档案实务 | 当“概念”变为“现实”：跨上云平台的中国石油档案工作调研纪实
两年前就看过“档案那些事儿”的发文【档案实务】中石油文档一体化管理调研感悟，很有感触，也很羡慕，真想去亲自感受一番。今天，成为中国人民大学研究生的小编终于有了机会！王老师把研究生的课堂搬到了中国石油天然气集团公司（简称中国石油）数据中心和档案馆——中国人民大学信息资源管理学院教学科研实践基地！
此次调研是“现代办公环境中的文件管理”课堂教学的有机组成，不仅是难得的理论联系实际、专业学习的机会，也是难得的沿途欣赏秋景良机，窗外红黄绿叶交织赏心悦目，正所谓“学习秋游两相宜”（强烈安利这门课）。
路上，大家继续集思广益，不断补充调研问题：
1.中国石油文档一体化管理的发展历程、关键步骤、遇到的难题以及解决的对策？
2.中国石油的ERMS是否嵌入文件分类方案、元数据方案以及档案保管期限表？
3.中国石油主要有哪些类型的文件？如何构建分类方案？是否涉及数据库等新型文件，如何对其进行管理？
4.如何确保文件档案在系统中的安全、可信？如何对文件档案进行容灾备份？
5.在系统中，为文件分配的唯一识别号（标识符）是随机的还是有固定含义的代码？为什么？
6.中国石油的云应用情况如何？文件档案管理部门是否使用云？如果是，可能面临哪些问题？
7.在标准制定修定过程中，是否发现有关行业标准、规范之间存在相互冲突的问题？
8.中国石油总部和子公司之间的文件档案管理系统是如何部署的？集中部署还是分别部署？
9.中国石油档案部门怎样提供文件档案的利用服务？
10.中国石油档案部门是否开始尝试单轨制，如果是，效果如何？如果尚未实施“单轨制”，主要原因或障碍？是否有实现“单轨制”的计划？
11.中国石油是否有计划建设数字档案馆？如果在建，建设进度如何？遇到的困难或问题有哪些？
12.很多档案馆的服务趋向于文化功能，大家一提到中国石油就会想到铁人王进喜，石油开采和公司运营过程中一定还有很多值得借鉴和具有宣传教育意义的案例，中国石油档案馆是否有计划向公众分权限开放并提供文化休闲服务、实现宣传教育作用？
13.中国石油企业庞大、人员众多，在档案管理过程中，除了技术方面还遇到过什么困难？业务部门是否配合？有哪些相关制度来辅佐？
……
亲们是不是也很想知道这些问题的答案？别急别急！请允许小编得瑟下，老师告诉我们，中国石油档案馆的领导和各位骨干很重视和支持这次调研，他们走在前沿，是行业领域的实干家，同学们要珍惜面对面交流的难得机会，好好学习！
中国石油档案馆外景
（后面建筑全是库房）
“云端高精尖”中国石油数据中心第一站，参观中国石油数据中心。穿上“白大褂”，立马进入硅谷的感觉！可惜不能拍照，列位请跟着小编的文字来体验吧。
中国石油数据中心包括集团级、区域级、公司级三个层级，此次参观调研的地点是4个集团级数据中心之一——昌平数据中心。在这里，真真切切感受到何为“高端、大气、上档次”。
该中心具有4大亮点，一是能源供应模式创新，实现“三联供”；二是能源管理模式创新，燃气发电与市政电网并网管理；三是大量应用智能化管控工具；四是大量应用绿色节能技术和设备，通过LEED认证。
我们首先参观的是总控中心，负责数据中心的指挥、调度、安全，包括能效管理、容量管理、信息系统管理平台、云计算展示和供电模拟屏等。同学们眼花缭乱，在“云端”目不暇接，电气系统、制冷系统、综合布线系统、RFID管理系统、消防系统、监控系统、数据中心的运行管理、组织架构与制度流程等等，无不为中国石油的现代化、信息化建设成就欢欣鼓舞！
