本文发表于《财务与会计》2006年第6期
一、案例简介：小会计“蚂蚁搬家”挪用货款5000多万元
作为石化行业的一家大型上市企业，XY化纤股份有限公司（注：本案例的公司和人物均隐去真名，以化名代之）是中国最大的化纤原料生产基地、最大的聚酯供应商、世界五大聚酯生产和供应商之一、沪港两地上市的国家首批股份制试点企业之一。2005年4月以来，一个小职员“蚂蚁搬家”式的卷款潜逃的消息，在XY化纤公司内外传得沸沸扬扬。2005年5月12日，XY化纤发布一则公告，证实了此前的传闻，公告称：“在今年4月末员工业务交接过程中，本公司发现营销部财务科一员工存在资金挪用的重大嫌疑，公司立即配合地方司法机关就此事件展开立案侦查并缉拿嫌犯。”
公告所提到的嫌犯是XY化纤公司营销部财务科的一名普通职员钟某，现年37岁，1989年从西北某财经高等专科学校毕业后，被分配至XY化纤公司营销部从事财务工作至今。十六年来，钟某在公司的岗位和职务一直都没有变化，而与他同时进入单位作的绝大多数人都得到了升迁，有的已任处级职务。
由于化纤行业的不景气，XY化纤近年来一直在进行着内部改革，大幅度地裁员。上个月开始，改革的刀子也落到了钟某所在的营销部头上，协管员以下的员工要重新竞聘上岗，钟某参加了竞聘，但是没有能够应聘上。按照公司的规定，他只能买断工龄自谋生路，等接替他岗位的人到位了后，他就要把工作全部移交。
移交工作对钟某来说意味着事情败露，在分次多次从银行提取了几百万元之后，钟某在2005年4月25日晚仓皇驾车潜逃，连老婆和孩子都没有带上。钟某的出逃非常仓促，之前并没有出逃的准备，可能他对应聘工作了16年的岗位还是比较有信心的，哪知道偏偏落选了。XY化纤的相关人士告诉记者，在出逃之后的一天，也就是4月26日，钟还曾打电话回公司询问接替他工作的人什么时候来接手工作。该人士分析认为，钟此举可能是想暂时稳住公司方面，为自己的出逃争取时间。
钟出逃后，公司接替他工作的人发觉联系不上他，一连几天，钟都音讯全无。公司开始觉得事情不太对劲，遂撬开其办公桌抽屉，抽屉内的物品、账本等都没有动过，在仔细地查看了账本后发觉问题严重，5000多万货款被其挪用。公安部门接到报警后，迅速立案侦查。一方面控制了其生意合伙人钱某以及钟的家人，一方面摸清了其关系网后，组成多个侦查小组分赴东北、河南、云南等地追捕钟，公安部发布了B级通缉令。5月中旬，经过严密的侦查，警方终于在昆明将钟抓获并押回。
据了解，钟某非常聪明，做起事来很自信，对朋友也非常豪爽，但并没有像传闻或者人们想象中那样过着奢华生活。事发后，钟的一位同事在谈及他时，表示不能相信这样的事情：“跟他一起共事多年，从来没发觉他有这么多钱。他在单位主要负责回收外单位销售款，同事之间关系很融洽”。至于为什么一个普通职员能挪用数额如此巨大的资金，而且时间长达六年居然没有被发现时，他的这位同事坦言：“虽然公司的财务制度很严格，但有很多事情并不会完全按制度来办。他虽然不是什么领导，但在财务科工作多年，是科室里资历最老的元老了，平时工作兢兢业业，大家对他都很相信。他跟银行关系比较熟悉，转移资金应该会比较容易。”
据媒体报道，这是该XY化纤建厂近30年来涉案金额最大的一个经济案件。钟某利用管理公司销售款的便利条件，在自1999年至今长达6年的时间内，以“蚂蚁搬家”的方式挪用了公司货款达5000多万元，用于开公司、炒股票及炒期货，损失近4000万元，绝大部分损失款项难以追回。作为在沪港两地挂牌的国际性上市公司，XY化纤历来因其规模大、投资者众多，而具有相当的市场影响力。
此外，XY化纤在2004年还刚刚被评为本系统的“财务先进单位”。资金挪用案发生对公司高管来说无疑是非常尴尬的一件事情。在记者对案件深入采访时，公司高层都特别谨慎并三缄其口。XY化纤的母公司已组织了专门的调查小组，准备进行专项检查，特别是在销售环节，以确保今后不再发生此类案件。
二、案例透视：5000多万元资金挪用手法揭秘
