@“云办公”企业，注意保护你的商业秘密！！
“云办公”企业
商业秘密保护提示
根据统筹疫情防控和经济发展要求，本市复工复产正在有序推进，线上“云办公”已经成为当前众多企业的常态化工作方式。疫情防控特殊时期，企业更需加大经营风险防范力度，避免在复工复产过程中遭受财物、人力资源、知识产权等方面的损失。
针对企业线上办公如何有效保护商业秘密，奉贤区人民检察院和奉贤区市场监管局共同作出以下提示：
强化防范意识，做好保密教育
商业秘密是企业的无形资产、宝贵财富，企业应强化防范意识，采取合理、适当的保密措施，保护企业商业秘密不受侵害，促进企业稳健发展。
企业应对员工加强保密教育，及时对商业秘密保密制度予以公开和明示；
通过在线会议、邮箱发送等形式向员工公布和强调保密制度内容；
和涉密人员通过电子签章、送达等方式签署保密承诺书。
完善保密制度，分层采取措施
企业应建立完善的保密制度，针对在线商务活动涉及到的企业经营信息、技术信息等不同商业秘密，准确划分秘密范围和密级，确定保密责任人和直属部门，根据信息重要性确定不同的密级和保护方式。
对设备、数据库和各类应用系统及其账户实行权限管理；
建议实行销售、采购、研发不同系统权限分离；
根据岗位职责或特定工作事项按“最小够用”原则设定权限。
做好网络防护，减少安全隐患
企业线上办公，常见通过微信、钉钉、腾讯会议等软件召开会议、传递材料，也存在员工使用自己的电脑和网络进行研发等工作。
企业应注意对各类数据库、应用系统加强账户和密码的更新及登录监管，定期进行安全检查，发现系统漏洞及时修补；
员工应避免使用不可靠、来源不清的公共WIFI、共享热点；
使用设备、网络要做好病毒防范和病毒库的升级、查杀病毒等工作，同时尽量不通过第三方软件发送核心技术材料。
加强硬件管理，降低泄密风险
企业尽可能安排员工在线商务活动使用公司配发的电子设备，严禁员工使用私人硬盘拷贝涉密信息；公司USB等设备不得在家用电脑上使用，或者严格规定使用的权限。
鼓励员工在相对安全的私人空间进行工作，对企业软件设置管理权限；
员工个人账户的申请、登录、文件下载等情况开启后台记录，防止涉密信息被窃取或泄露。
谨慎使用公章，合理运用水印
在电子文件上使用公章要严格用章审批手续和用章记录。
密钥应指定专人保管，电子印章的保护口令应严格保密并定期修改，避免相关密钥泄露、电子印章未经授权使用等风险；
确需通过网络发送重要文件材料，建议合理运用水印技术，在文件上明确企业信息和文件用途，防止公司材料和信息被盗用；
限制内部文件打印权限，确需在线打印文件的，建议设置相应的申请和审批程序，同时提示员工不能随意丢弃内部文件，做好内部文件的使用跟踪或回收。
注重人员管理，把关出口入口
复工复产时期，公司人员流动较大，应与新入职、转岗到涉密岗位的员工签订与岗位工作内容相适应的员工保密协议，并进行商业秘密保护培训。
涉密岗位员工离职前可实行脱密期管理，企业应主动告知保密义务，签署竞业禁止协议、回收系统权限；
严格审查、回收其使用的电脑等工具和掌握的核心技术材料；
必要情况下应通知与离职员工有关的供应商、客户、合作单位等，做好业务交接。
倡导依法维权，及时保全证据
常见的企业商业秘密被侵权，主要集中于员工违反保密义务或者保密约定，利用职务便利将其所掌握的涉密图纸、工艺配方、客户名单等秘密信息自行使用、披露给他人使用，或以互联网方式公开。
企业在发现被侵权后，应第一时间报案；
围绕员工身份信息、被侵权商业秘密范围、采取的保密措施、企业可能遭受的经济损失等方面及时收集和提供证据；
积极配合行政部门或者公安机关完成相关证明或者鉴定工作，最大程度止损挽损。
撰稿：奉贤市场监管 奉贤检察
编辑：吴妍
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