调研过程中，印象最为深刻的是云计算在集团公司的应用——中国石油企业云的建设。它具有全部X86结构、承载核心业务、行业规模最大、横跨两地三中心的特点。它提供的企业云服务主要包括IaaS（物理计算服务、弹性计算服务、存储云服务、网络云服务、本地备份云服务、异地容灾备份）、PaaS服务（数据库云服务）、企业应用（云桌面服务、瑞飞云盘服务、ITSM服务）、企业技术服务（操作系统服务、中间件服务、数据库服务）。目前已经完成集团公司54个系统的云化（共80多个系统），就连档案管理系统都已部署在云端！预计到2020年可实现全面云化。同时，集团公司高度重视企业信息安全，例如，尽力实现计算、存储、网络的国产化，广泛采用身份认证技术等。
我们来到中国石油档案馆
“行业领跑者”
中国石油档案馆第二站，进入中国石油档案馆新馆。第一印象？感动至极！进入会议室的刹那，映入眼帘的是大屏幕上热情的欢迎、会议桌上每个人的桌签，重点是每个人都有哦（兴奋ing，小编和同学们感受到了前所未有的“贵宾级”待遇）。
实地访谈，专家访谈，受益匪浅！中国石油档案馆的领导和业务骨干介绍了中国石油档案工作的现代化、信息化进程和取得的成就。中国石油档案信息化建设经历了“统一、集中、集成”三个阶段，打造出具有石油特色的档案管理系统。该系统采用“大集中”的方式，全都部署在北京的数据中心。
通过系统建设，取得了一系列的成效：一是在全公司推广应用统一的档案管理系统，系统涉及9大模块、64个子功能，涵盖了档案业务的主要内容，满足了档案业务管理的基本需要。该系统严格按照档案管理手册的要求进行，系统功能与手册要求同步，通过档案收集、档案保管、档案利用三大模块实现集团公司各类档案（共11个类目）及资料的管理，实现8大（固化）业务流程的在线流转。在安全领域，根据《中国石油信息系统安全等级保护定级意见表》，将档案管理系统安全等级保护定级为三级。二是制定统一的《集团公司档案管理手册》，固化了档案管理制度和流程，实现统一分类、统一标识、统一著录项、统一业务流程、统一报表格式；同时，制定发布《归档电子文件元数据规范》等7项企业级标准，获得包括《中国石油档案工作评价系统》在内的5项专利软件。三是通过系统的设计开发、推广建设、深化应用和运维支持工作，锻炼了一批掌握档案专业知识和信息技术的队伍，逐步形成了总部专家、项目组支持中心及地区公司管理员三级梯队的系统建设运维体系。
在档案管理系统应用过程中，诞生了5大创新：
一是创新档案资源组织与管理方式，通过“大集中”的系统应用，完成勘探开发、工程建设等11个类别档案业务全覆盖，提供档案垂直管理，实现了资源和数据集中以及安全可控。
二是创新系统规范管理运行方式，通过流程和报表固化的方式使档案工作真正步入信息化、法治化轨道，始终按照制度规范一体化运作。
三是创新海外档案管控手段，提供海外单机版管理系统（C/S客户端），所有用户在客户端按照国内的标准规范对档案进行整理之后，生成加密数据包带回国内，同时也提供卫星网络。
四是创新日常档案工作方式，利用系统实现拆装盒，自动生成档号，在线打印目录、封面、备考表等；通过虚拟库架功能，实现实体档案物理位置的精确定位；借助系统实现跨地域、跨全宗的档案借阅，利用二维码技术完成实体档案的快速借出与归还，提高服务效率。
五是通过报表等手段创新业务决策支持方式。
目前，在业务电子文件应用集成方面，已经实现与电子公文系统的对接，而且将部分档案管理功能在拟稿阶段实现。电子公文由拟稿人正式发送之后，自动进入待归档系统，文件按照既定的分类方案自动流入相应门类。在著录与审核时，归档人员对归档著录及电子文件进行检查确认。归档审核后，文件流入档案保管模块，赋予文件唯一的档号。在档案管理系统中，可提供检索、统计及在线利用等功能。2017年，完成了与财务管理系统的深度集成，从业务层面实现电子会计资料形成、办理、归档的全过程管理，实现了记账凭证、会计账簿、会计报表及部分其他会计资料的电子归档。需要注意的是，和财务管理系统的集成不单单是两个系统的问题，还涉及财务管理系统的前端关联系统。