像XY化纤这样的老牌上市公司，应该说是有着较为健全的企业管理制度和严格的财务制度，尤其是近年公司逐步完善内控制度，财务管理长抓不懈。如每年要组织财务大检查，定期聘请中介机构对下属公司经营情况进行审计，公司内部审计及厂长（经理）离任审计也一直在进行着。作为一家上市公司，XY化纤每年的财务报表还要聘请境内外会计师事务所审计。钟某作为一个小会计，如何做到将公司数千万资金挪为己用，长达六年时间没有被发现呢？让我们来看一下XY化纤公司内部控制流程和钟某作案手法。
XY公司的销售流程与绝大多数公司基本相似，客户购货时，首先由销售人员开具销货提单，然后交给会计审核，会计在电脑上查询ERP系统，查看该客户在公司财务账上的往来余额，如果余款符合发货条件则在销货提单上盖章，表明审核通过，客户凭审核后的销货提单就可以办理提货手续。对于客户往来账余额不足发货的，则需要客户办理付款后提货，对一些长期客户也可凭电汇或汇票传真件发货。
该公司营销部每年的资金往来在数10亿元以上，客户付款有不少采用银行承兑汇票方式。公司营销部人员收到客户银行承兑汇票后，在登记簿上登记收到的银行承兑汇票号码、金额等，然后转交给会计并由会计在登记簿上签字，以明确双方的票据交接。会计收到票据后在ERP系统里登记，更新客户往来账。票据实物存放于公司开在主办银行的保管箱，会计将收到的银行承兑汇票放入信封，并在信封上写明票据详细情况，将信封加盖印鉴封装起来。银行工作人员
每天上门收取封存的信封并登记签收。公司在使用收到的承兑汇票对外付款时，则从银行保管箱取回承兑汇票，加盖印鉴背书转让给其他单位或委托银行收款。到月底，银行提供代保管的银行承兑汇票清单给公司进行核对。
钟某就是在营销部负责收取货款和审核销货提单的会计，在这一岗位工作时间久了，他从中窥探到了一些漏洞。分析钟某的作案手法，主要是挪用收到的银行承兑汇票，具体可分两种：
第一种手法是滚动挪用公司的银行承兑汇票，通过皮包公司办理质押贷款，汇票快到期时则挪用新的汇票将其替换出来。由于开户银行是提供保管箱业务，每次将银行承兑汇票放在信封交给银行，银行工作人员并不核对信封里的汇票数量和金额，而是只以会计在密封后的信封上填写数字为准，钟某利用这一漏洞，将有的承兑汇票暗地里截留下来，但在交给银行的信封上却记录了该笔汇票，银行毫不知情，以为汇票如数装在信封里。截留下来的汇票钟某拿出来通过皮包公司办理质押贷款，由于公司资金周转量很大，账上始终有一大笔存量的银行承兑汇票，钟某得以持续地占用公司的银行承兑汇票而不被发现。而公司无论是对账还是审计，都只是将公司账面数与银行提供的代保管汇票数核对，钟某挪用公司汇票的行为就一直没有被发现。
第二种手法是将直接盗用银行承兑汇票，将被背书人空白的银行承兑汇票据占为己有。由于很多银行承兑汇票是由客户背书转让给XY化纤公司，但客户在背书时经常都并不填写被背书人名称，钟某便将这类汇票拿到自己在外与人合伙开设的皮包公司入账，与此同时，钟某在XY化纤公司财务账上则做退票处理，在ERP系统入账后进行冲销。钟某的主管领导曾经发现ERP系统有大量汇票退回现象，并向钟某询问原因，钟某解释说是客户汇票不符合要求，所以退回去了。
遗憾的是，领导轻信了钟某的解释，对这种异常退票现象没有深究下去，未能及早发现钟某舞弊行为。按理说，如果公司能严格对帐的话，钟某冲减客户往来账的行为应该是能被发现的，但XY化纤公司与客户对帐时，对期末账面余额为借方的应收账款会主动核对，而对期末余额为贷方的预收账款，认为反正客户不欠自己的钱，并不去与客户核对往来账。作为一家大型企业，XY化纤公司账面一直有大量的预收账款，钟某便利用公司制度的不完善，从中混水摸鱼，并得以长期掩盖自己舞弊行为而不被发现。
三、案例的思考和启示
该案例的发生暴露了XY化纤公司在内部控制方面的诸多不足，对其他企业来说也有很多值得借鉴的启示。
1．减少舞弊机会：完善银行承兑汇票管理。本案例钟某就是利用银行承兑汇票内控缺陷得以挪用上千万资金的，在实务中，由于害怕被背书人名称填写有误导致退票，汇票背书转让时不填写被背书人名称现象非常普遍，这种情况下，经手承兑汇票的人不需公司本身印鉴，随便找个皮包公司就可以将汇票挪用套现，且在公司账上不会留下任何痕迹。此外，被背书人名称未填的承兑汇票在遗失时很容易被人冒用。
