恕我直言，做好文件管理就能上知天文下知地理
2、本文是「电脑爱好者」专题C13篇的更新版本。
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导读
文件管理是所有人都绕不开的一个话题，我也一直在思考这个问题。
从最开始推荐用软件来管理，去年又借用了记忆的原理来做做文件管理，而这一次又有了新的思路，系统且全面。
本文阅读需要15分钟，同时需要边阅读边思考，阅读起来可能并不轻松，不过，相信你肯定会有所收获的。
01
文件管理的意义
在前面的文章中，我们将时间管理的思路融入到了文件管理中来。
将文件管理分成了三个阶段：收件箱-->工作台-->档案库，其中对「档案库」的管理是文件管理的关键。
我们对文件进行管理，是为了更快地找到想要的文件吗？这么说也没什么问题，毕竟这是对文件进行管理后最直观的感受。
但就像汽车还没被发明出来时一样，人们也都认为需要的是“一匹更快的马”，然而福特却发现人们实际上需要的是更快地到达目的地，福特也因此发明了汽车。
文件管理也一样，更快地找到想要的文件是我们想要的，但让文件能够更好地用于生产创造才是我们真正所希望的，对文件的管理，同时也是对知识的管理。
在知识管理领域有一个「DIKW模型」的概念。
它将 Data（数据）、Information（信息）、Knowledge（知识）、Wisdom（智慧）纳入到了一个纵向的金字塔分层结构中，四个层级依次递进，每一层级都需要从上一层级中汲取内容。
1、数据
数据是指原始、未经过加工的内容。比如电脑里新下载的文件，如果不去打开查看，那么这些文件就属于数据，数据本身并没有意义。
2、信息
信息是指从数据中提取出来的内容。它可以用作某种陈述，包括回答谁（Who）、什么（What）、哪里（When）、什么时候（When）的问题，数据有了解释，也就有了意义。
从本质上来看，文件就是一个装载着“信息”的容器。
3、知识
知识不是信息的简单累加，而是要从众多信息中发现信息之间的联系，从而形成体系化的结构。知识是行动和决策的导向，它能够回答如何（How）的问题。
比如我们收集了很多关于中国历史的文件，如果按朝代时间线来组织这些文件，那么就能形成中国的断代史。
4、智慧
智慧是对知识的灵活运用，是一种驾驭知识的本领。我们可以掌握很多的知识，但知道如何恰如其分地运用知识才是智慧的表现。
知识是死的，智慧却是活的，智慧是对事物发展的前瞻性看法，能解决为什么（Why）的问题。
如何将数据变成信息，再到知识和智慧，网站 Gapingvoid 用了一张漫画来形象的表示这一过程。
对文件进行有效管理，装载着“信息”的文件就可以变成知识，文件管理与知识管理是紧密联系在一起的。
换句话说，要做好文件管理，除了要能够更快地找到想要的文件，我们还需要将处于“数据和信息”阶段的文件变成“知识和智慧”。
而方法则是我们下面要讲的「文件命名」和「文件分类」。
02
从数据到信息：文件命名
对文件进行管理，首先要做的就是进行命名。
未经命名的文件是没有意义的，比如像 0A0EC4B3、38523bd.doc、4565489.jpg 这样的文件，就好比是海滩里的沙子，存在但没有意义。
通过命名，可以让文件就从没有意义的“数据”变成“信息”。
对文件进行命名，要遵循那些命名规范呢？
1、唯一
尽可能做到文件名的完全不一样，这是区分“此件”和“彼件”的基础，也方便后续通过搜索来查找文件。
2、统一
使用统一的命名规则。比如日期之间的空格用中划线来连接，例如 2020-06-28，因为这是日期的标准格式。
同时，个位数字前面最好加上 0 来补位显示，因为排序可能会把 1 和 11 排在一起，会出现 1、10、11、12、2、3、4、5 的情况。
而关键词之间的空格则可以用下划线来代替。原因是为了避免文件的显示问题，因为在不同平台下，空格有可能会被自动删除，又或者变成 %20 这样的乱码，最后导致文件调用失败。
3、三段式命名法
详尽的文件命名的确会给搜索带来极大的便利，比如「洋葱电影_The_Onion_Movie_2008_DVD_中英双语.mp4」这样的命名，在管理大量文件时非常有效。
