【原创 · 高谈博论】干货+图解！如何正确理解和运用不相容职务分离（下）
上期我们针对不相容职务分离的认知要点以及常见误区进行了分析，本期我们将讲解两个更加实务的话题：不相容职务分离的运用前提以及实务操作。
不相容职务分离的运用前提
很多企业虽然认识到不相容职务分离的价值，然而在实际运用中并没有完美的运用。因为，如果所有企业都按照授权批准、业务经办、会计记录、财产保管和稽核检查五类动作两两分离的基本原则实施不相容职务分离，那么企业的人员数量可能要翻上几倍，人力资源成本将大幅上升。所以，很多企业考虑成本效益原则，对存在的不相容职务并没有做到严格分离。那么，不相容职务到底什么时候必须分离，什么时候可以暂缓分离？我们认为判断不相容职务是否需要严格分离的前提条件有两个：
1、不相容职务未分离的风险有多大。
内部控制并不是要防范所有业务流程中的风险，因为有些低风险的事项是企业可承受的，而且防范的措施成本会高于风险降低带来的收益。同样，不相容职务分离的程度也要考虑成本效益原则，要判断风险的大小。在考虑企业不相容职务未分离的风险时要分析两个方面的因素：一方面要考虑企业的业务规模，很多小企业的人员较少，管理幅度不大，业务简单，业务的操作流程大家都一目了然，管理层既不可能通过增加人手来分离业务职责，也完全可以通过对具体人员的管理来解决职务未分离的风险，所以这个时候不需要完全的不相容职务分离；另一方面要考虑企业对关键岗位的信任程度，有些企业在管理模式上采用的是关键岗位的家族化管理，这时候对于这些职务未分离的岗位的人员是充分信任的，比如近亲的家族人员担任会计兼出纳，那么这个时候也不需要对不相容职务进行严格的分离。
2、不相容职务未分离是否有替代措施。
企业有的时候会发现不相容职务未分离的风险不小，但是需要增加人手的成本也很高，那么我们在不相容职务未分离的情况下，就要考虑有没有替代性的措施。如果有替代性的方法下，不相容职务也可以做到暂不分离。比如有企业财务人员数量有限但财务工作量较大，出纳不得不也做账务，同时还要领取对账单，编制余额调节表，于是为了防范会计兼做出纳的这个不相容职务未分离的情况，公司财务总监规定财务部的四名财务人员每人轮流做三个月出纳，通过财务的轮岗这一替代性措施来解决不相容职务未分离的风险。
综上，我们可以看到不相容职务并不是需要严格分离，在特定的条件下我们可以接受不相容职务不分离的现实。然而不管企业是不是严格分离不相容职务，对不相容职务的识别和分析则是需要严格执行的，只有如果哪些不相容职务没有分离都没有全面识别的话，企业是很难进行有效风险防范的。
如何更好地运用不相容职务分离
在企业的业务流程的实际操作中，为了能有效地识别不相容职务，更加灵活的运用和完善不相容职务的控制措施，我们有以下一些建议：
1、通过识别重要的信息及其流转和沉淀的岗位来发现不相容职务未分离的情况。
很多内控实践人员根据授权批准、业务经办、会计记录、财产保管和稽核检查这五类动作属性来识别不相容职责。然而，一方面对有些动作的属性并不容易简单判断，另一方面企业的不相容职务会根据业务模式以及业务规模的不同而产生变化，所以这一原则的具体运用会遇到一些问题，同时教条的对照法规文本和书本知识来识别不相容职务可能会僵化而不全面。
我们认为，不相容职务分离的核心本质是“信息的跨岗位一致”，所以在识别和分析哪些职责是不相容职务时，较好的做法是首先对公司的各职能部门的重要业务信息进行识别，并分析其是否只是在单独的岗位进行流传和沉淀，以此判断不相容职务未分离在企业实际的存在情况。
2、对不相容职务未分离的岗位进行定期的评估和监督。
当我们发现企业因为考虑了成本效益原则，对一些不相容职务存在未分离情况时，我们应该做好完整的记录，并定期对这些不相容职务未分离的环境和原因进行评价，一旦发现环境和原因发生改变时要及时进行措施的调整。
3、关注和建立职务代理中的不相容职务分离。
很多企业在日常的经营管理中对不相容职务的分离做了严格的规定，然而当有些岗位因为临时性的请假，需要进行职务代理时，很多企业却没有严格规定代理的程序和要求。这个时候，企业的请假人员往往会根据自己和同事熟悉程度以及以往的操作惯例来选择交接的岗位，从而出现不相容职务由一个人来操作的情形，而且由于是临时性的交接，这种情况常常得不到管理人员的足够重视，从而出现特定环境和时间下错弊行为的发生。所以良性运转的企业应该对职务代理时各个岗位的交接要求进行规范，明确哪些岗位可以临时性的接手哪些职责，防止临时性的不相容职务未分离的情况的出现。
4、不相容职务与岗位说明书的有机融合。
不相容职务针对的是特定岗位的具体操作要求，为了让每个岗位能够更好意识到自己的操作禁区，在整理不相容职务分离的说明时，最好与人力资源部门编制的岗位说明书进行融合，即在岗位说明书中就直接标注清楚该岗位不可以接触的职责，从而从岗位设定到岗位招聘再到岗位培训时就不断地给岗位操作人员灌输不相容的理念，也帮助公司的各层级管理人员建立不相容职务分离的意识。
完
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