子也不少。
3、产品质量问题
有很多送货单诉讼是因为产品质量而引起的。收货单位往往承认收到了货物，对数量没有意见，但却认为质量有问题，反诉送货单位赔偿巨额的损失。
这样的判决非常多，特别是送货到外省或外地，外省外地的企业很喜欢搞这一套，有些是故意诈骗广东的企业，我们有个当事人送货到南海某个企业，谁知道南海的企业与江西省某家企业搞联营，这家江西省企业在江西起诉我们的质量问题，打了三年多官司，最后调解了，我们损失了七十多万元。
基本上90%以上的送货单中未提及到质量问题的解决方法，有些送货单提到了，但语言表述非常不规范。
4、货款被骗
有些送货单对货款的支付没有详细规定，导致收货单位将货款支付到了送货单位的业务员或司机的账号中，这些业务员或司机收到货款后，就跑了。
如果金额只有二十万元以下的，目前公安机关限于警力、时间的有限，基本上没有精力来立案处理，往往是不了了之。即使抓到人了，钱也挥霍光了，对于企业来讲，损失是无法挽回的。
有些企业想追究收货单位的责任，但由于送货单上送货人是业务员的名字、司机的名字，收货单位将款项打进这些人的个人账号，在某些法官看来，可能也是合理的。
二、防范措施
1、严格填写名称、加盖公章或让收货单位的法定代表人签名
很多企业反映，加盖公章或让法定代表人签名很难，这样搞生意就做不成了。如果是这样，我们建议采取下列方法：
如果是收货单位的仓管人员个人在送货单上面签名，则送货单位应当尽快通过快递一份报纸或其它无用的资料到收货单位，收件人要写明是仓管人员的全名，收货单位的地址、固定电话要写清楚，如果仓管人员或收货单位的保安签收了这份快递，则法院一般可以认定：这个仓管人员就是这个收货单位的员工。到时，收货单位想否认也就很难，法院不会相信。
除了这个方法外，还有其它的许多方法，企业的销售部门要认真想想，多总结。
2、尽量不要写付款时间
送货单一般是没有写明付款时间的，这种送货单是比较安全的。因为如果没有付款时间，送货单位是可以随时要求收货单位付款的，而如果写了付款时间，在时间未到之前，送货单位是无权要求收货单位付款，而且，很容易陷进诉讼时效的风险之中。
3、产品质量的标准或验收方法要写进送货单
产品质量问题是中国企业的通病。如果在送货单中明确约定了质量标准，则应当按照这个标准来鉴定质量问题。如果在送货单中没有约定标准，则根据我国合同法的规定，法院一般是要求鉴定机构按照国家标准、行业标准进行鉴定。
有些行业的产品，虽然有国家标准，但没有强制性标准，而只有推荐性标准，而发送的货物（即企业自己的标准）往往是低于国家推荐性标准的，如果送货单中未约定企业自己的标准，则肯定会败诉。因为未约定时，往往要采用国家推荐性标准作为鉴定质量的依据。
所以，企业应当先了解自己的产品是否存在国家标准、行业标准、地方标准，要根据标准来生产、销售，如果低于标准，则质量诉讼的风险非常大。尤其是外省的个别企业是专业性的骗子，专门找这样的企业下手，把好多企业搞得破产。
合理表明买方提出质量、数量异议的期限和方式
《合同法》规定了买方对货物的数量和质量异议方式。作为送货人，送货单上最好约定数量和质量的异议期限和异议方式，以免买方借口数量不足或质量缺陷为由拒付货款，增加诉讼风险。
另外，在送货单中要写明：“收到货物后，应在五日内自行验收。如果存在质量问题，应在三日内提出异议，未提出者，视为质量合格”。这样的条款是非常重要的，一定要写入送货单中。
4、应写明货款直接支付到送货单位指定的账号或正式委托的代理人的账号
送货单中如果明确写明：收货单位支付货款时，应支付到下列账号……。任何人未经授权，不得收取货款，收货单位也不得将货款支付给任何未经正式书面授权的人，否则，视为未支付货款。
合理的表明付款方式及违约责任
付款方式包括货币种类、支付时间和结算方法等内容。如果约定了付款时间及逾期付款的违约责任（比如每天按逾付款金额的2‰计算），买方没有按时付款的，卖方就可以主张迟延付款的违约金。这样，买方若想拖延付款，则要考虑其违约成本而有所顾虑了。
【延伸阅读】
送货单填写保存法律风险预防