但这样的专业化命名方式并不适合用来管理自己的文件，如果电脑里的每一个文件都要做到这种程度的命名，工作量就实在太大了。
我们可以选取文件一到三个重要信息来命名即可，也就是「关键词+序列+描述」三段式命名法。
关键词：
用于定位，关键词是文件最重要的特征，输入它就能完成搜索。（必须）
序列：
用于排序，序列可以是日期，也可以是版本、编号等内容。（可选）
描述：
用于区分，添加额外的描述可用于区分多个相似文件。（可选）
不同场景和需求下，文件命名的方法可以不一样。
比如在网上下载的图片，可以只用「关键字」进行命名，最好的方法就是使用图片本身已经使用的名称，这样可以把第一次遇到这张图片时的感觉记录下来。
而如果是有时间线的文件，比如工作文件和照片文件，可以用「日期序列 + 关键词」的命名方法。
如果是同一项目下的相关文件，则可以用「关键字 + 编号序列」的方法来命名，好处是可以让这些相关的文件排在一起。
如果要进行批量命名，我推荐使用软件 Renamer。
03
从信息到知识：文件分类
对文件进行命名后，文件就从“数据”变成了“信息”，但信息的简单累加不会成为知识，就像一本字典里的内容如果是随机排列的话，是没多大用处的。
对文件进行分类，可以让文件之间建立联系，并形成系统化的结构。
文件分类的方法有很多，那理想的分类方式应该是怎样的呢？
首先，它应该是系统性的，能够同时兼顾知识的广度和深度。其次，它应该是终极的，也就是不会再有更简洁的分类了。
同时，它还应该是终身可用的，从年轻到年老都能使用，还有它应该是多平台通用的，不管是文件分类，还是笔记分类、书签分类、书籍分类，我们都能使用同一套分类方法。
要做到这些要求，按照知识本身的性质来分类是唯一的选择，汇集了人类几千年文明的图书馆就是这样分类的。
1、一级分类
在图书馆的分类方法中，「杜威十进制分类法」是一种高效简洁且易用的分类方法 。
在一级分类中，它将人类所有的知识分成了 10 个主要学科，同时使用三位数字来代表分类编码。
000 - 总类 | 500 - 自然科学 |
100 - 哲学与心理学 | 600 - 应用科学 |
200 - 宗教 | 700 - 艺术与休闲 |
300 - 社会科学 | 800 - 文学 |
400 - 语言 | 900 - 历史与地理 |
10大分类并不是随意编排的，而是非常的有讲究，下面的这张图可以帮助我们记忆。
2、二级分类
在分成 10 大学科（main classes）后，每个学科下面又会细分 10 个大类（divisions），接着每个大类又会分成 10
个小类（sections）。
同时，分类编码也会继续细分，百位数字代表一级分类，十位数字代表二级分类，个位数字则代表三级分类。
比如 100 哲学 →
160 逻辑学 → 162 演译法。
这样的分类既能照顾到知识的广度，也能照顾到知识的深度，任何别人口中“不明觉厉”的东西就不会那么神秘了，任何新学习的内容都可以分门别类地放到相应的目录中去。
但上面的二级分类的问题很明显。
人的能力和精力都是有限的，几乎所有人都只能掌握其中的部分内容，这样详尽全面的二级分类并不适合用于个人知识分类。
事实上，不但每个人的知识偏向都会有所不同，10大学科在人类知识中的占比也不一样，下面是 10 大学科的占比研究。
所以，我们可以根据自己的情况修改和删除部分内容。
总的说来，就是选择 2-3 个学科深入学习，来做为知识的深度，其他的学科则用来补充知识的广度，比如下面是我的知识库分类。
首先，我们可以把「000 总类」修改为「000 Inbox」，对于那些不能及时整理的、不知道如何分类的文件，可以暂时放到这里来。
然后「400 语言」这个分类，对于大多数人来说，需要学习的语言指的就是英语，我们可以把这个分类改成“英语学习”，「800 文学」也同理。
还有「200 宗教」，大多数人都只是粗浅的了解，我们可以将所有有关宗教的内容都列入到一个文件夹中，等收集的内容多了，再考虑进行下一步的细分，「100 哲学」分类多，则是因为我的个人兴趣。
值得一提的是「600 应用科学」，这个分类属于工科类知识，如果没有从事相关的工作，分类中的绝大部分内容一般人都不会有所涉及。
我们可以把技术类（Technology）的内容放在这个分类下，比如我会把编程和设计的内容放在这里。
