两年做到全国闻名，知识管理部成律所新锐“神器”？ | 律新社·品牌谈
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作者 | 宋迅
来源 | iCourt法秀（本文已获授权）
编者按
近年来，随着律师行业进入新的发展时期，越来越多以专业知识为竞争资本的律所开始意识到知识管理的重大意义，却又对此感到无从下手。今天，本文作者将以自身经验为例，从存在价值、部门分工、如何挑选负责人等多个角度出发，深度解析作为律所“王牌”的知识管理部究竟是如何运作的。
贵州惟胜道律师事务所主任合伙人 宋迅
2014年，我在和不少同行交流律所管理的话题时，向他们请教律所里有没有人做知识管理，回答基本上都是没有，或者根本不知道何为律所的知识管理。
2015年惟胜道成立后，我们在律所内设立了专门的知识管理部门，由一位合伙人带着两个法律硕士律师一起做知识管理工作。来到惟胜道参观交流的同行们，向我们提得最多的问题就是：你们是怎么做知识管理的？
今天我想跟大家分享一下我们在知识管理这条路上的管窥之见，以期抛砖引玉。
刚开始，我们与大家一样，根本不懂知识管理是什么。契机出现在2013年5月，我派了两个律师代表团队到杭州参加律协组织的项目学习，回来后通过他们的描述，我得知阳光时代是一家专业化程度非常成功的品牌律所，而更让我感到神秘与震撼的是，在阳光时代律所里有一个“ERE”研究中心，中心里面都是律所里学历最高的顶尖人才，占据的也是律所最好的办公位置。这么一个听起来如此高大上至今也没有完全搞懂含义的三个英文字母彻底把我镇住了。
这个中心到底是干什么的？对律所起什么作用？我非常好奇。因为时间短，参加学习的律师对这个“ERE”中心的具体运作并没有完全搞清楚，只知道是律所的研发部门，专门针对律所未来可能需要涉及的前沿领域及相关产品进行研究和研发，以提升律所的竞争力。
我不知道这个理解是否正确，但这一点都不影响我对阳光时代律所和这个“ERE”研究中心的仰慕，从那一刻起，我心里种下了一颗种子，我们如果要做一家专业化的律所就必须要配备一个技术和产品的研发部门，这应该是我对知识管理最萌芽的意识。
2015年经过认真的思考和准备，我们成立了惟胜道，走上了一条以专业化发展的律所道路。我们选择了以高端商事诉讼作为捅破“天”的那根针，以此打造惟胜道的专业律所品牌。
这个选择并非全凭个人喜好，而是认真分析了团队自己的优势和市场竞争情况做出的。同时这也是一个无奈的选择，因为我们不具备可以在综合化和规模化上确立竞争优势的条件，要想脱颖而出赢得市场，就只有做精做专，把事务所的品牌树立起来，非如此不可。
但是，有目标不等于就有未来，专业化、品牌化说来容易，真正做到谈何容易。我明白，向别人宣传我们要专业化绝不等于我们就已经专业化。要把品牌做成功，首先要把专业做成功；要把专业做成功，首先得把知识管理做成功。
鉴于此，我们设立了一个专门的部门——知识管理部，它和案件管理部、客户管理部共同构成事务所最为重要的三大基石。我负责地告诉大家，惟胜道之所以能够从一家新所和小所走到今天，能够引起全国那么多律所和律师的关注和肯定，这三个平行部门的相互配合与分工功不可没。
对于部门的分工与配合，我的计划是：案件管理部就是具体的生产部门，负责所有产品的生产流水线；而知识管理部则要负责这条生产线的生产规范的规范流程设计、调试、改进、监督。
事实证明，我们的知识管理部确实做到了。尽管这个过程中也会有很多盲人摸象的时候，还有就是知识管理部设计的制度在调试运行中与案件管理部产生磨合和冲突的情况，但最终还是把这段路走了过来，把业务的规范化做到了。那么，我们的知识管理部门到底为律所的发展发挥了多大的价值？
