写出优秀商业文件的三个技巧

2017-10-30 Jay Sullivan 帮你写公文

　　沃伦•巴菲特的致股东信是2016年度最受期待的商业刊物，阅读量可能超过美国证券交易委员会的声明。他的信函容易理解且令人愉快，内容除了提供有关伯克希尔•哈撒韦业务的最新信息之外，读起来更像一本商业学院入门书。巴菲特对商业和金融，就如卡尔•萨根对天文学和阿尔伯特•爱因斯坦对一切，他能够将复杂的想法变得容易理解。

　　将艰涩难懂的文字转换为简单易懂的语言并不会“贬低”文字的水平。

　　任何笨蛋都能够化简为繁，但要化繁为简则需要聪明、认真的作者。巴菲特做到了。我们可以从巴菲特的信函中学到什么呢？

　　1.犹如私人信函。措辞应该如一个人写给另一个人的信函，营造出对话感。如果少点关注自身和有关自己的内容，多点受众尝试从中了解的信息，则会产生更大影响力。如果措辞采用对话风格，这样可以减少你和受众之间的隔阂，就可以实现这一目标。

　　首先，使用人称代词。他的信函采用第一人称，将他自己和他的团队称为“我”和“我们”。更重要的是，他直接面向读者。他提到“你（们）”或“你（们）的”的次数超过100次。

　　其次，运用反问。反问有帮助吗？当然有。在陈述和文章中，反问营造出对话的错觉。你的受众会听到你对问题的回答。你是提出这个问题的人，但这并不重要，你的受众经常会忽视这一点。所有受众听到的是你正在引起他们的兴趣，而非对他们唠叨不休。巴菲特在信函中提出了6次反问，从而将对话与读者联系起来。

　　2.用你说话的方式来写。由于我们所有人的风格各不相同，故你的文章中的对话声音听起来与巴菲特不同。他亲民，具有中西部特色，是个八旬老人和非常成功的商业领袖。你是你。不要尝试成为他，这是不能奏效的。巴菲特吸引人的实事求是的写作风格与他的个人形象一致。如果你看过采访他的视频，那么你会看到他语调积极、声音迷人、风趣幽默，这就是真正的巴菲特。读他的文章，几乎就如“听到”他的声音。

　　在信中，巴菲特承认在一些关键业务决策上犯了错，尤其是发行股票来购买一家公司。他甚至说过“宁愿做结肠镜检查，也不要发行伯克希尔股票”。没有几个商业领袖会在致股东信中尝试这种类型的陈述；这是好事。在讨论中做到这般坦诚，大多数人听起来不真实。如果你有更正式的沟通方式，如果你不如描述般活泼或鲜明，那么不要在文章中尝试这些风格。你很难写出这样的风格，而读者读起来也会感觉奇怪。写好文章后，大声朗读每一句话。

　　3.语言保持简单易懂。Microsoft Word为所有文件提供“可读性”评估。下文会介绍如何激活该功能。对文件执行拼写检查后，可以看到有关该文章的一些基本统计信息。这对你可能有所启发。根据Word中的可读性水平，巴菲特的2016年信函属于9年级和10年级的阅读水平。这意味着一个普通10年级学生可以阅读巴菲特信函中的任何段落，并了解含义。这封信写给受过良好教育的商业投资者，但它不要求你运用MBA的所有所学来获取信息。他使复杂的想法变得可以轻松理解。

　　再看看可读性统计信息，巴菲特的信函中，每个单词平均4.9个字符。这意味着他用4个字母的单词来总结伯克希尔在2016年的业绩。他没有使内容过分复杂化。而且一旦句子超过17个单词，读者就很难轻松把握概念。巴菲特的平均句子长度：13.5个单词。

　　激活Word中的可读性统计，目的是达到尽可能低的可读性。文章为3年级或4年级的阅读水平，但你不会像一个3年级或4年级学生。你会像一个可靠的文章指挥家，能够使内容变得容易让别人理解。如果你的文章可读性超过10，则查看是否可以将较长的句子拆解为两个句子，或者在适当的情况下使用较短的单词。不要强迫，想想如何使你的读者轻松理解你的文章。

　　如要激活可读性统计，请如下操作：

　　Macs：

　　1.单击屏幕顶部的“Word”

　　2.单击“首选项”

　　3.单击“拼写和语法”

　　4.选中“显示可读性统计信息”旁边的框。

　　5.文本拼写检查

　　PC：

　　1.文件

　　2.选项

　　3.校对

　　4.选中“显示可读性统计信息”旁边的框。