陈安庆：教你怎样写出领导满意的工作邮件

◎来源：南方传媒书院

◎作者：陈安庆

 对于职场精英来说，写工作邮件是经常遇到的日常实用写作，这不仅体现着职场素养和职业礼节，也代表着你所在单位的职场形象。

写 E-mail 就能看出其人为人处世的态度。对于那些在求职路上的年轻人、或者刚进职场的新人来说，以专业的面貌应对邮件往来显得格外重要。

今天南方传媒书院的陈安庆老师教会我们写邮件的工作方法，对我们不少刚入社会的“新人”非常有帮助。我们做了笔记如下，和大家分享：

 什么时候用邮件

1.需要留下官方的记录内容

2.同时与多人交流而不方便安排会议时

3.需要对方不做出回复前仔细思考的话题

4.需要将对方的信息转发给第三章

5.减免或电话之前预约时间  

5种情况下慎重发邮件

1.处于激烈的负面情绪时。

2.沟通敏感话题时。

3.话题复杂，需要多方深入解释或讨论。

4.需要保密的内容。

5.需要对方立刻反馈。

写邮箱前需要明白

1、发出去的邮件，泼出去的水

2、多用点，少用面

3、多说事实，少说道理

4、不要抄送一堆人

 A、邮件发给谁？

浅显易懂是“你所沟通的对象”，但是除了这个“已经明确的人”之外，还能To的人是直接关联的人，或是跟这件事有紧密联系的人，还可能是你上下游任务接口的人。

B、 拟好邮件标题

邮件的标题需要一目了然。建议按照“【主旨】+【叙述】”的格式来撰写。

首先要拟好标题，后面的内容围绕标题展开，不要跑题，不要遗漏。估计大家都很讨厌收到无标题的邮件吧，由己推人，标题要清晰完整地表达正文的大意。比如：“【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨”。这里，“【新闻稿】”是主旨部分，“轻松掌握……”则是比较详细的叙述。

(1)标题的主旨

方便看邮件的人一目了然地知道这是哪一方面的邮件，并且负责相关业务的人立即知晓从而会阅读邮件。

方便搜索。许多人邮箱里都躺着上千封邮件，所以当你想要找特定内容的邮件时，你会发现你能利用“主旨”的关键词将相关邮件全部筛选出来，邮件列表非常清晰。

(2)标题的叙述

建议标题的叙述部分，不要超过10个中文字，因为字数多，反而不会有人看或是抓不住重点。简洁的叙述是使邮件看上去很专业的一个要领。

  C、邮件正文

1.正文首先要求简明扼要，多用短句，毕竟大家都习惯了短阅读，内容一长可能没耐心看完，也会容易遗漏里面的重要信息；

2. 行文通顺这是最基本的技能了，避免文字中出现歧义，如果觉得表达不清楚，可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息通畅；

3. 语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号。如果你看过《杜拉拉升职记》，里面就有一个情节说杜拉拉的两个手下吵起来了，一查原因是两个都特别爱在邮件里用感叹号，语气越来越强硬，最后闹得不可开交；

4. 尽量一次性交待清楚，如果反复丢三落四，错字连篇，就会给人非常不专业的印象，想要在客户和老板那里得到尊重就更不太可能了；

5. 如果有重要的信息，适当用红字或者大两号字提醒，但一封邮件里的重要提醒不可多于3处，如果一封邮件里有10个重点，那跟没有重点是一样的。

 （1）  邮件正文内容原则

1 邮件的主要目的是要让对方快速掌握需要执行的内容，所以需要保证以下两条。

2 邮件正文内容不要超过800字。如果800字都无法说清楚，请直接沟通，确定双方都达到共识后再发邮件。

3 如果需要传递的内容比较复杂，建议提供附件。其他的辅助说明，提供网络链接。

4 邮件内容如果能条列说明是最好，这能让看邮件的人快速领会。

（2）  邮件正文注意事项

写邮件最忌讳就是拖沓、磨叽、说不出重点，浪费时间又不专业。比较好的做法是用罗列法，将要说的事情按照重要程度进行排序，逐一列出，1、2、3，把最重要的放在前面，设置好小标题再进行阐述，给人清晰明了的感觉。

