这7个不得不知的文档打印技巧，你一定用的上！

相信大多数小伙伴，都有过这样的困惑 👇

为什么打印的文档总有一句话在单独的页面？ 为什么别人分分钟打印上百个工作表，我却要花一天的时间？为什么其他人打印课件只需几块，我却花了几十块钱？ ......

曾几何时，助攻姐也被这些问题折磨到头秃  。在网上看了诸多打印技巧，经历了数次磨炼，终于让我总结出了一些经验教训，今天全部分享给你们！

一文囊括 Word、Excel、PPT 打印难点，强烈建议大家先转发收藏起来，打印时遇到问题立刻就能对症解决！

01

Word 打印

每当助攻姐写好工作报告去打印时，总会遇到一些问题，这让我很是奔溃。打印次数多了，我也慢慢摸出了一些门道 👇

打印内容少一页

有时候大家会发现，打印出来的文档有一句话在单独的页面上，打一份还好，要是上百份，费纸又费钱。助攻姐教你如何解决 👇

在页面顶部的搜索栏输入「缩减一页」，如果你第二页只有一点内容，Word 会自动在尽量不影响效果的情况下将它们缩成一页。

注意！Word 其实是通过缩小文本字号和间距来尝试减少页数，所以成功后字号和间距会变小。

当然，如果内容太多，减少一页会失败。这时候你可能就要手动调整页边距和字体大小了。

批量打印奖状、证书、邀请函

以前搞企业文化活动，经常要做一件事情，就是打印奖状、邀请函、席位卡，一打就是几十份，上百份。

为了偷懒，助攻姐找到了一个绝佳的偷懒妙招  —— 「合并邮件」。

用这个功能，我只要花十几分钟把模板做好，然后把获奖人员的信息表准备好，按下打印键，坐等~

步骤很简单：

❶ 首先准备两份文件 👇

一份用 Excel 表格统计好的邀请嘉宾信息。 （保存好了就可以把它关闭啦）

一份漂亮的邀请函模板。

❷ 单击「姓名文本框」，然后选择「邮件」-「选择收件人」-「使用现有列表」，找到已经保存好的 Excel 表格，最后点击「确定」。

❸ 在「邮件」-「插入合并域」中选择「姓名」。

点击「规则」，运用「如果…那么…否则」。

设置「域名」为「性别」，「比较条件」为「等于」，「比较对象」为「男」。

「则插入」为「先生」，「否则」为「女士」。

最后点击「确定」。

如果邀请函上面的文字大小不一致怎么办？

❹ 所以下一步，我们利用了「格式刷」工具，把两处的文字大小调成一致。

接下来， Excel 表格即将要和 Word 实现完美的融合啦，你准备好了吗？

❺ 在「邮件」中点击「完成并合并」-「编辑单个文档」。将「合并记录」设置为「全部」，最后点「确定」。

做完以上四步，我们可以看到以下效果：

美观的邀请函就这样高效完成啦，再来1000 个嘉宾都不是问题呢！

而且下一次要用，完全不用修改模板，直接修改Excel表里的人员信息就可以了。那个酸爽啊！

这一招还可以用来打印工资条、证书、胸卡、席位牌、信封等等等……简直就是大规模杀伤武器。

不会举一反三的旁友们，助攻姐还准备了一个我们团队的小视频，保证你一看就会~

02 

Excel 打印

将全部表格缩放为一页

在打印 Excel 表格时，表格太宽，一页打不下，怎么办？其实很简单！

❶ 按住「Ctrl+P」打印预览。

❷ 在「设置」的最后一栏下拉列表中选择「将工作表调整为 1 页」。

所有内容都缩放到一张纸上啦！

       （完整操作）

打印又细又长的表格

又细又长的表格，直接打印，会印到多张纸上，既不美观，又浪费纸张，还不方便查看，有没有什么办法把它浓缩到一张纸上呢？

❶ 全选表格，「Ctrl+C」复制，「Ctrl+Alt+V」-「选择带格式文本」，粘贴到 Word 中。

❷ 选中表格，「布局」-「分栏」，按需选择，然后选中表头，点击最右边的「布局」-「数据」-「重复标题行」。

最后直接打印出来就可以啦~

打印选中区域

有时候由于 Excel 表数据过多，我们不需要让它全部打印出来，而只需要其中的一部分，那么选中的部分该如何打印？

❶ 框选出要打印的区域，按住「Ctrl+P」打印预览。

❷ 在「设置」的第一栏下拉列表中选择「仅打印当前选中区域」。

然后我们可以看到，现在只打印选中的区域~

03

PPT 打印

一页打印多张 PPT

一页 A4 纸打印多张 PPT，考试必备杀器！拒绝超沉书包压垮肩膀、拒绝铺张浪费，妈妈再也不用担心我的学习啦~

▌PPT 直接设置

在「设置」选项中，点击「整页幻灯片」，我们就可以看到「打印版式」，比如，一页 A4 打印 2 张、3 张、6 张、9 张 PPT......

一般来说，如果想看清 PPT 上所有内容，建议选择「一张 A4 打印 6 页」的形式：

接下来，我们设置纸张的「方向」以及「颜色」，就可以进行打印啦~

而纸张的「方向」，分为「横向」和「纵向」，可以根据自己的需求调整。

但在 PPT 的「打印」设置中，只为我们提供了几种固定版式：

当这些版式都无法满足我们的需求时，怎么办呢？

这时候，就轮到我们的 PDF 登场~

▌PDF 一页打印任意张

选择「福昕阅读器」，打开 PDF 文件，点击上方工具栏「打印」或者直接按住快捷键「Ctrl+P」进行打印：

❶ 在「打印处理」中，选择「每张纸上放置多页」；

❷ 「每页版数」选择「自定义」，修改为「4×2」的形式，一张 A4 打印 8 页 PPT 是保证打印效果良好的情况下，最高的页面利用率；

❸ 勾选「打印边框」，打印时候更好区分版面；

❹ 方向选择「横向」，提高利用率。

最后，点击「确定」完成打印，So easy！

打印备注

解决了打印时的版式问题，空间利用率确实提高了。

但是我想在复习资料上加上例题和笔记时，却发现 A4 纸上余下的边边角角不够用！

职场人士有时也需要在材料上修改、划重点。这些需求又该如何满足呢？

这种情况下，我们可以使用添加备注的功能。

点击「文件」-「打印」-「整页幻灯片」-选「3 张 PPT」。

这时，我们的页面就会出现添加备注的区域：

点击「根据纸张大小调整」，可以让页面布局更合理。

▼

看完本文，你会发现，仅用 5 分钟就能轻松掌握 7 个 Office 打印技巧，而且个个都是工作中常见的难点痛点！

今天的文章比较干，大家一定要收藏哦！以后遇到打印问题记得来看看~

欢迎「点赞」、「在看」、「分享」三连，有大家的鼓励，我们就有创造更多优质干货的动力~

---

写在最后

助攻姐上周建了一个读者群，现在已经有两百多位小伙伴入驻了~除了分享职场经验，大家生活中遇到问题也可以在这里寻求解决方案~

想进群的旁友们加助攻姐的个人微信，不仅可以撩到帅气的酷girl，每月朋友圈点赞还有不定时宠粉福利大放送 👇

没错，这些书会以各种形式送给我们的真爱粉，大家记得多多留言、点赞、分享哦，没准下一条幸运锦鲤就是你！还在等什么，快加助攻姐微信吧 👇

加助攻姐微信

下一条锦鲤就是你~