比开会更难的是办会！一篇文章让你尽得办会精髓

编者按：

办会是党政机关工作中的一项基础性工作，是履行职能的重要组成部分；它是一项系统工程，只有环环相扣、首尾相连、闭环运行，才能保证任何环节都不会“掉链子”。办会的具体工作，按照时间划分，一般分为会前准备、会议召开、会后收尾三个阶段。本文是公共部门素养小课堂的第四讲，将按照办会的流程顺序，向大家阐述如何办好一场会。

会议是一种集体议事的行为过程，是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。会议可以按照多种形式进行划分。比如，按会议性质和内容来划分，可以分为规定性会议、日常型会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议。

会务工作看似简单，实则程序复杂，如果准备不充分，很容易造成手忙脚乱甚至出错，因此要认真仔细才能办好一场会。在这里，我们就以团代会的筹办为例，向大家介绍怎样才能办好一场会议，有哪些方面是需要注意的。

文章整体框架思维导图

一、会前准备

凡事预则立，不预则废。会议的前期谋划也是一样，方案制定好了，会议就不容易出现纰漏，会圆满成功。以高校团代会为例，参会代表往往数百余人，还有相关部门人员以及领导，人员众多；会议流程包含上级团委领导致辞，校领导讲话，表彰，选举等环节；时间从上午到下午。这样的会议需要拿好方案，做好周密细致的安排才能井井有条。

会场准备

制定方案

要周密思考，不要遗漏。以团代会的人员落实为例：对与会人员逐一落实并做好登记；职务填写以及民族性别等情况，最好请组织人事部门审核把关，确保万无一失。

明确责任，将每一个环节，每一项工作明确到人，不能出现职责混淆不清；需要有人落实，检查和督促。

还要善于沟通衔接，比如团代会有很多的议程，顺序如何，怎样分组，确定哪一些人上台发言，都要沟通衔接好，不能自作主张。

准备资料

会议资料的准备包括以下一些：

1、会议议程、主题报告、领导讲话、发言材料的拟稿与汇编

2、 经验材料、会议资料的收集

3、主持词、会议（活动）指南（参会须知，会议服务指南）、签到表的编制

4、各类文稿打印、校对、装订、装袋

5、出席证、代表证、列席证、工作证、停车证等证件制作

6、会议通知的起草与下发

会场准备与彩排

会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，进行预定，并安排做好先期会场准备工作。要事无巨细地进行准备，考虑到每一个环节。比如，会场坐席整体安排，领导，代表坐席怎样安排分区，是否贴上标识；会场卫生、灯光音响与暖通效果、通讯照明情况如何；笔记本电脑、照相机、u盘等硬件设备准备，文件资料摆放等。 

如有必要，还可以进行彩排，确认整体流程的顺利。另外，就可能出现的情况，比如天气、人数过多等原因事先做好预案。

二、会中服务

将会议前的工作都做好后，就到了办会的第二个阶段: 会议正式开始。

这个阶段主要有以下工作:

组织人员签到。负责签到的工作人员提前到达会场，协助参会人员领取资料，办理手续。资料可以在签到处一一发放，也可以提前放在会议厅的座椅上。需要注意，通知参会人员的签到时间最好多提前一些，以避免一些意外情况的出现（如交通，天气，现场秩序等原因）。

组织会议签到

安排好各种后勤工作。招募志愿者并进行培训，将参会代表引导至对应位置坐下，并实时维持会场内和会场外的秩序。安排摄影摄像，提前与摄影人员沟通好所要求的照片效果，进行把关。做好会场服务，定时给参会代表供应茶水。实时检查会场内的音响，灯光，温度等等是否正常，如有问题要及时发现应对。

三、会后收尾

会议后，还有会场整理与资料的归档、会议纪要编写与印发、会务工作的总结等工作，而会议纪要是会后的一项重要内容。

我们为大家简单介绍一下会议纪要的写作~

会议纪要一览

纪要是适用于记载会议主要情况和议定事项的公文。根据会议的宗旨和要求, 准确反映会议的主要内容、指导思想、主要结论等, 应用广泛, 作用突出。会议纪要一般由三个部分构成:标题，正文和落款。

标题：一般是会议名称+纪要

正文：包括前言，主体和结尾三项。前言交代会议的名称，时间，地点，参加人，主持人，会期，形式等组织情况，说明主要议题。若是议决性会议纪要，主体内容包括议决事项；而消息性会议纪要主体内容是与会各方就议题发表的认识和意见，会议的号召等等。结尾即结束语，一般向收文单位提出希望和要求。

落款：一般包括会议单位和成文时间。

在写作会议纪要时，要注意会议纪要是要突出会议的重点和主题，因此不要事事都记录下来，过于啰嗦。还要注意行文严谨，实事求是反映情况。例如，如未达成共识的事项不能写成议定事项，因为下级会遵照执行。

最后，我们还替大家总结了一下筹办会议中的一些注意事项，一起来看看吧~

注意事项

一是配合要齐心，共同做好保障：会务工作细琐纷繁，是一项需要群策群力方能完成的工作。正确的思想方向、不怕困难的心理准备是办好会议的必要条件胜任这项工作，首先要有正确的思想认识，克服畏难心理，互相查漏补缺，齐心协力完成好会务保障任务。

二是严谨细心，反复核查：会务工作必须慎之又慎、细之又细。会务工作的好坏给直接的影响与会者的参与度，而会议的好坏都包含在一项项的细节里。另外，在办会过程中经常会出现一些意想不到的事情，比如：圆珠笔开始用得好好的，顺畅丝滑，但正式开会时却“哑火”；所有与会者的会议材料齐全，但主要领导面前的会议材料缺页；领导座次顺序弄错等。要解决这些问题，就必须进行耐心、细致的检查。

三是随机应变，准备预案：会务工作也是一项重复性的工作，意外总是不可避免，比如话筒音响突然故障、与会会议材料无法按时送到会场、会场出现安全事故、会场停车场不足、领导临时要求某人到会等。这些情况会务工作者是一个比较大的考验，必须刻意培养自己临危不乱的心态。当然，会议前翔实的准备和应急预案可以进一步的将意外事件带来的危害降到最低。

四是虚心学习，与时俱进：处处皆学问，会务工作看似简单，但要办好却十分不易。办好会务，功夫在会外，一是平时要多学习，清楚办会的程序，明确办会的关键。还要多了解上级单位、其他地方在办会方面的做法，对他们先进、有效的经验，要积极借鉴，不断优化和改进会务办理方式方法。

引用来源：

1.公众号：瞭望智库、秘书工作、思齐乐园

2.樊正茂,柴强.浅谈如何写好会议纪要[J].办公室业务,2019(06):6-7.

图文：宋鸿鹄 王琳婧

编辑：朱益孝

审核：张北辰 王浩 孙伯阳

清华大学学生基层公共部门发展研究会

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