餐饮采购黑洞大破解！从六个环节斩断“幕后黑手”！

我们都知道，及时筹措、适量、适价供给各类合格原料，是从事正常餐饮生产，提供优质餐饮服务所必需的前提条件，但在现实当中，由于采购工作随机性强、不便于监督的环节过多，使其成为那些别有用心的人眼中最有油水可捞的工作，采购主管人员也是人们眼中的肥缺。于是，很多餐企都倒在了采购员手里、倒在了供应商手里，总之一句话：倒在了对采购‘黑洞’失去有效控制的手里。要想使本餐企的成本低于或等于社会平均水平，那么在采购中必须要解决的最首要问题，就是杜绝相关人员从中吃差价和以次充好。

那么，面对着在巨大利益诱惑面前的道德滑坡，我们就真的拿不出办法吗？

第一章

第一节 餐饮采购“黑洞”控制六要素

餐饮采购‘黑洞’控制具有整体性，它如魔方一样，由若干方面的要素构成，其中实战关注度最高的六个方面（在管理学中有一个“二八原则”：20%的关键性工作将取得80%的效果）有：

1、采购人员

包括采购管理人员和普通采购员。

2、申用部门负责人

有采购申请权的员工，主要指行政总厨、厨师长、酒水部经理、前场经理等。

3、供应商

提供货品的单位或人。

4、验收人员

5、价格

6、质量

尽管我们有很大的不情愿，但我们不得不承认，在我们的周围，存在着“贿赂”经济，但方法总会比困难多。对于现在的大部份餐饮企业来说，微利时代不实行低成本运作就难以生存，可谓是“成本决定存亡”。

第二章 破解餐饮采购“黑洞”控制之价格维度的控制

第一节 采购价格水平的总体控制

采购工作的目标，就是用合适的价格获得满意的原料。原料的价格受各种因素的影响，诸如市场的供求状况、餐饮的需求程度、采购的数量、食品本身的质量、供应单位的货源渠道和经营成本、供应单位支配市场的程度、其他供应商对其的影响等。针对这些影响价格的因素，根据餐饮生产的具体情况，可以采取以下方法来实施对采购价格水平的总体控制。

1、规定采购价格

即根据专人调查后获得的信息，对所要购买的某些原料提出购货限价（可以是单价，也可以是总价）。

2、规定购货渠道和供应商

因为事先已经同这些单位商定了购货价格或是签定了采购合同

3、控制大宗和贵重原料的购货权――因为贵重和大宗食品原料的价格是影响成本的主要因素，这种情况由采购部门提供各供应商的价格，具体向谁购买必须由决策层决定。

4、改变购货规格

大批量购买时采用大规格包装，可以较大幅度地降低单位货品的价格。

5、根据市场行情适时采购

当某些原料供过于求时，只要质量符合标准并有贮存条件时，可利用这个机会购进，以减少价格回升时的开支。

6、尽可能减少中间环节

绕开供应商，直接从批发商、制造商或种植户以及市场直销处采购，往往能获得优惠价格，这是一种价值链的向前一体化，当然这种方法都是针对用量较大的货品的。

做餐饮采购，聪明、好学又肯干的人，做三年才算入门。

第二节 采购人员的价格“黑洞”及控制

一、采购人员的价格“黑洞”