 1、 行文通顺流畅，简明扼要。

 2 、一件事情能说清楚不分两次。

 3、逻辑清晰，最好能够分条阐述。

 4、 正确运用标点符号，禁忌错别字。

 5、尽量多使用“谢谢、请”等礼貌字眼。

 6、有时候会发现有些人喜欢把邮件的内容标注为不同大小的字体、不同的颜色，甚至还使用粗体细体斜体的字型。我个人觉得这样会让邮件看起来乱七八糟，所以建议一封邮件不要超过2种不同的视觉形式变化。

D、 结尾署名、签名

 1、每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚地知道发件人。

 2、署名对于对外联系人员其实非常重要，因为它包含着个人信息，比如名字、职称、部门、电话、邮箱/IM(即时通讯)、公司网址等等。现在很多人还会加上个人二维码。

 3、署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述。

结尾签名注意事项

1. 签名信息不宜过多。

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但行数不宜过多，一般不超过4行。引用一个短语作为签名的一部分是可行的，比如座右铭或公司的宣传口号，但是要分清收件对象与场合，切记要得体。

2. 准备多个签名档。

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该简化，过于正式的签名档会让对方觉得疏远。可以在邮件系统中设置多个签名档，灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配的简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般选择比正文文字小一些的。

E、如何处理附件

 传递附件可能是许多邮件的主要目的，但附件也不是随便加的。

1. 首先如果有附件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说明，如果附件是一个特殊格式的，必须说明一下附件用什么工具打开，时间允许的话甚至可以提示对方去哪里下载或如何打开；

2. 附件一定要有一个有意义的名字，我收到过大量的简历的名字就叫“简历”，麻烦请换位思考一下，这个简历在你电脑上是独一无二的，但在我电脑上就没有任何意义，请把名字命为“XXX应聘小黄人科技策划运营职位的简历”这样有意义的名字；

3. 如果附件超过5M，甚至20M以上，邮件传递就会特别慢，建议把文件放在网盘上，把链接和密码附上，又快又贴心；

4. 附件的数量3个以内为宜，如果超过请用压缩包传输，但不要用除了RAR\ZIP以外的格式，否则解压又是个麻烦。千万别小看了附件哦！

附件注意小细节

1、常常发现很多人喜欢转发邮件给直属领导或是附上附件却不加说明。觉得这是很不专业的表现。如果邮件转发，请提列转发内容的重点；如果是附件，也需要简单说明这个附件并且提供此附件的重点。

2、有时候所提供的附件很大。因为现在很多人已经习惯在手机上看邮件，故有个小建议——当附件邮件过大，建议将附件单独提供给“所需要的人”。或是在邮件上说明“如果需要，单独索取”，尤其邮件To&CC人员很多的时候特别注意这一点。

F、 设置期限、是否快速回复交代清楚

1、设置期限。邮件的用途不同也分为很多类别，有一些通知、征询意见等方面的邮件，因为不是针对某个人的，往往是发给一群相关人的，所以有一些低效能人士就不去理会或者不与回复。这个时候最好的办法就是设置期限，默认到达某一日期不做回复就默认为同意，将来查究起来也会免责。

2、谁都喜欢和高效的人一起工作，如果发给你的邮件，过了两天你还没处理，相信领导不会放心将重要的工作交付与你，所以快速处理邮件非常重要。

3、最好将自己的邮箱设置为2分钟自动收一次邮件，收到的邮件要做及时的回复处理，交代好后续的工作安排及之前的工作进度等情况，要想在老板前面，不要等老板去追问，将细节讲清楚，让人觉得和你一起工作很省心。

 G、 工作邮件撰写的细节

所谓成败取决于细节，同样一封好的工作邮件，一定要注意细节。

1、结构，需要采用金字塔结构，“头重脚轻”，逐渐展开。

2、邮件不可长篇大论，不可叙述过多问题，如果问题太多最好开会解决，邮件的沟通效率比较低。

3、一行内容最好不要超过15个字，不然看的人需要滚动鼠标，带来不方便。

4、字体不可太大或太小，最好用宋体，斜体等字体不推荐。

5、重点部分用加粗或者黑色来强调，非常关键的可以用红色标注，但是红字不可太多，不然太刺目。

6、尤其提示，别人的名字切不可用红字进行标注。

7、多条内容，最好用编号排列一下，有助收件人查阅。

8、如果要放附件不要放太大的，附件少的时候不要打包。  

注：本文系南方传媒书院稿件，未经授权，不得转载，否则将依法追究法律责任。

（作者为国内知名媒体人——南方传媒书院创始人、院长陈安庆、中国第一代调查记者代表人物）

 写于2018年9月19日 长沙

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