案例分享｜互联网让查档服务走进万户千家——山东省档案信息“一网查、掌上查”
近期，中国人民大学档案事业发展研究中心公布了2021年度档案事业发展十佳案例评选结果。
➡️ 案例分享｜中国人民大学档案事业发展研究中心2021年度档案事业发展十佳案例评选结果新鲜出炉
受中国人民大学档案事业发展研究中心委托，“档案那些事儿”将对年度十佳档案技术创新案例与年度十佳档案服务外包创新案例进行展示。本次带来的是年度十佳档案服务外包创新案例之山东省档案信息“一网查、掌上查”。
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项目背景
山东省档案信息“一网查、掌上查”是山东省档案馆为贯彻落实省委、省政府“一次办好”相关要求，在档案资源整合、开发与利用领域创新打造的一个应用案例。案例依托山东省数字档案馆系统建设及机房、监控改造项目内开发的山东省档案查询利用平台运行支撑，目的是依托互联网建设山东省档案查询利用平台，使群众可以随时随地享受到全省各级各类档案馆提供的统一、在线、跨馆、异地查档服务，实现“让数据多跑路，让群众少跑腿”的“互联网+”档案服务目标。该项工作任务在2019年被列入《山东省数字政府建设实施方案（2019—2022年）》，2021年作为典型应用场景之一被列入《山东省大数据创新应用突破行动方案》，被评为山东省省级大数据创新应用场景。
▲列入《山东省数字政府建设实施方案（2019—2022年）》
▲列入《山东省大数据创新应用突破行动方案》
▲被评为山东省省级大数据创新应用场景
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主要功能
山东省档案查询利用平台共建设了“开放档案”“查档大厅”“留言咨询”“联系我们”四个功能。
“开放档案”，可让用户自助检索查阅各综合档案馆和高校档案馆上传的可通过互联网向社会大众开放的档案目录数据和部分全文数据。
“查档大厅”，相当于把176家档案馆的查档大厅搬上了互联网，使查档人可以在线向各档案馆提交查档申请，各档案馆收到查档申请后，可在馆内进行线下查档，再将查档结果通过邮件、邮递等方式反馈查档人，实现了非上网数据的在线查档和跨馆查档。
“留言咨询”，可让用户针对指定档案馆进行问题咨询。
“联系我们”，可让用户从这里查询到各档案馆的单位简介、门户网站、单位地址、联系电话、工作时间、预约查档系统等信息。
▲山东省档案查询利用平台首界面
▲山东省档案查询利用平台移动端首界面
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应用成效
（一）拔烟囱破孤岛，“一次办好”让查档服务更惠民
一是建成统一窗口。省档案馆依托山东省互联网政务云建设了全省统一网上“查档大厅”，将全省省市县三级162家综合档案馆、开发区档案馆、城建档案馆、高校档案馆档案利用服务窗口搬上了互联网，使群众足不出户即可享受全省各级档案馆提供的在线查档服务，改变了以往群众需到档案馆现场查档的传统方式。二是打破数据孤岛。平台与省统一用户管理及身份认证平台对接，藉此实现与省公安厅、省人社厅人口信息、社保信息对接，平台可自动调取认证用户的个人信息，免去反复输入的麻烦。平台现有全省各级国家综合档案馆上传的档案目录数据21万余条，其中专题红色档案633条。三是实现掌上查档。平台同步开发了电脑端和移动端两种访问入口，移动端集成于山东省移动政务服务总门户——“爱山东”政务服务APP。群众通过手机即可完成查档操作，查档申请的受理、流转、办结等关键节点均会以手机短信形式及时将办理结果通知查档人，使群众能及时了解查档办理的全部流程。
（二）重服务求实效，在线协同让数据多跑路、群众少跑腿
一是优化在线查档流程。制作了山东省档案查询利用平台明白纸，制定各级档案馆统一查档服务流程并在平台公示，为群众提供公开、简洁的查档服务。平台设有办理进度提醒机制，对接近办理完成期限的申请提前以短信方式通知工作人员，确保查档申请及时办理。二是提供多种取档方式。平台提供电子邮件、邮寄、到就近档案馆自取等多种查档结果反馈方式，结束了过去查档时需要反复异地奔波的历史，让人民群众拥有更多“获得感”“满意感”。截止目前，平台累计提供使用6.31万余次，在线办理查档申请1.37万次，其中异地跨馆查档7300余次，异地跨馆查档占查档总数的53%，查档服务总体满意度达99%；“爱山东”APP档案查询应用累计访问13.52万人次。
（三）展思路扩影响，共享融合让档案利用服务走向全国
一是提升社会影响。平台上线以来受到社会广泛关注，在中国档案报、学习强国等主流媒体和新浪、网易、搜狐、腾讯、百度、凤凰、今日头条等大众媒体获得广泛宣传报道，平台社会影响力不断提升。二是融入全国大局。平台建设方式受到国家档案局的充分肯定，成为首批以平台整体对接方式接入全国档案查询利用平台的两个省级平台之一。三是实现“沪鲁通办”。平台依托沪鲁两地政务服务网络渠道，推动知青上山下乡档案查询成为山东省首个“沪鲁通办”政务服务事项，实现了沪鲁两地专题档案查档服务“一网通办”。四是推动“六级”联动。开展“档案信息化提升乡村公共服务”试点工作，选取青岛市城阳区、日照市东港区、高青县为试点对象，推动档案在线查询利用服务向乡(镇、街道)、村（社区）延伸。首批对接乡镇（办事处）档案室、县直涉农机关档案室、村（社区）档案室105家，在部分县级和乡镇、街道政务服务中心、便民服务中心设立查档点，推动档案查阅服务纳入本地公共服务事项。
▲与全国档案查询利用平台对接
▲首个列入沪鲁通办事项