以下行为将会造成采购价格虚高，看看他们是如何“单打独斗”的？

1、自用物品搭车报销

2、虚开发票（虚报价格），贪污差价――1元钱的东西说成2元钱　

3、虚报税款，贪污差价――如将5%的税款报为10%

4、原料降价不及时上报变更，贪污延时期间的差价

5、个人生活消费冒充采购费用进行报销

6、缺乏计划，盲目采购，库存大，库损高，造成浪费和流动资金呆滞

7、采购人员缺乏相关知识，信息不灵，季节差价，时段差价掌握不准

8、责任心不强，怕麻烦，图省事，采购前不货比三家

9、进货时打游击战，无法享受供货商的批零差价

二、对采购人员造成的价格“黑洞”的控制方法――可根据本企业的具体情况选用

控制方法	具　体　措　施　及　要　求
人选的控制	采购人员的思想素质的高低，直接决定着采供工作的质量。因此，一定要认真考察，选择思想素质好、作风正派、工作责任心强，能吃苦耐劳，公私分明，有原则性和有一定社会交际能力人担任采购工作，实战误区：私营餐企任命亲戚朋友做采购员不是完全可取
道德控制	对采购人员要加强经常性的思想教育，有的餐企搞宣誓活动收效不错，也有的餐企对佛教徒、基督徒优先录用，当然这属于特例的做法
付款模式的控制	1、付款双轨制――即发生交易行为时要有两个人在现场，一个人负责购买，一个人负责付款，报销时两个人同时签字，“一个人为私，两个人为公” 2、减少现金的使用，可降低作弊的机会
岗位轮换控制	为了防止采购人员结成攻守同盟，对外出采购人员进行不断的变动。今天可能是A和B，明天可能是C和D，再后一天可能是A和D，即不给形成他们利益共生体的磨合时间
“透明发票”控制	何谓透明发票：即发票上清清楚楚地打印上商品的数量、品种、价格、购物日期等信息，是客观发生的，不按购物者的要求出具发票，如果采购人员要想在发票上模糊一点，根本不行，如麦德龙超市就在全国率先采取了这种货物管理系统，提供“透明发票”也是一个全球趋势
询价控制	即进行价格调研，常用方式：网络（地方商品采购网）、电话、跑市场，可设专职询价员（或成本控制主任），也可设物价核定小组（由采购部经理、行政总厨、财务总监、店经理或是餐饮总监四人组成）
渠道控制	即指定商家或供应商――选择信誉好的商家和供应商，如前文提到的麦德龙超市
招投标控制	适用于大宗、贵重原料的采购，可能有“陪标”现象（在第三章第二节中讲述）
绩效考核控制	这是我要给大家重点推荐的，业务指标体系和个人素质指标体系来进行权衡。员工出于升迁和薪酬的考虑，在采购腐败上会谨慎得多，例如：采购经理绩效考核方案
其它控制	如指定规格控制（利用采购规格书）、程序控制、定期批量（计划）采购控制、验收控制、盘点控制等，就不一一列举了

要知道，如果没有适当的制度约束，亲情约束在利益面前就会显得苍白无力。

第三节 申用部门负责人的价格“黑洞”及控制

一、申用部门负责人的以下行为将会造成采购价格虚高，产生价格“黑洞”

1、自用物品搭车报销。

2、虚开发票（虚报价格），贪污差价。以上两种现象多发生在因为专职的采购人员不够专业由部门自行采购时。

3、强调原料质量而忽视对价格的控制，致使成本上升。

4、下采购定单时较多地采用半成品，甚至是成品（一则图省事，二则如果承包厨房可节省人工），进价自然要比毛品高多了。

5、人为制造计划外紧急采购――绕过采购人员和询价员（趁他们不在岗），伺机渔利。

6、人力资源成本的虚报――多发生在厨房承包时。

二、对申用部门负责人造成的价格黑洞的控制方法

可根据企业的具体情况选用

控制方法	具　体　措　施　及　要　求
自行采购审批控制	即允许自采，但审批权限掌握在决策层手里，坚决不下放，自采时同时采用付款双轨制
计划外紧急采购的控制	发生了决策层认可的紧急突发事件、总经理的特别提示、顾客的特殊需求（要有在场员工的证明），并且规定次数（如一个月不得超过二次）
用工程序控制	不主张厨房承包，如工作需要确需承包，也不能大撒把，一定要有技能考核的程序
其它控制	人选控制、道德控制、付款模式控制、“透明发票”控制、询价控制、渠道控制等，请参照对采购人员的控制一节