送货单一般由以下七部分内容组成：1、客户名称；2、送货单号、3、送货日期；4、货品名称、规格；5、单位、数量；6、单价，金额；7、送货人，签收人。
一、内容填写要求明确、具体
1、标头明确收货单位、收货负责人、联系电话，作用为：
（1）在一定程度上防止因收货人（以及签收人）与诉讼中的被告是否为同一主体举证不足而引起的法律风险。
（2）在公司日常管理中可以使客户分类，明确收货人更为明确清楚，使得业务资料管理更为规范、清楚。
2、品名、数量、单价、总价款应当写清楚，作用为：
（1）法律作用为防止因合同履行内容不明确而引起对方主张我方合同履行不符合约定而产生争议。
注意问题：送货单内容一定要保持与《购货合同》或《定单》或口头约定等产品订购约定一致，如内容有所变更，应在送货单中明确表明。
（2）在公司日常管理中，可以起到使送货明细有据可查，财产对账以此作为依据清楚，明确，员工工作认真考核的依据，要求支付货款的依据。
3、送货人，收货人（签收人），送货年月日应当填写清楚。
（1）法律风险：无收货方签收，此单无法律效力，诉讼时效起算时间，合同履行是否符合约定等无法确定，容易产生争议，送货人不明确可能导致公司管理混乱。
（2）注意问题：实践中最常见法律风险为签收人并非法定代表人或合同指定收货人，诉讼中对方否认收到货物风险防范方法：
A、电话催收录音中明确送货当时对方收货人名字。
B、催款函明确送货当时收货人名字，并明确如对本函件内容持有异议，应当于 年 月 日前明确提出。
C、诉讼中追加实际收货人为被告，理论依据为合同中一方当事人指定合同权利继受人为第三人或撤回本诉另行起诉收货人。
实践注意：生意往来过程中要对对方基本情况有详细了解，便于明确被告主体身份。
二、 送货单内容特殊问题：
1、加印异议提出内容，规避可能因此产生的风险。底部加印，如对本产品质量有异议，应于收到货物之日起 日内向送货方提出，双方对此另有约定的除外。
2、收货异议提出及处理：
（1）我方作为送货方，送货时发现实际数量、质量规格型号、品牌等与约定不一致情况，应当根据交易习惯和合同约定及时予以调换，同时一定要补足调换单据，要求对方签字确认，以免由此引起更大损失致使购方索赔及货款不能收回。
（2）我方作为收货方遇到此种情况，该不合格产品应当拒收并同时在送货单上标明，证明送货不符合约定，并及时与对方协调换货或退货，计算损失明细及数额，并向对方发出明确的意思表示，如果对方在限定时间内未按照我方要求处理，应及时通知律师处理。
三、送货单保存留档
1、公司应当制定一式四联送货单，财务、库管、业务、收货方各留一联，内容要求保持一致。
2、公司与欠款方对账时，应以送货单作为依据。
3、在欠款有未全部收回之时，严禁将送货单销毁有对方签字确认的一联，应永久保存，保管此联员工离职之时应当将原件进行交接。
4、应当按照送货时间或客户分类进行归类保存。
5、日常使用注意事项，如需传真，应当复印后再进行传真，如与对方对账使用，应尽量避免使用原件。
四、其他注意事项
1、双方签字确认的送货单应一式两份，避免我方没有底联原件。
2、对方签字时一定要清楚手写部分（签名、时间、异议等）具体内容，防止不清楚对方意思表示。
3、如果对方委托第三方收货，应要求订货方以传真、短信形式明确说明，或在对账单、催款函中明确或在合同中明确收货人为第三方或要求第三方进行说明。
4、名称要求确定为《送货单》《收货单》避免用《出库单》。
本文综合来源：
1、《送货单的法律风险及防范》 作者：吴亚平律师
2、《送货单上的法律风险防范》 作者：曾庆鸿律师
3、《送货单填写保存法律风险预防》作者：陈亮律师
【小A随谈】
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了解信用险，你也可以看下面的文章：
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回复39，查看《企业坏账损失风险转移》
回复145，查看《大地出口信用保险的承保要求》
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