商法 | 浅谈专利申请中的流程工作
社会的发展离不开科技的进步，专利制度就是为了促进科技的发展而制定的。近十几年来，越来越多的企业投入大量的资源来加强知识产权的保护，这就要求企业在加大科技研发投入的同时也需要一批熟悉技术和法律的专业人员，将科技转化为专利并加以保护，专利代理师和专利流程管理人员应运而生。代理师负责专利的实体问题，流程人员负责专利的流程问题，双方互相配合，做到实体和流程工作的有机统一。
在专利申请蓬勃发展的今天，专利代理机构是专利申请过程中沟通专利申请人（客户）和国家知识产权局的桥梁，一方面要保证代理工作符合《专利法》《专利法实施细则》《专利审查指南》等相关法律法规的要求，另一方面也要满足客户各项个性化的服务要求。
依据《专利法》，发明专利申请的审批程序包括受理、初审、公布、实审以及授权五个阶段。实用新型和外观设计专利申请在审批中不进行公布和实质审查，分为受理、初审和授权三个阶段。专利申请流程工作的主要内容是辅助专利代理师做好专利申请受理、审查、授权各个阶段中的文件递交、期限监控、费用缴纳等工作。由此可见，专利申请流程工作作为面对客户的第一扇窗户，显得尤为重要。本文将从面向客户和面向国家知识产权局两个角度，浅淡专利申请流程工作中的几个注意事项。
（一）面向客户
随着市场经济的发展，代理机构间的竞争愈加激烈，优质的服务往往蕴含在细节中。优质服务源于专业，贵在细节。专利申请流程工作中专利代理机构应当提供及时、准确和专业的服务。
1.及时
递交前收到客户的咨询信函，积极响应答疑解惑；递交国家知识产权局的案件需要及时报告客户；收到国家知识产权局发出的各类通知书及时向客户转达；及时提醒客户需要注意的时限，给客户留出足够的时间准备文件或者做出决定。
2.准确
代理机构收到客户发来的指示时，需要认真阅读、仔细核对客户的各项要求和提供的信息，确保准确地执行客户每一项指示。比如：收到客户发来的递交新申请指示时，分为以下两种情况：按照PCT国际申请进入中国国家阶段的，需要核对客户指示的信息是否和国际公开本上一致；按照巴黎公约进入中国的新申请，需要核对客户提供的信息，用以填写相关请求书。如果有不确定的信息或者缺少关键信息，需要跟客户核实。新申请递交之前，要分析需要客户提供的签字或者盖章的证明文件，如申请权转让证明、优先权转让证明、专利代理委托书等。新申请立卷确认函相当于是跟客户的“第一次见面”。第一印象很重要，一封信息齐全、逻辑清晰的新申请立卷确认函，会给客户留下值得信赖的印象。
3.专业
随着客户的需求日趋多样，代理机构的应对更需要专业、全面、恰当，专利申请流程工作也要做好相应的把控和提醒。比如，面对符合费用减缴的中国申请人客户，需要提醒客户做好费减备案，以便在后续提出申请时可以享受费用减缴（减缴项目包括：申请费、实质审查请求费、复审费、自授予专利权当年起10年内的年费）。又如，有的客户希望能够尽快授权，可以采取提出提前公开请求、尽早提出实质审查请求、同日申请（即同一天既提出发明申请也提出实用新型申请），视案卷情况判断是否可以提出PPH请求等策略。有的客户希望能够推迟授权，需要提醒客户是否提出延迟审查请求。
（二）面向国家知识产权局
向专利局递交文件时，有很多注意事项。有可能一个小小的疏忽，就造成部分权利得不到保护或者“死案”这样严重的后果。
1.文件
需要仔细核对向国家知识产权局上传递交的文件。
1.1在申请日误交或者漏交而造成权利丧失或部分权利丧失的文件。
比如，错误递交或漏交以下文件将会导致收到不予受理通知书，而丧失中国申请日的情形：发明或者实用新型专利申请缺少请求书、说明书（实用新型无附图）或者权利要求书的，或者外观设计专利申请缺少请求书、图片或者照片、简要说明的；请求书中缺少申请人姓名、名称或者缺少地址等。又如通过巴黎公约途径递交的中国国家申请，如果超过最早优先权日起1年的期限，则将会丧失优先权。
1.2 在申请日后可以补交的文件。
比如：关于提出保密审查请求，需要明确专利申请本次以及后续是否会向国外申请专利，若可能会向国外申请专利，则需要保密审查；若不向国外申请专利，还需明确专利申请的内容是否会涉及国家安全或者重大利益，如有涉及国家安全或者重大利益的，也需要保密审查。还有专利代理委托书，优先权证明文件等。
在专利申请时，需要认真审核文件，确保递交国家知识产权局的文件完整正确，防止少交漏交文件，造成部分权利丧失。
2.期限监控
期限监控是专利申请中的一个非常重要的环节。有的期限一旦错过，会造成不可挽回的损失。流程工作要监控好各种类事件的期限。比如，按照巴黎公约进中国的新申请，须在自最早优先权日起12个月的期限内向国家知识产权局提交，按照专利PCT合作条约进入中国国家阶段的新申请，一般是在自最早优先权日起30个月的期限之内向国家知识产权局递交，如果使用宽限期，可以是自最早优先权日起32个月的期限之内向国家知识产权局提交。再如，优先权证明文件，专利局不会主动提醒也不会发补正通知书，如果没有按时递交文件，会收到视为未要求优先权通知书。有的期限比较特殊，比如，驳回决定通知书不可以延期，复审补正通知书自发文日起15天内答复专利局。在实际工作中，会经常遇到客户询问绝限日期的情况，一定要准确告知客户提供文件的期限，以及超过期限会发生怎样的后果，避免因错过期限而造成的损失。
3.费用
需要缴纳的费用要在规定时间内缴纳。比如，进入中国国家阶段的PCT国际申请，以发明申请为例，需要在自优先权日起30个月的期限之内向专利局缴纳申请费、公布印刷费、优先权要求费；如果使用了宽限期，还需要在自优先权日起32个月的期限之内向专利局缴纳宽限费。按照巴黎公约进中国的新申请，申请费的缴纳期限是自申请日起2个月内，或者是自收到受理通知书之日起15天内。在递交时向国家知识产权局提出费用减缴请求的案件，递交后会收到费用减缴通知书，缴费时需要留意相关费用变化。
结语专利代理提供的是服务，也如买卖中的商品。大家不希望自己购买的商品有瑕疵；申请人在申请专利的过程中，也不希望专利申请存在“服务瑕疵”。申请人对专利代理服务的质量要求类似于消费者对商品的质量要求。专利代理机构要想成为一个长久、优秀的代理机构，必须要做好知识产权的服务工作，高度重视服务质量，把每一次专利代理服务做好，把每一件专利申请做优。流程工作的好坏决定专利案件的生死存亡。流程，无小事。
来源：中国贸促会专利商标事务所 妙文芳 丁利佳投稿/建议：geyan@ccpit.org本文中除标明来源的图片，其余均来自网络公开渠道，不能识别其来源，如有版权争议，请联系公号方。
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