权力产生腐败，绝对的权力就会产生绝对的腐败。

第四节 供应商的价格“黑洞”及控制

一、供应商的选择

1、供应商的地点――这关系着运送的效率，以免远水解不了近渴或是影响原料新鲜程度。

2、供应商的设备――主要考虑确保原料品质的需要，同时减少运送途中的困难。

3、供应商的专业水平――是一种无形的服务，确保采购行为的正确。

4、供应商的财务状况――要事先调查，以免上当受骗，耽误工作。

5、供应商的信誉、口碑――要选择本着诚实、互信原则经商的供应商。

二、供应商的以下行为将会造成采购价格虚高，产生价格“黑洞”（手法如出一辙：瞒天过海）

1、同一品种、规格的货品虚报价格――多发生在冷门商品的采购上，供应商赌店方不了解市场价格，虚报价格。

2、低规格货品按高规格报价。

3、使用店方不熟悉的单位来虚报价格，或是用小单位来报价――这是一种典型的障眼法。

4、结算价格高于协议成交价格。

5、借提建议的机会虚报价格。

6、使用心理感应报价法――如15.57元让你觉得报价很精确，2980元就是报在心理价位上。

7、拿出很多质优价廉的证明――像什么质量信得过单位、诚信商户等等。

8、结账明细上同种货品多次结算（数量不符，但也会直接影响采购价格）。

三、对供应商造成的价格“黑洞”的控制方法

可根据企业的具体情况选用

控制方法	具　体　措　施　及　要　求
议价控制	是一种很常用的方法，影响对方底价的因素有：其他供应商的报价、该供应商的成本及对市场的操控能力，必须要和对方博弈
询价控制	同上，但是要注意单位上的变化
人工审核控制	实操中的关键点：是否多次结算、结算价是否高于报价
技术控制	即使用电脑进行审核，事先在电脑中设定成交价及收货数量，如有不符，电脑会提醒店方

第五节 验收人员的价格“黑洞”及控制

一、验收人员的选择

应安排机敏、诚实，而且对各项采购原料有所了解的员工，验收人员确定后，必须经过专业系统地培训，使其达到以下要求：

1、原则性－－即必须以企业利益为重，秉公验收，不图私利。

2、工作勤恳踏实、认真仔细，全面彻底完成验收程序。

3、掌握较全面的原料基础知识，清楚所采购原料的规格和标准，对原料质量能作出准确、全面的判断。

二、验收人员由于责任心不强也会造成采购价格虚高，产生价格“黑洞”

1、没有发现本期的到货价格高于前期，或是发现后未及时上报给管理层。

2、没有发现供应商供货价格高于协议成交价格。

3、价格、数量填写错误。

三、对验收人员失误造成的价格“黑洞”的控制方法

可根据本企业的具体情况选用

控制方法	具　体　措　施　及　要　求
多人验收控制	最好由采购人员、验收人员、申用部门员工、监督员四人共同验收
技术控制	及时将数据输入电脑，同上
表单控制	主要有采购规格书、订货单，这有助于提高验收人员的工作效率和质量

第三章 餐饮采购“黑洞”控制之人员维度的控制

前面也提过了，这里的人员指四种人，即采购人员、申用部门负责人、供应商、验收人员，且看他们之间都会产生什么样的“黑洞”：

第一节 验收人员与采购人员之间的“黑洞”及控制

一、验收人员与采购人员之间常见的“配合”手法――相互勾结

1、合谋自用物品搭车报销。

2、合谋虚开虚报价格，贪污差价私下俵分。

3、合谋原料降价不及时上报变更，贪污延时期间的差价私下俵分。

4、到货数量与报销数量不符，贪污差价私下俵分。

5、到货质量没有达到《采购规格书》的要求，却按上述价格验收报销，贪污差价私下俵分。

6、采购人员在价格、数量、质量上发生了错误，验收人员对此进行包庇，让其过关。

二、对验收人员与采购人员相互勾结所产生的‘黑洞’的控制方法

控制方法	具体措施及要求
回避控制	互相之间不能够存在家属、亲戚、恋人、同学、老乡、朋友、熟人等人际关系，也不能在应聘时相互推荐
岗位轮换控制	为了防止采购人员与验收人员结成攻守同盟，要定期、不定期地对他们进行变动。这个月可能是A和B，下个月可能是A和C，再下个月可能是B和C，即不给他们形成利益共生体的磨合时间
其它控制	如盘点控制、询价控制、技术控制、多人验收控制等，操作方法同上

第二节 采购人员与供应商之间的“黑洞”及控制

本节是我们要重点研究的部份，可以说餐饮行业中出现大量“商业贿赂”问题，甚至出现“谁不给回扣就不进谁的货”这样的行业潜规则。这其中固然有餐企采购相关人员的贪婪，但究其原因都是供应商这个群体为了小团体的利益，采取了不正当竞争手段造成的。

一、供应商拉拢腐蚀餐企采购相关人员

供应商拉拢腐蚀餐企采购相关人员（采购人员、验收人员、管理人员、也要考虑到总经理）的常用手段，与一般的商业贿赂无异，供应商最常说的一句话就是：“有钱一起赚”，其实潜台词就是――“我先让你赚，你再让我赚”，其归根到底损害的都是企业的利益。