我们知识管理的第一步是从规范商事诉讼的服务流程，解决事务所案件质量和客户体验的需要开始的。
我们认为，对一个法律服务领域专业化的第一步就是服务的精细化。为此我们的知识管理部以全国优秀的同行为榜样，结合自身团队特点，融入自己的灵感和创意，制定出了一整套律所商事诉讼案件工作的流程规范。包括：商事诉讼案件风险论证流程、代理工作分解流程，工作中所需要使用的全套文书、函件模版、范本，团队成员的工作指引等等，还包括我们所有会呈现在客户和法官面前的所有东西，如信函、记录、清单、邮件等等的可视化设计。
02提供各类高效指引
知识管理部还应当是一个为全所提供公共服务的部门。我们的知管部为了方便律师办案，根据每位律师在工作中提供的碎片信息进行整理和集成，制作了指导律师办理案件查询、检索、保全、立案以及类型化案件的工作指引。
例如，我们有一个办案宝典，里面就有所有律师可能需要去到的相关登记部门的查询要求、上班时间、联系电话、地址导航以及一些特殊窗口信息等，方便于我们的办案律师和助理们到各个部门去查询信息。
另外，我们在对实现担保物权特别程序进行了研究之后，除了推出案件裁判大数据研究报告，还专门针对该类型案件的审理和代理都推出指引和流程图，非常方便用于提供给法官和办案律师使用。同时对于指导事务所年轻律师办案也有非常实际和重大的意义。
03负责内部人才培训
律师是用专业知识来作为服务的本质，所以专业知识的学习、研究永远都是一个律所不断前进的风向标。我们律所每周都要组织律师进行业务学习，对新加入律所的新人还需要进行岗前培训和专门的技能培训如检索、画图等等，这些工作都是知识管理部在负责。
04牵头新业务的攻坚战
还有当律所确定对某个领域方向的业务进行攻坚时，我们的知识管理部也要牵头，带领事务所的办案律师成立攻坚小组，制定学习研究计划有条不紊地完成对专业领域的学习和突破。
在办案过程中我们会发现有很多值得研究的争议焦点，办案律师会对其进行理论和指导案例的检索学习，所有这样的案件讨论会知识管理部都会参加，并且会提出建议和指导，最终会集成案件的研究成果，及时收录创建知识指引。为事务所律师在以后的办案中遇到类似的情况提供帮助，同时也为我们专业诉讼产品研发奠定了基础。
05律所品牌营销
知识研究的成果不仅仅只是在内部共享，还应该能够对外向事务所的客户和市场进行呈现。这也是一个律所不断向外部传递和表达自己专业形象的重要手段，也是专业化律所营销的重要方式。
我们的知识管理部采用了以下的形式和载体配合我们的客户管理部完成了对市场的开拓和维护：
1、通过定向研究学习撰写研究成果报告。如我们在金融诉讼法律服务领域推出的《实现担保物权大数据报告》、《银行视角下金钱质押法律问题及救济途径研究报告》。2017年我们与贵阳仲裁委员会共同开展了对建设工程争议仲裁的课题研究，知识管理部将推出对2015—2016贵阳仲裁建设工程纠纷类型案件的观察报告。
2、针对不同客户量身制定的培训课件。我们是以商事诉讼为专业定位，其中更以金融诉讼、建设工程诉讼、公司诉讼为主要服务方向。
2015年以来，我们的知识管理部就一直在为我们的客户不断推出培训课题。以银行为例，迄今为止，我们的金融法律课件已经升级了30余次，每个keynote课件都是反复打磨，为银行量身定制，针对性实操性非常强，不仅包含大量案例，还有诸多实操建议和解决方案。我们的客户反映都认为培训效果好，不枯燥，内容丰富，课件新颖。现在甚至有很多客户慕名前来购买我们的培训课程。