因此，汇票背书转让时不填写被背书人名称，对汇票转让方和接收方都会带来巨大风险，公司无论是转让还是接收汇票都应当及时将背书要素填写齐全。对于承兑汇票实物控制，应视同现金和有价证券一样，严加管理，并进行定期和不定期实物盘点。对于承兑汇票的流转，要有完善的记录来反映流转轨迹，尤其对不合格汇票的退票，要进行登记并说明原因，并有两个或以上的人参与。
2.增加舞弊发现概率：关键岗位应建立强制轮换或带薪休假制度。由于员工离岗时的工作交接会受到他人监督，那么他实施并掩盖舞弊的机会将大大减少，现实中，有不少挪用或贪污等舞弊现象都是在工作交接时被发现的。例如，美国货币管理局要求全美的银行雇员每年休假一周，在雇员休假期间，安排其他接替人员做他的工作，其意图就是防止和发现雇员可能存在的舞弊。通过强制岗位轮换，或者带薪休假，在休假期间工作由别人暂时接替，则舞弊被发现的概率会大大增加，相应地员工舞弊的动机则会大大减弱。
如果说XY化纤公司销售收款流程存在缺陷给钟某挪用资金提供了机会，那么，钟某的行为六年多未被发现则很大程度要“归功”于公司财务岗位缺乏必要的职务轮换。过去在计划经济年代，我们比较强调“螺丝钉”精神，要求干部职工安于职守，勤奋工作。殊不知，“螺丝钉”在一个地方时间拧长了会容易生锈，从内部控制角度来说，员工在某一岗位工作时间长了，会比较熟悉内部控制漏洞所在，实施舞弊的可能性更大，而且由于没有其他人接替其工作，舞弊不容易暴露。
以钟某为例，由于在这个岗位上的时间很长，规律摸得非常透，他知道什么时候将款项交给单位，也清楚什么时候要进行财务检查或审计，总能找到新的款项填补以前的漏洞。钟某作案时间长达六年，期间一直未露蛛丝马迹，直到他被迫交接工作时才败露。因此，对我国企业来说，非常有必要对财务岗位建立强制轮换和带薪休假制度，一方面可提升员工的工作能力，另一方面则是防范和发现舞弊的一项有效内控措施。
3.关注反舞弊重点：防止资产高估和负债低估。I舞弊一般可分为两种类型：资产侵占和舞弊性财务报告。反映到财务报表上，这两种类型舞弊绝大多数都是高估资产或低估负债。因此，无论是企业管理人员还是审计师，都要着重关注资产高估和负债低估的风险。
为此，企业对有形的实物资产（例如现金、有价证券和存货等）要定期和不定期盘点程序来核实资产的存在性和完整性；对不具实物形态的资产（如银行存款、应收账款等）和负债则定期通过询问、函证和对帐等方式验证查实。以银行函证为例，只要发生过业务的银行，都应进行函证，即使账面存款余额已为零，函证时不仅要询问存款余额，还要核实有无未入账贷款、有无为他人提供担保等现象。在XY化纤案例中，事实上公司资产负债表的应收票据被高估、预收账款被低估了，如果企业财务人员和审计师能对银行承兑汇票实物进行验证，或者与客户进行认真对账，钟某的舞弊行为可能就不至于六年多都未被发现。
4.树立正确内部控制理念：做好风险评估，注重关键控制点的控制。很多单位的内部控制制度都是根据经验或企业发生过的案例来制定的，而忽视了企业全面风险评估，内部控制不能有效防止重大风险。从本案例看，XY化纤公司并非没有内部控制的一套制度，而且公司每年都会花巨资请专业审计机构对公司财务状况进行审计，先是一年一审，后来是半年一审，再后来是一季度一审。
据说，XY化纤公司内部管理制度“十分严格”。例如，XY化纤内部制度规定，超过2000元的招待费报销，要经过公司负责人签字。公司二级单位业务人员出差，飞机票必须经由公司主要负责人审核。然而钟某案子却在领导的眼皮子底下发生了，且长达六年之久，有人认为这是典型的捡芝麻丢西瓜式的管理制度。强化对公司日常开支的监管固然重要，但公司决策者的目光不应对一些无关大局的事情左右盼顾，公司的内控制度应当紧紧盯住关键控制点，而XY化纤的内部管理制度恰恰没有起到这样的作用。
内部控制本身需要成本，而且它也不是万能的，不能期望它能消灭所有舞弊风险，但有效的内部控制应当将风险降低到合理水平。这就需要企业对风险进行有效而全面的评估，在此基础上着重加强对关键控制点的控制，防止重大甚至灾难性风险的发生。
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