1、现金回扣――包括送卡。

2、直接送钱送物――天津曾曝出供应商为酒店老总购买房产的内幕。

3、请吃饭、请娱乐――吃饭只是一个开始，提供“性服务”、陪打牌故意输钱、为其旅游购物买单。

4、利用演示会、答谢会大搞抽奖。

5、利用银行转帐进行较隐蔽的商业贿赂。

6、供应商为采购相关人员的个人消费买单――报销饭费、电话费（直接打到手机号上，神不知鬼不觉）等。

二、采购人员与供应商之间相互勾结的常见表现

1、支票付款后，收取供应商的现金回扣。

2、供应商主动为采购人员多开发票，并订立攻守同盟，方便其多报销钱款。

3、合谋以次充好，造成商品质次价高－－下一章要重点探讨。

4、供应商某商品滞销，授意采购人员帮忙脱手。

5、合谋将批发的商品按零售价结算。

6、收受所谓“进场费”――海鲜、酒水、茶水类商品供应商的常用伎俩，殊不知，“进场费”即使有也是要给企业的。

7、招投标时，合谋由供应商找好“陪标”单位，“陪标”单位的货品性价比明显不如该供应商，最后该供应商中标。

三、对供应商与采购人员相互勾结所产生的“黑洞”的控制方法――可选用　

控制方法	具体措施及要求
招投标控制	适用于大宗、贵重原料的采购，为防范“陪标”现象，要坚持多头推荐投标单位，还可以申请公证服务
现场竞拍控制	即将要采购的信息提前向社会公布，届时现场采购性价比最高的商品
联盟控制	即联合其他餐企、酒店结成抵制不法供应商联盟，如有不法供应商对其中的一家企业的采购相关人员有商业贿赂行为，应及时向联盟中的其他企业通报，其他企业也要切断与该供应商的业务往来，适合大型企业操作
悬赏密告控制	即直接将相关采购人员索要回扣、收受贿赂等的投诉信件或其它信息向企业最高领导进行投诉、举报，企业以此进行追查核实，并对核实的相关人员进行处理，同时给予举报人一定的奖励，以遏制商业贿赂行为。要求公布有关负责人的手机号码、电子信箱等信息，并保护好举报人
其它控制	请参照第二章第二节

第三节 验收人员与申用部门之间的“黑洞”与控制

一、验收人员与申用部门负责人之间相互勾结的可能如下：

自行采购，或是紧急采购时，申用部门负责人授意验收人员对其所采购的质次价高的商品“睁一眼闭一眼”，这大多发生在申用部门负责人是验收人员上级，或是二人私人关系较密切的情况下。

二、对验收人员与申用部门负责人相互勾结所产生的‘黑洞’的控制方法

控制方法	具体措施及要求
回避控制	互相之间不能够存在家属、亲戚、恋人、同学、老乡、朋友、熟人等人际关系，也不能在应聘时相互推荐
部门之间控制	即改变他们之间的隶属关系，让两个人分属两个不同的部门
其它控制	参照以上相关章节的讲述

第四节 申用部门负责人与供应商之间的“黑洞”与控制

一、申用部门负责人与供应商之间相互勾结的情形有：

1、合谋以次充好，造成商品质次价高――这大量发生在海鲜供应商与厨师长、茶水供应商与酒水部经理或前场经理身上，尤其是海鲜活品供应商与厨师（长）合谋，以少充多、以次充好，这在实战中比比皆是，应重点关注。

2、申用部门自行采购时，供应商主动多开发票，并订立攻守同盟，方便其多报销钱款。

3、供应商某商品滞销，授意申用部门负责人帮忙脱手――于是厨师长在接下来的包桌宴会中（比如死掉的活品海鲜），酒水部经理在自助餐会上大量安排这些货品（比如即将过期的滞销酒水），造成企业和顾客利益受损。

4、收受所谓“进场费”――海鲜、酒水、茶水类商品供应商的常用伎俩。

5、合谋将反季商品（或是利润较大的商品）大量进货、大量使用――这一点与服装的销售规律截然相反，如鲜虾及其制品在夏秋之交价格最低，应大量采购，其他季节如大量采购就多少有可疑了。

二、对申用部门负责人与供应商相互勾结所产生的“黑洞”的控制方法

控制方法	具体措施及要求
人员控制	在关键的海鲜活品供应环节中，设专职的海鲜验货员，隶属于监督部门，对海鲜活品的数量、质量、价格进行全方位地控制
菜单控制	在各类零点、宴会菜单及酒单中不要出现反季及滞销货品，要做好宴会菜单及酒水单的检查及审批工作
其它控制	参照对验收人员与采购人员相互勾结所产生的“黑洞”的控制方法

