其他

小表格也有大文章!一份好的会议回执都做到了这三点

2017-11-27 帮你写公文

临近年底,各种会议开始多起来。

 

无论是由办公室直接组织,还是其他部门筹备,会议通知的发布都要经过办公室人员的审核校对,才能发布出去。

 

然而在实际工作中,往往会忽视会议通知中不起眼的附件——会议报名回执。

 

报名回执,是收集参会人员信息的关键。很大程度上决定了哪些人出席、哪些人缺席,影响着会场布置、接待住宿等会务工作。

 

报名回执如果设计不好,会增加不必要的沟通,降低工作效率,甚至给会议组织带来严重的后果。


准确判断是否需要报名回执


 

不是所有的会议通知都需要附上报名回执。

 

一般来说,判断是否需要报名回执看以下几点:

 

第一看规模大小。规模较大,参会单位较多,参会人员范围较广,就需要报名回执;规模较小,参会人员不多,能打电话解决的事情就直接电话沟通解决即可。

 

第二看会议性质。会议很正式,很隆重,即使参会人员不多,有时也需要报名回执,主要是起一个存档和备查的目的。

 

第三看覆盖地域。如果是全国性质的会议,或者一个覆盖多个省市的企业,都要集中到一个地方开会,既关系到人员确认又关系到会场布置、接待住宿等环节工作,那么,报名回执必不可少。


合理确定报名回执要素



合理确定报名回执要素,是起草报名回执的关键。表格内容多了,增加填报单位不必要的工作量,内容少了,势必就影响到会议信息的统计和后续一系列工作。

 

要素大致分两类:

 

一类是参会人员信息。比如姓名、性别、民族、单位、职务、电话、车牌号、抵离航班或车次等等,这一类信息根据实际需要可增可减;

 

另一类是辅助信息。比如,会议名称、填报单位、盖章、填报人姓名和联系电话、备注等。

 

某一要素是否必需是根据办会需要来确定的。比如,会议没有安排住宿或安排一人住一个房间,那么就不需要注明性别;会议如果没有安排用餐,一般就不需要填报民族;如果外地领导和人员参会,还需要收集抵离航班或车次,一遍安排接送。

 

在明确要素时,应遵循“必要的一个不能少,无用的一个不能有”原则,以使报名回执简洁实用。

 

必要的时候,还可以在表格中列出填写示范格式,防止具体填报人员填报不完整的情况发生。

 

例如,办会实践中,填报人员填写职务时会填“书记”,什么书记呢?党委、党组还是党支部书记,不清楚。如果在报名回执中要求填写职务全称,或者给出模板示例,问题就会迎刃而解。


优化美化报名回执表格


 

报名回执一般采用表格形式,列行间距应恰当,表格大小不超过一页,根据需要设置横向或者纵向纸张方向,字号大小适中等等。

 

此外,一般较为正式会议,要在报名回执上注明需要填报单位加盖单位公章,目的是提高办会、参会的严肃性,督促参会单位工作人员认真填报,也可防止无故缺会或找人替会的情况发生。

 

而如果你是填报工作人员的话,要通读会议通知、全盘掌握通知要求,按程序请示汇报,做好沟通衔接,主线落实每一条信息,待所有信息确定无疑后再填报,一旦参会人员信息有变化要在第一时间重新填报反馈报名回执。(摘自:办公室工作与管理)


推荐文章:

做一名笔杆子当学新常委王沪宁

新任中办主任丁薛祥教你做好秘书工作

党员干部推荐好书:《党的十九大报告辅导读本》

与领导同桌喝酒的18条注意事项,都得学学

基础知识:请示写作的五个注意事项

写材料积累:18部世界名著最后一段话

述职报告与竞聘报告的区别和写法

写材料必备:习近平带火的那些诗词

用模板写公文,从此告别加班加点,轻松赢得领导信任


您可能也对以下帖子感兴趣

文章有问题?点此查看未经处理的缓存