合同审查的范围和侧重点

合同审查是法务部门及相关部门的一项重要的日常工作,其具体情况因企业而异。有的企业主要由财务部门来审查,有的企业由行政管理部来审查,相较而言,专设法务部门的企业合同审查比较专业。对于合同审批管理体制健全的公司,合同一般经过财务审查、业务审查和法律审查,财务部门、业务部门和法务部门各负其责,从不同角度去审查合同的不同方面。

无论各企业如何规定合同审查流程,其目的均是为了防范合同风险。如果合同未按规定审查或审查流于形式,就会直接导致潜在的合同风险乃至更严重的运营风险。合同审查的范围和标准是审查人员进行合同法律审查时需要把握的一个尺度,更为重要的是,明确的审查内容和标准,将有助于厘清各个部门,尤其是法务部门在合同审查方面的责任。

来源 / 企业法律顾问履职能力基础读本

合同审查的范围涉及到第一个层次是明确合同法律审查的内容和标准,首先要界定需要法律审查的合同的范畴,对于没有明确合同标的金额的合同,如保密协议,框架协议等,也必须纳入法律审查的合同范畴。其次,具体到合同个案中,也需要明确法律审查的条款、内容,以及审查的标准和原则。

合同审查的范围涉及到的第二个层次是法律审查与其他部门审查的侧重点和定位。从本研究项目调查问卷数据分析来看,企业对合同条款重要性的排序依次是:“很难讲,需要视具体情况而定”、“商务”、“法律”、“技术”,也就是说,商务条款的重要性还排在纯粹法律条款之前。

事实上,在一个合同的审查过程中,法律审查、财务审查和业务审查等其他审查的出发点和侧重点不同,所依据的标准和原则也不同。从审核内容来说,业务部门审核合同的经济型、技术性、可行性和安全性;财务、监察部门审核资金的合法合规、价款及支付的合理合法、担保方式真实可靠、财务票据、单证齐全;法务部门审核合法性、严密性、履行性和程序性。因此法律审查不可能替代财务和其他方面的审查。

有的企业法务以法律审查为主,主要针对合同的合法性,看法律专业条款,如知识产权,争议解决,违约管辖等。如某外企表示,其一年度约有400份合同,合同法律审查的主要内容集中在知识产权条款、违约责任条款、赔偿责任条款、合同终止条款、财产转让条款争端解决条款等,其对供应商和代理商的审查同样严格,但对供应商的资质审查是由采购部而不是由法律部负责的,主要通过从财务、法律等角度的尽职调查来实现。在某央企,公司就重大合同制作了《合同评审单》,在合同评审单上详细列明了各部门需要对合同进行评审的各个方面,如业务部门需要对合同的收益、对方当事人、市场风险、业务权责匹配性、自身执行能力等方面进行评审并记录意见,财务部需要对收付款风险、汇利率风险以及其他财务风险进行审核并记录意见,法律部则需要对合同有效性、法律条款完备性、法律条款责权对等、商业目的和合同条款的匹配性以及其他重大法律风险等方面进行评审并记录意见。

本研究报告调查问卷的数据显示,相当一部分的企业法务部门对合同审查的范围主要还是针对合同中涉及的法律问题,兼顾对其他条款的审查,法务部门针对整个合同进行全面审查的企业仅略微超过三分之一。

这是因为,全面审查难度较大,有些合同中商务条款和技术条款过多,只能以业务部门和技术部门的意见为主,法务可以发表意见的余地不大。但法务并非完全不能对其进行审查,在有些企业,法务审查是全面审查,只是要把握审查的限度。例如,法务可以从价款、基本权利义务是否公平的角度去审查,如果没有特别情况,可以由业务或技术把关,如果法务认为合同条款明显不合常理,超出了正常幅度,则法务部门要及时介入,必须要求业务或技术提出有说服力的理由,否则,合同不能通过审查。

许多企业非常重视法务部门对合同的最后“把关”以及“一票否决权”,如诺西,销售是合同签署流程的总负责人,负责总揽和催促。整个流程需由业务、融资、财务等部门先审查并签署各自负责部分,然后由法务部门对整个合同把关审查,最后再由有签署权限的负责人进行正式签署。

一些大型国企也制定了类似的制度,其法务部门从合法性、规范性以及有效性方面,就预防法律风险,维护权益提出意见。由两个法律顾问共同审查把关,实行双审制,出具初审意见和复审意见。法务部门对所有部门的审查意见进行汇总,如法务部门与合同承办部门、其他审查部门无法达成最终一致,而业务部门坚持签订合同的,业务部门必须报请企业领导和主管法务工作的企业领导共同商定,并出具书面批示。除此之外,对于法务部门审核过的文件,任何部门不得擅自修改,确实需要进行修改的,要履行特定程序。这一做法在本研究项目调查问卷数据也得到了印证,当法务管理部门与其他部门就合同相关间题无法达成一致时,绝大多数企业认为,此种情况应报共同的上一级领导层决定。

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