至于工作和生活上的文件，比如公司文件和个人相册之类的，将它们列入到上面的分类中不太合适。
那我们就再单独列一个文件夹，比如把工作上的文件列入「A00 工作」，生活中的文件列入「B00 生活」中去。
这样一来，文件分类就变成了：学科分类 + 生活和工作。
为了减少文件夹的层级结构，文件夹最好只有3层，我们可以把二级分类直接放在E盘的根目录下。
一级分类可以用一个空的文件夹来做分隔，名称可以用学科的英文加上中划线来突出显示。
在长期的使用之下，你会记得这些分类的编码，需要查找文件时，调用软件 Listary 输入 810 就可以快速打开相应的文件夹。
又或者在手动查找文件时，按下数字键 8，文件选择就会定位到 8 开头的文件夹上，文件也是同理。
3、三级分类
到了第三级分类，内容就非常接近实用的层面了，对第三级分类的灵活度可以更高，因为文件收集工作不是一天完成的，而是一点一点增加的。
文件少时，可以将文件直接放在二级目录下，不再进行第三级分类，当文件很多时，再进行第三级分类。
分类时要注意 MECE 原则，指的是 Mutually Exclusive, Collectively
Exhaustive，意思是相互独立、完全穷尽，也就是要做到「既不重复，也不遗漏」。
比如对衣服进行分类时，按季节可以分类为春秋款，夏季款和冬季款；按场合可以分为工作服、休闲服、运动服和礼服；按身体部位可以分为上衣、裤子、鞋和配饰。
只要使用同一个维度进行分类，就可以做到既不重复，也没有遗漏，如果把衣服分为春秋服、休闲服和上衣时，就会有多个维度，分类就不 MECE 了。
另外，第三级分类的数字编码可加可不多，视情况而定。
我的一个习惯，是将第三级分下的 **1 文件夹设置为该领域的优秀书单文件夹，任何领域只需要读几本该领域的入门常识书，在别人看来，你就已经上知天文下知地理了。
04
从知识到智慧：文件运用
说到这里，你可能要问了，为什么要把文件分类搞得这么复杂？
直接把文件分类成「工作、学习、生活、兴趣」四个大类不是更简单吗？这就关乎如何把知识转化为智慧了。
如果我们把文件分成「工作、学习、生活、兴趣」四个大类，那么知识库是这样的：
而如果我们按照知识本身的性质来分类，得到的知识库是这样的：
而当我们运用上面的知识库来解决各种问题时，情况是这样的：
看出来有什么不同了吗？
如果文件分类为「工作、学习、生活、兴趣」，那么知识间无限组合的可能性就会被限定在这 4 个分类上，就像买来的电脑是一体机，虽然方便，上手就能用，但却没了升级空间。
知识与智慧之间的关系，就好比知识是数据库，而智慧是基于数据库的人工智能。通过对知识的重新建构，可以解决不同场景下的各种问题，能够灵活地运用知识才有智慧的表现。
比如百科网站里有很多中国历史的知识，人人都可以查阅，但高晓松在节目《晓说》中就以独特的视角讲述了“青楼、镖局、科举”的历史。
节目中他还加入了一些自己的见闻经历，节目播出后火爆全网，这便是对知识灵活运用的表现。
还有，大多数人会因为年龄的增长，选择从技术岗位转到管理岗位，又或者因为时代潮流的变化而更换工作。
昨天你是程序员，那里需要那里搬；今天就有可能当上了视频UP主，和网友谈笑风生；明天又有可能自己创业当上老板，而平时积累的知识就是你转行的资本。
如果你的「工作」文件夹里只有编程相关的知识，那你可能会一直做程序员。
只要你掌握的是知识本身，那么将来任何一个新兴行业的崛起，你只要稍加转变就能轻车熟路地进入，因为社会需要的东西在本质上都是一样的，只不过外在的载体变了而已。
所以啊，一个人的命运，当然要靠自我奋斗，但是也要考虑到历史的进程。
结尾
在「收件箱」阶段，主要思路是GTD时间管理的流程，下载文件夹是天然的文件收件箱站，多设备的情况下，可以用云同步网盘来集中收集文件。
到了「工作台」阶段，时间管理流程中三个阶段的文件都会同时出现，将桌面分为左、中、右三个区域是个好办法。
最后的「档案库」阶段，通过与知识管理理念的结合，除了可以更快的找到想要的文件，还能让文件更好地用于生产创造，并产生智慧。
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