3、制定有针对性、定制化的律所对外宣传与业务资料。我们律所基本上没有固定印刷的事务所宣传册，我们认为那样的宣传资料对于不同的客户而言缺乏个性化和针对性，同时最大的硬伤就是没法做到及时更新。
所以，每次我们有业务需要投标或是客户管理部拟对某客户进行拜访时，都是我们的知识管理部与客户管理部相互配合，针对客户的需求有针对性、定制化的展现事务所专业能力和介绍，单独印制相关宣传简介和投标资料。
4、负责新媒体运营工作，借助互联网做品牌宣传。就一个律所的专业宣传和品牌运营而言，微信公众号和网站的运营都是不可或缺的板块，我们的公号“惟胜会”以及我们的网站也一直都是知识管理部在管理，但这只是她们工作中的较小的一部分而已。很多同行也都能理解知识管理部门的这一工作，但往往会误会这就是知识管理部的主要工作。
我们的知识管理部除了上述的工作外，其实还交叉兼顾了一些其他律所行政部门的工作，例如我们事务所选择什么质量的打印纸、档案盒、卷宗袋、手提袋等等。这些虽然看起来似乎都是可以交给行政去办的事。
但说实话，律所的行政人员一般都不是法律专业出身，对于律师服务和我们的客户缺乏了解，对于事务所这些物料究竟需要什么样的品质，如何在各种细节中如何能够和事务所的品牌以及专业建设相契合这些问题，一般行政人员都无法胜任。
我们没有专门的品牌运营官，从某种意义上说，我们知识管理部门的负责人和客户管理部门的负责人以及我都在从不同的角度在分担着律所品牌建设以及品牌管理的工作。
知识管理部门负责人怎么找？
我想还有一个最为困扰大家的问题就是知识管理部的主管怎么找。
从我们自己的经验来看，拿一个新人（实习律师或新执业的律师）来培养或是从其他行业聘请一个跨界人才来担任知识管理部主管的做法并不可取。原因是知识管理部门的每一个人必须得懂业务，试想一个对律师业务知之不深的新人或外人如何能把专业研究、培训和展示做好？
知识管理的工作必须得由团队内部资深律师自己来做。我们的知识管理部的负责人陈万莉律师在从事这个工作之前已经有了五年的执业经历，加上实习入行已有六七年，从最初的交通事故、劳动争议、婚姻纠纷到医疗纠纷、合同纠纷再到法律顾问、企业并购、债券上市，基本上囊括了我们贵州律师的所有业务类型，所以她非常懂业务、懂律师、懂客户，完全具备了一个知识管理部门主管的条件。
很多同行好奇，资深律师怎么肯放下业务来做知识管理工作？这一点也很简单，甚至对我们来说根本不是问题。
因为我们实行的是公司制的管理模式，陈律师本人就是合伙人之一。从事知识管理部的负责工作而不参与办理案件对她和对事务所而言只是分工不同而已，根本不会影响我们对她的价值评判和收入，甚至在我们合伙人的绩效考核中，陈律师还因为工作优异和勤奋获得排名第一的考评并据此决定其合伙人利润分红。
当然，有一点需要强调，知识管理工作不是人人都可以，必须是善于学习，喜好研究并擅长分享的律师才适合。知识管理工作对于专业的敏锐度、服务的前瞻性以及各种软件技术的学习运用都有较高要求，从这一点说律所适合做知识管理主管的人才也真是可遇而不可求。
近五年来，我感觉律师行业已经进入了一个新的发展时期，在这个时期里，新所不断谋求重新洗牌，而老所则期望致力于保持自己的领先地位。新的时期必然要有新的战略，而竞争的关键在于管理，其中包括律所的品牌管理、人才管理、业务管理和知识管理。而知识管理对内可以促进专业化发展，对外可以塑造事务所品牌，于一个律所而言其战略意义关乎全局。
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制图：李瑶 编辑：戴梦平
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