办公室在每一个单位、每一级部门中都是常设机构，根据单位及其部门的大小不同、属性不同办公室又具有不同的级别和各不相同的工作职责，但其作为相关领导的参谋助手功能都是相同的，都是该单位或部门领导的左右手，对于该单位或部门的工作氛围营造、工作效能高低都起着至关重要的作用。办公室工作职责的综合性、占据渠道的节点性、工作信息的集散性决定了其面临的挑战、矛盾和困难纷繁复杂，相关工作人员素质要求综合全面且受到的锻炼机会多、成长速度快。随着国家的政治、经济、社会和文化全面大发展的新形势，办公室工作机遇和挑战并存、压力和动力同在，只有根据新形势倒逼办公室在工作职能、人员素质和作风思路上提出新要求，办公室才能破旧立新，在新的工作系统分工中找到新的工作立足点和着力点。

一、找准工作定位，厘清工作职能范围

随着我国政治、经济、社会和文化的全面大发展，各社会单位的工作业绩已由简单的、粗放的外延式评价转变为更加细化的、内涵式的评价，各项工作由维持性运行转变为自我发展的内在诉求，各单位、组织和内部个体的定位都在发生深刻的变化，这些变化也即将并必将反作用于各单位、组织和内部个体而产生深远的影响。

１、传统的办公室工作职能与分析

办公室在很多单位的称谓不尽相同，但一般传统意义上的工作职能无非为负责不好明确分工的该单位或部门的各项杂务，小到端茶递水、办公物品购置保管、清洁卫生和接听电话等，大也不过文件收发、来信来访、订票报帐和通知布置等各项琐碎事务，更有甚者完全为领导的个人生活服务。

工作职责和范围不能明确的界定，导致在有的单位和部门工作范围被无限放大，工作责任被无限放大，成天都很忙，在出现矛盾和问题时极有可能成为单位或部门员工报怨的对象、领导的出气筒、重大责任的承担者。工作承担事务的琐碎性又导致工作业绩考核评价标准缺失，工作人员核心竞争力不足，容易给单位领导和员工造成谁都可以做、谁都可以替代的可有可无的岗位印象，时常让工作人员自我认同感缺失、工作成就感缺失、工作积极性和主动性缺失，从而导致工作绩效较差、工作敷衍塞责的恶性循环。

２、重新找准工作定位，科学界定工作范围

任何一个组织或部门的价值首先来源于定位，定位不准既不能科学高效地创造价值也不能科学客观地评价价值。设立办公室的前提条件是能够为单位或部门创造价值，办公室的最大价值就是通过相关工作提升单位或部门的工作绩效，促进领导和员工更好地推动单位和部门的事业发展，新形势下办公室的定位可从以下几个方面考虑并依此界定工作范围。

为领导的决策提供依据。领导的科学决策对单位或部门的事业发展起着至关重要的作用，一个灵光一现的“拍脑壳”决策可能会给单位或部门带来灾难性的后果。领导个人的时间、精力、学识和眼见是有限的，办公室在领导面临重大问题时可以提前做好问题的调查研究工作，将该项问题的实质、面临的困难、可以借助的资源、政策环境、现实条件等进行充分而详实的调查摸底，撰写出多个备选（或参考）方案并分析其优缺点，做好员工意见收集，为领导的最终决策提供科学依据。

为领导决策的实施创造良好的内外部环境。决策能否顺利实施、实施的效果能否达到预期受各种因素的影响和制约，办公室可通过认真细致的工作做好意见收集和反馈，做好相关员工的解释和说服工作，让员工的思想和行动统一到领导的决策部署上来，充分调动员工的工作积极性和主动性，主动为员工解决工作和生活困难，提升单位员工的凝聚力；做好协作单位或部门的接待、沟通与协调工作，确保协作单位充分而准确地了解工作目标和意图，协调好单位或部门间的利益和关系，创造很好的协作环境，确保决策在整个内外部工作系统中正常和有序运行。

