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职场 | 提高工作效率的10大原则,你值得拥有
在今天这篇文章中,我打算向大家介绍提高工作效率的十个原则。
提高效率可以改善我们工作和生活的平衡、工作满意度、个人成就感和对工作的自豪感。问题是,高效工作说起来容易做起来难。但幸运的是,你可以记住一部分提高效率的办法,将其付诸实践,然后让自己“脱胎换骨”。
1. 记住收益递减法则
这么做从表面上来看似乎将员工培养成了多面手,但其实,潜在的精力消耗要远远超过了收益。由此我们就能明白,通过减少使用的工具数量,并精研于一些优秀和易于使用的工具,可以使你的效率显著提升。
2. 减少任务之间的切换
RingCentral的一项研究发现,我们平均每天在不同的任务和工具之间的切换成本是一小时(相当于一年32个工作日)。最小化电子邮件窗口,打开项目管理系统,然后再切换回电子邮件窗口,似乎只需要很短的时间,但是想想重新注意力所需要的额外时间,你就知道潜在的损失都在哪里了。在任务转换过程中,真正损失的时间和单纯的页面转换关系不大,关键在于你的大脑得花多久重新识别新的目标来集中注意力。
与其在浏览器窗口或工具之间切换,不如一次专注于一项任务。如果你需要在某项任务中休息一下,与其开始另一项任务,我建议你不如花点时间喝口水,绕着办公室转一圈,或者把笔记本电脑关掉,暂时不去想那些劳什子。
3. 限制外部干扰
你的手机可能是你效率低下、拖延太久、似乎无法长时间专注于一件事情的重要原因。因此,你首先需要确定自己沉迷手机的问题有多严重。大多数智能手机上的新功能可以显示自己使用屏幕的实际时间,以及你把这些时间用来干什么了。
如果你很难改掉动不动就玩会儿手机这个习惯,可以试试利用屏蔽功能来限制访问手机上的某些应用程序。这样一来即使你忍不住想玩手机,由于客观条件所限,你也玩不了了。
4. 效率应当由目标驱动
我们大多数人都不喜欢忙碌。我们想知道自己所做的一切,是为某件事做贡献还是更大的愿景的一部分。当我们在工作中没有了目标时,效率就会直线下降。有时候这些事情是我们无法控制的,但是为了让自己提升效率,试着想想你完成某件事的目标,并把它作为前进的动力。
5. 确定任务的先后顺序
根据事情的紧急程度,为你手头的任务确定先后顺序,可能是一个好的开始。通过考虑事情的先后顺序,你可以完全剔除掉那些你发现根本不重要的事情。这么做对于确定需要首先完成的任务以及后续任务也很重要。
你可以建立一套划分轻重缓急的标准,比如说什么是对你提高效率来说最重要的事情。由于效率这件事是因人而异的,所以有些人会考虑先完成自己最不喜欢的任务,然后再做别的事情。对另一些人来说,把冗长乏味的项目留到最后,可以确保自己动力十足地开始其他事项,你也可以从手头的各项任务中找出更容易或更有趣的任务先完成,让自己有继续下去的动力。
6. 让大家和你合作,而不是跟你作对
为了确保协作项目不会让你的工作效率下降,公司内部应该有明确的任务授权,以及一整套工作流程或系统来确保任务的完成和问题的分类。
创造一个能让你的同事或管理团队帮助提高效率,而不是互相竞争来完成工作的环境、并辅之以卓有成效的沟通,会让整个团队的效率会有质的飞跃。
7. 准备好备用方案
如果没有备用方案,我们可能会花很多时间不知所措,绞尽脑汁想弄明白到底哪里出了问题。然后,我们才会另起炉灶,炮制一个新的解决方案,或想出一个新的行动计划。
所以,最好在一开始就做好最坏的打算,确保事情出错时知道该怎么做,或者万一你需要改变计划也可以立即采取行动。
8. 知道该如何衡量效率高低
效率的衡量在公司、行业和个人之间差异很大,因为效率在每个人看来并不相同。但是,重要的是要有一个可以衡量的标准,起码你要有一套自己的期望或者评判方法。
它可以是每天减少盯着手机屏幕的时间,在给定时间段内处理尽可能多的任务,或者记下完成单个任务所耗费的时间,然后对不同任务的完成时间进行比较。对于某些组织来说,效率可能直接等于一定的金钱数量,所以如果可能的话,你也可以尝试计算自己因为效率提升而节省(或挣得)的金钱数量。
9. 少一点盲目乐观
有时候,当你对完成一项任务所需要的时间过于乐观时(这意味着你估计的时间有点少),你会因为完成任务的压力而失去效率。或者,你担心的是任务是否能够完成,而不是工作的实际质量。所以,为了提高效率,你不妨更现实地考虑需要完成哪些活动,以及完成这些活动所需要的时间。然后,如果你在更短的时间内完成了任务,就可以把这件事情从手头的任务清单中删除了。
10. 勤于动手做笔记
把这些事情重新回忆起来,不仅对你来说是浪费时间,对其他人来说也是浪费时间,因为他们需要放下手头的工作提醒你做了什么、说了什么。为了在一次富有成效的会议后马上开始工作,你要懂得做笔记,并确保稍后看这些笔记时,你知道它们的意思以及需要做什么来完成这些工作。
另一个提高效率的技巧是,当你有了想法时立刻简单地写下来。没有什么比早上在家里喝咖啡,想出一个好主意,然后在午餐时间坐下来花30分钟绞尽脑汁来想起它是什么更令人沮丧的了。只需要花费几分钟的时间记两笔,就可以为你节省大量的工作时间,何乐而不为呢?
高效往往可以归结为:减少分心的次数,区分事情的轻重缓急和找到目标。
当你有意识地做出决定来提高工作效率时,你就会考虑使用何种生产力工具,强调更有效的协作,在以结果为导向的同时还准备好了备用方案。
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