第四章 餐饮采购“黑洞”控制之质量维度的控制

何谓质量“黑洞”即（送）来的质量与市场价格不符的货品。不管是故意的还是过失的，与采购工作相关的四类人员都责无旁贷。

一、产生采购货品质量“黑洞”的因素

1、申用部门负责人

2、验收人员

3、供应商

关于他们之间相互勾结进行作弊的情形和手法，前面的价格及人员维度控制方面已经讲了许多了，是大同小异的，这里就不再赘述了。

二、产生采购货品质量“黑洞”的情形千变万化，但总结起来不外乎以下几种：

1、采购人员买来了假货，或是质量不达标的货品。

2、供应商送来了假货，或是质量不达标的货品。

3、有时，市场上明明有合乎要求的货品，可是采购人员和供应商却愣是买（送）来了替代品（质量合格），理由是申购的货品市场上没有供应，或是质量不达标，怕耽误业务所以弄来了替代品。比如，申购的李锦记牌蚝油被换成了海天牌，你能说海天牌蚝油质量不好吗？但它就是不如李锦记蚝油的品质高。

4、现场供应商直接掉包，用质量不达标的货品换下了顾客已确定的货品――如海鲜活品供应商用死蟹换活蟹、茶水师用劣质茶冲泡茶水。这些行为在实际工作中屡见不鲜。

5、申用部门负责人故意申用了某供应商的质量不达标的货品――请注意：“家贼难防”。

6、验收人员对质量不达标的货品给予了放行――如故意也是一种“家贼难防”。

三、对货品质量‘黑洞’的控制方法

“你有千条妙计，我有一定之规”，障眼法再多，你总得过验收这一关吧。

控制方法	具体措施及要求
多人验收控制	最好由采购人员、验收人员、申用部门员工、监督员四人共同验收
专业控制	在关键的海鲜活品供应环节中，设专职的海鲜验货员，隶属于监督部门，对海鲜活品的数量、质量、价格进行全方位地控制
工具控制	磅秤、温度计、尺子（测脂肪厚度）、果漏（验收水果直径）、刀剪、放大镜等
文件控制	采用《采购规格书》、《订货单》、质价比卡（样本）.doc等进行严格检查，要求一丝不苟，其中《采购规格书》是最重要的验收文件，因为它对所要采购的各种货品做出了详细、具体、量化的规定，如原料的部位、产地、等级、性能、份额、大小、包装方法、外观、色泽、新鲜度等，符合标准化管理的要求
部门间控制	这里再重复一下，设验收监督员――这是有的餐企设置的特殊岗位，隶属于某个有监督职能的部门，代表企业监督货品验收工作
定样控制	即事先将样品封存，到货时再打开进行比对检验
外界帮助控制	很多酒水、调料的生产厂家都提供了网站、电话用于防伪。对于高档货品，如鱼翅、鲍鱼、燕窝等要聘请企业外部的高级专业人士帮助验收，因为这些货品真假之间的价格差距是惊人的（关键的少数）
抽查控制	最高管理者或是其授权的人员来进行，类似于“神秘顾客”
其它控制	验收之外的控制还有：合同控制、惩罚控制、绩效考核控制、责任连带控制

第五章 未尽事宜

一、一定要先从价格入手吗？

在一些特定的情况下，餐企的优先关注点往往不是价格，可能是供应商（发现他们送货不规范），也可能是行政总厨（发现他最近个人消费有些离谱），可能是……没关系，先从哪个因素入手均可，您自己按照上图一试就豁然开朗了。

二、采购无小事

在餐企中，某些档口的主要厨师因为专门负责自己掌握的分类菜肴（比如烧腊部就是专门负责烧烤、凉菜等出品的），也会独挡一面而成为精明的供货商贿赂的猎物。但此类厨师往往只能得到一些小恩小“贿”，供货商会给他们安排一些娱乐节目，比如请他们出去吃吃饭、洗洗澡什么的，就可以达到自己的目的。但是，这些漏洞看起来是小事，日积月累就会酿成大错。

国内某地区著名餐饮大店发生大型食物中毒事件的真相，就是因为一烧腊部厨师验收通过供货商劣质原料后在大型婚宴中出品造成的，而那供货商只是请该厨师去洗了一个桑拿而已，就给了该餐企以毁灭性的打击。

“成本决定一个企业的竞争力”，相信很多企业管理者都知道这句话的份量，砍掉那些采购幕后的“黑手”是进行有效成本控制的第一步，在餐饮业普遍存在的原料结构不稳定、价格变化大的情况下，在遍地诱惑、人心不古的今天，增加与采购活动相关人员的作弊成本，是十分必要的。

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