为领导决策的督促落实和推进纠偏。决策的落地落实是一个系统工程，涉及各条块的协同配合，办公室可以在细化决策落实进度和责任人员，做好监督检查工作，核查各项工作是否保质保量按进度进行，及时向领导反馈具体实施中的突发状况和问题，对偏离晃定方向工作提出纠正意见建议，确保决策实施的有序顺利进行。

二、构建岗位人员素质清单，促进人才内升外引

办公室工作涉及工作面多，工作事项大小不一，工作情况纷繁复杂，根据办公室工作定位构建各具体工作岗位职责清单，分析岗位工作价值，提出具体岗位工作人员素质要求。

办公室人员需要具备较强的大局意识和思维能力。作为领导最为倚重的身边工作人员，要能够合格的作为领导的助手和参谋，要求工作人员站在单位或部门的高度思考和分析问题，跟得上领导思维的节奏，善于发现问题并准确抓住问题实质所在，从正确的高度和角度提出工作的意见和建议，做到思维敏锐、眼界开阔、立场公正。

办公室人员需要比较熟悉本单位或部门的工作业务。对本单位或部门所从事的行业和专业知识有一定的了解，能够与领导和其他工作专业人员进行顺利的业务沟通。在管理中能够结合本单位或部门工作业务的实际情况掌握侧重点，工作督促和检查能够切中要害，对业务知识的熟悉也有利于获得单位员工的理解和支持。

办公室人员需要充分认同岗位工作职责和该岗位所能创造的价值。工作人员要对自身所从事岗位有高度的价值认同感，充分理解通过认真努力工作所能取得的切实成就，从而内生工作的主动性和积极性。工作中需要善于学习、总结并对自身素质的切实提升，将具体工作做深做细，确立自己在岗位工作中的核心竞争力。工作能力的提升主体依靠自己结合工作岗位的学习和锻炼，主动学习管理类知识并用于工作实践，将其它单位或部门办公室好的工作经验引入自已工作，不断创新工作方式和方法，突破自己固有的知识和经验局限，尝试用新的方法和途径解决问题。

三、转变作风思路，主动作为提质增效

办公室工作的重要性长期被人所忽视，容易造成对工作价值评价的定性化，评价方式长期采用民主测评等感性评价方式，从而导致工作人员自身认同感不高、成就感不强，一定工作时间后造成职业倦怠感强，衍生出各种工作惰性，工作中得过且过，工作作风不积极、不主动现象成了办公室的普遍现象。

办公室要打破思维惯性只有转变思路，主动思考如何作为，做到“有为才有位”。办公室工作事务往往是可大可小，某一小事处理不好极有可能给单位或部门带事极大损失，主动作为就是把每一件小事办好，在小事中发现大的机会和价值。在具体工作中工作人员不仅需要自身认同所在岗位工作的价值和意义，还要加强与协作人员加强交流沟通，充分获得相关人员对办公室岗位工作的理解和支持，让单位或部门所有员工对办公室工作的重要性有共同的认知。在工作中需要态度积极正面，随时传播正能量，服务热情周到细致，避免各种“小失误”，创造良好的工作氛围和环境。在关键问题上提前做好充分的问题调查了解，做好数据统计分析，做好资料整理收集，一切用事实和数据说话。从切实推动单位或部门事业发展的高度开展工作，积极为单位或部门的提质增效建言献策，通过扎实有效的工作凸显办公室工作的重要地位和作用。

新的时代面临新的形势，新的形势对各社会组织和个人都有全新的要求，办公室是任何一个单位或部门重要的窗口这已是一个不争的事实，但办公室工作也是长期以来所受诟病最多、矛盾最为集中所在。为切实改变办公室工作思维惯性，必须以全新的思维视角从工作职能、岗位价值、人员素养、作风态度上看待和分析问题，找到问题症结所在，对症下药，充分发挥办公室的参谋部作用。（来源：人力资源管理  作者：姚敏）