2017年12月，中国石油在原有档案管理1.0系统基础上启动了2.0系统的提升建设工作，主要目标包括完善标准体系、电子凭证保障、应用归档集成、档案长期保存、深化档案利用、数据挖掘分析、系统架构优化、智能馆库管理。
一是做好顶层设计，建立支持PB级数据交互的企业级架构。
二是基于云平台开展系统建设工作，按照中国石油信息化总体建设规划，中国石油数字档案馆将在云平台上进行设计、开发、建设及应用工作，统一由云平台提供数据计算资源和存储资源。
三是加强企业电子文件管理和前端系统应用归档集成工作，中国石油数字档案馆的收集渠道包括在线归档、离线归档和集成归档，其中，集成归档将成为未来档案来源的主要入口。档案系统接口集成应当遵循凭证归档原则、业务导向原则、系统稳定原则、条件成熟原则和分批集成原则。当前正在进行对接的是合同管理系统和“中俄东线管道项目”。
四是建设系统功能涵盖档案业务发展需要的企业数字档案馆系统，中国石油数字档案馆总体功能从基础管理应用、业务管理应用、展示应用三个层面进行设计整合，新增档案保存等各类功能模块26项。2.0系统主要侧重系统的自动归档、档案的长期保存以及开发利用等方面，能够实现被动服务向主动服务转换、检索智能化、档案资源权限的有效控制、档案编研及成果发布。而且通过基于自然语言的智能信息处理技术及分布式计算技术，实现档案数据的快速智能分析，提供高响应检索服务。
五是进一步凸显企业数字档案馆产生服务企业的定性效益和定量效益。
档案信息化建设工作的六点体会非常值得借鉴：一是坚持“六统一”信息化的工作原则；二是坚持“业务主导”和“统筹推进”的建设方式；三是坚持“前端控制”和“全程管理”的管理理念；四是坚持业务及信息化“标准先行”的工作方式；五是坚持“技术引领”和“融合创新”的发展方向。
一番精神盛宴之后，人大师生与有关专家就企业境外档案管理、档案保管期限表的制定权限、云计算技术的应用、数字档案馆的利用服务、电子档案长期保存、档号编制规则以及单套制与双套制等问题进行了全面探讨、深入交流。实践部门的专家不仅熟悉档案领域的前端控制、全程管理、元数据等，而且对于云计算、大数据、物联网、人工智能、移动互联等信息技术也有相当的了解，更重要的是所有人都真切感受到他们对档案事业的热爱与执着，敬佩感油然而生。这也是年轻学子不懈努力奋斗的方向，榜样就在眼前……
座谈会结束后，我们还兴冲冲地参观了监控室、档案杀虫灭菌设备、档案库房、公司展览等等。目不暇接传给你，动图展示几个场景哈！
送福利啦！档案展览创意惊喜小发现！
大事记地板！猜猜啥材质？
（答案：进口防磨车贴，青铜效果最好。）
猜猜这是啥？
贴心事儿再提示下，猜出来了吗？
文后留言猜中者，事儿点名表扬哈！
最后，给大家再来一张全家福，我们就是这么幸福，在收获中成长，就是这么任性！
调研结束后，大家仍意犹未尽，沉浸在震撼与惊叹之中，企业档案工作如此出色。当理论界还在探讨云计算、大数据、人工智能等现代技术与档案事业的契合点时，来自实践部门的专家已将其付诸实践。同时，实践部门也表示需要理论的指导。
王老师把InterPARES Trust 国际合作项目亚洲团队的新书《云环境下的文件档案可信性保障》赠给云端中的前行者。
作为档案学子，我们既要精通理论研究，也要掌握实践动态。此次调研收获满满，不虚此行！
顺便再次安利一下这门能够“在前沿中穿行、在秋色里收获”的课程，再安利一下中国人民大学信息资源管理学院教学科研实践基地——中国石油档案馆。手动赞！
THE END
您是否和我们一样在震撼中深有感触？
您的工作与生活是否已经跨上云平台？
您的感想与困惑欢迎在文后留言探讨！
（本文系“档案那些事儿”原创，转载注明出处）
撰文：何思源
照片：孙海杰、徐文超、朱菡雨等
编辑：宋雅彤