毕业关注 | 关于档案你必须要知道的哪些事

四年时光匆匆，迎来了毕业季。

陪伴你的不仅有敬爱的师长和友爱的同窗好友，还有默默记录你点滴成长的——高校学生档案。

即将离校的你，可曾了解它？

档案，是陪伴你一生的重要伙伴！

毕业了，无论你奔向哪

可都别忘了它……

我校档案馆档案库房

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什么是学生档案

学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录。

在校时叫学生档案，毕业入职后转称为人事档案。

档案里都有什么

1.入学前档案材料：入学前所有学习、工作经历有关的材料；参加政治团体有关材料；其他有关材料。

2.报考和录取材料：如高考考生报名登记表、高考考生体格检查表、高考考生志愿表；研究生录取登记表、研究生专家推荐表、研究生推免生登记表等。

3.入学材料：如学生登记表、入学体检表等。

4.鉴定、考核、考察材料：学年思想品德鉴定表、综合素质测评表等；

5.党团材料：加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料。

6.奖励材料：院级及以上各类奖励（含优秀学生、优秀学生干部、优秀党员、优秀党务工作者、优秀团员、优秀团干和奖学金等）登记表或证明文件等奖励材料。

7.处分材料：包括个人检查、调查报告、处分决定或免予、撤消处分的意见等材料。

8.毕业材料：包括毕业生登记表、毕业体检表、学生成绩表、授予学位决议书、就业通知书等。

9.其它材料：可供学校及社会录用人才时参考的材料。

个人档案遗失了将会影响什么

◆ 社会保险的办理

◆ 养老金的领取

◆ 转正定级和计算工龄

◆ 评职称和工作调动

◆ 考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等相关证明的办理

◆ 组织提拔任用

◆ 导致干部身份的丢失，等等

毕业后学生档案去向何处

1.考研及出国留学。考取外校研究生的应届生，等毕业材料齐全后凭调档函直接调档（档案寄往考取学校要求的地址）。赴国外或境外攻读学位的应届生，可以由学校将档案转至户籍所在地的人力资源公共服务机构，同时办理个人存档手续；或咨询教育部留学服务中心，办理档案委托保管。

2.已就业。单位是国家机关、国有企事业单位等有人事管理权的，由学校将档案转递至用人单位。单位是私营企业、民营企业、外资企业等没有人事档案管理权限的，通过人才交流中心或其他公共服务机构来接收档案，毕业生应在签订的《就业协议书》的档案接收详细地址一栏填写详细地址＋单位名称＋具体接收部门。

3.暂时未就业。今年开始取消了暂缓就业，所有暂时未找到工作的学生档案，师范生由学校转寄到生源地教育局，非师范生转寄至生源地人力资源公共服务机构。

4.休学及退学。休学学生档案将转为遗留档案，保存在学生处。退学学生档案，能联系到本人的，将转寄至本人，或转寄至生源地教育局。

◆ 温馨提示：我校学生档案由学生处学生管理科负责管理，毕业后由该部门负责学生档案的转递。在档案转移投递的过程中，应遵循保密原则，一般通过机要交通或邮政EMS转递，不能交本人自带，更不能私自拆封。

毕业生有什么永久保存在档案馆

高考招生录取名册、学籍卡、成绩单、毕业/学位证书签领表。毕业生就业后个人人事档案内缺少学籍档案材料，可到学校档案馆进行咨询并办理补档。本专科学籍能查补到的档案材料包括：高考招生录取名册，学籍卡，成绩单，毕业/学位证书签领表。中学阶段的材料不能在此补办。

毕业后回母校档案馆查档需要办理什么手续、提供哪些信息

◆ 本人查档：持本人有效身份证件。

◆ 代人办理：被委托人需持本人有效身份证件及委托人的委托书、委托人有效身份证件或复印件（或真实清晰的身份证件照片）。

委托书内容：应包括委托人的基本信息（如姓名、单位、户籍所在地等等，若委托人是我校毕业生即应包括他的学籍信息：姓名、学号、院系、专业、入学时间、毕业/结业时间、证书编号等）、委托事宜、档案利用目的、委托责任及双方联系方式。

温馨提示：

◆ 若学籍基本信息有变动的，如更名、转专业、学籍异动（休学/退学）等应提前告知档案馆工作人员。

◆ 2014-2018年我校毕业的往届生可致电档案馆（0759-3183243）查询个人档案去向，2013年以前（包含2013年）的往届毕业生需致电学生处学生管理科（0759-3183058）进行查询。

◆ 寒暑假期间查档请在岭南师范学院档案馆网站查询工作人员值班情况。

档案馆可以提供档案原件吗？

档案馆保存的原件仅此一份，不能提供原件，可提供盖有“岭南师范学院档案馆”印章的复印件，与原件具有同等法律效力。

档案馆地址及联系方式

地址：紫荆楼二楼210室

联系方式：

0759-3182253（馆长室）

0759-3183243（办公室）

我校档案馆档案库房

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档案小知识

“ 6·9 国际档案日 ”

1948年6月9-11日，位于巴黎的联合国教科文组织（UNESCO）召开专家会议，来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流，经讨论，决定成立国际档案理事会（ICA）。

2007年11月，为庆祝2008年6月9日国际档案理事会成立60周年，理事会全体成员在加拿大魁北克举行年度全体会议并投票决定，将每年的6月9日定为国际档案日。

设立国际档案日，旨在推动社会公众认识档案、关注档案事业。档案是人类文化遗产和信息资源的组成部分，是人类经济、政治和社会发展的有效见证。但在现实生活中，社会公众对档案的认知不多，常常把档案馆与图书馆混淆。社会公众对档案事业的不了解，不关注，都在一定程度上妨碍了档案事业的发展。

国际档案日与中国

2008年“国际档案日”正式诞生后，中国也结合本国情况，积极响应。2013年，国家档案局决定自该年开始，把每年6月9日“国际档案日”这天作为档案部门的宣传活动日，每年确定一个主题，进行集中宣传，至今已有7年。

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往期回顾

来源 | 学校档案馆

编辑 | 肖淼