丢失劳动者档案后用人单位的责任分析|法行天下刘秋苏

丢失员工档案后用人单位的责任承担

作者 | 刘秋苏（江苏法德永衡律师事务所）

案情

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张某于2008年10月进入某公司工作，张某的人事档案及保险关系均从上一家单位转入该公司。2014年12月，公司与张某协商解除劳动合同。2015年1月，公司人事部门职员告知张某丢失了档案。法院裁判结果：一、公司于判决生效之日起30日内为张某补办除学历证明以外的人事档案；二、公司于判决生效之日起10日内支付张某因丢失档案造成的损失6万元。

【 点 评 】

      人事档案的权属为国有，单位和个人对档案不享有民法上的所有权，对人事档案无占有、使用、收益、处分的权利。用人单位对人事档案的占有也是暂时的，要根据规定进行流转和移交。妥善、完整地保管劳动者的档案并按照规定转移档案是用人单位应当履行的法定义务。《中华人民共和国劳动合同法》第五十条第一款规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续”。 档案丢失必然会影响上诉人领取失业金、享受相关福利和保险待遇，还会给上诉人再就业造成不便，在劳动者退休的时候还可能会造成无法办理退休手续或者无法享受养老保险待遇。但实践中不乏有的用人单位将劳动者的档案丢失，那么，用人单位将要承担什么样的责任呢？

      最高人民法院曾经在《关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》（【2004】民立他字第47号）中认为，保存档案的企事业单位，违反关于妥善保存档案的法律规定，丢失他人档案的，应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的，人民法院应当作为民事案件受理。因此可见，用人单位承担的责任是：补办档案、赔偿损失。

      关于补办档案的责任。有人认为，补办人事档案的诉讼请求属于单位内部行政行为范畴，且有些档案可能是永久遗失，无法补办，因此人民法院不能受理补办档案的诉讼请求。但实际上，补办档案属于《民法通则》第111条规定的“采取补救措施”范畴，也可视为第134条规定的“恢复原状”的承担民事责任的方式。审判实践中，档案如果能够补办的，人民法院应当支持补办档案的诉讼请求。确实无法补办的，则属于履行不能，人民法院不应支持补办档案的诉讼请求，但可以判决加大赔偿数额，以平衡劳动者的合法权益。司法实践中，判决用人单位补办劳动者的档案的占据小部分，原因在于有的档案用人单位确实无法补办，譬如学历证书、入伍登记材料等，但应当加大用人单位的赔偿责任。

      关于赔偿损失的责任。档案丢失的后果具有多样性，可能造成工资、福利、保险的损失，还有可能造成再就业的不便。由于档案丢失有可能造成劳动者与用人单位发生有关工资、保险、福利等劳动争议。实践中，能够计算损失的，法院则按照计算的损失判决用人单位赔偿。无法计算损失的，则酌定一定的经济损失。笔者在网上搜索了一些裁判文书，发现实务操作中酌定赔偿6万元的占据主流，譬如北京、江苏、河南、山东等均有此类判例。

      劳动者的档案丢失必然会影响退休、影响社保，譬如有可能使得缴纳社保不足15年而造成劳动者的经济损失。以笔者所在的江苏为例，《江苏省企业职工基本养老保险条例》第四章第十八条第三款规定，缴纳社保不足15年的，不予办理退休手续。缺乏原始档案，如招录档案、离开档案、调动档案等，不能认定视同缴费年限。这样的话，假如劳动者因为档案的丢失导致缴纳社保的时间不足15年，就无法办理退休手续，享受退休待遇。人事档案是劳动者身份、学历、工作履历资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会保险待遇、组织关系紧密挂钩，尤其在计划经济年代，是劳动者工作轨迹的重要依据。由于档案的制作、转递、移交不能由劳动者本人参与，只能由用人单位负责档案管理的相关人员按规定制作、交接。因此，制作、保管、交接档案应视为用人单位的职责，1992年6月9日劳动部、国家档案局印发的《企业职工档案管理工作规定》，则将用人单位的档案管理职责予以法定化。因用人单位遗失档案造成劳动者发生损失的，劳动者有权请求赔偿损失。

    作 者 简 介   

     刘秋苏，中国法学会会员，中国农工民主党党员，江苏法德永衡律师事务所高级顾问。1997年毕业于中国人民大学，2003年通过国家统一司法考试，2007年任二级法官，曾担任政协常委，在县、区和中级人民法院工作19年间，获得全国和地方各级表彰奖励百余次，二等功一次，三等功两次，撰写的论文在人民日报、法学杂志、法律与医学等报刊发表，积累了丰富的办案实践经验和法律风险控制经验。

领域：劳动/房地产/公司法律顾问。