查看原文
其他

怎样汇报工作才能得到老板重用?

2017-03-21 艺林小宇 插坐学院




作者 | 艺林小宇(插坐学院专栏作家)

主播 | 鑫焱


很多职场新人在汇报工作都喜欢用一句“您认为这个问题应该怎么办?”来轻松搞定。但这却是一个容易惹恼上司,且自讨没趣的方法。实际上,下属就要让自己成为问题的克星,而不是问题的推手。


我们先来看个案例:


一天,小王跑到领导办公室说道:“老板,那家客户的用量只有 3 ,我们要求的安全用量是 5 ,现在,竞争对手开始花大价钱搞定了客户的厂长,我听下面的工人说对手又过去了,我上次去的时候,那个厂长就暗示对手送了很多钱,你送少了,我们恐怕没法合作了。”


老板:“你的意思是?”


小王:“我没有别的意思,只是想申请经费,把那个厂长搞定了。”


看到这里,如果在小王不说结论之前,你能猜到他真正想说的是什么吗?这样的职场人是不会受到老板喜欢的。那在我们平常的工作当中,应该如何向领导汇报工作呢?


接下来,我会从以下三个方面去谈如何积极地向领导汇报工作:


哪些情形是需要向领导汇报工作?

如何向领导汇报你的工作?

通过什么形式去汇报?





哪些情形需要向领导汇报工作



掌握好汇报时间节点,这将会对你这次工作汇报的顺利进行有着非常重要的影响。而这个情形我们主要分为空间与时间。


我们先来看时间。加拿大心理学家德比·莫斯考维茨曾做过一个有趣的研究,根据人一周的行为规律画出了一幅一周工作节律图,她认为,人的一周是有规律性的。


作为一周工作的开始,在双休日之后,人体的生物钟往往还没有调节过来,一下子从休闲状态切换到工作状态,总感觉有很多的事忙也忙不完,却偏偏又丢三落四。


到了周二,大部分人都会开始走出闲散状态,着手处理遗留的电子邮件,安排本周工作计划,压力也随之而来,工作量和压力水平都将达到峰值。周二是主导性最高的时候,也是工作效率最高,产出最大的时候。


星期三是一周的转折,延续了星期二的忙碌,周三职场人士已经完全适应了忙碌的工作状态,星期三的职场人士可以和“超人”媲美。


有人说,星期四属于“黎明前的黑暗”,就好比熬夜的人,凌晨四五点往往是最难熬的时候,跨过这道坎,便又海阔天空了。


星期五了,你不妨留意一下,这一天里你完成的工作,在数量、质量上是否比平时都要高?一些在平时看来有些头痛、棘手的事情,在这一天里却比较容易OK。




因此,我总结了一下,除去空间上的因素,在时间节点上,你最好选择在周二、周四、周五去跟领导汇报工作任务或者计划,这时候你收到的反馈才很大程度是积极的。


接下来我们看看空间上的这个因素,空间上的因素则会复杂很多,不可控因素也会比较多,所以这时候你应该因时而变,因地而异。


我们先来看个案例:


北魏太武帝拓跋焘在位时,古弼任吏部尚书。有一次古弼把百姓联名反映皇亲国戚的圈占土地行为上书给皇帝。但不巧,皇帝拓跋焘与给事中刘树下围棋,在过了好久棋还没有结束的迹象。


古弼心急如焚,火冒三丈。他突然冲过去,一把揪住刘树的头发,手攥起拳头狠打刘树后背,边打边骂:“国家的事情没有治理好,都是你这类人的罪过!”皇帝拓跋焘见状说道:“没有听你奏事,错在我。刘树有什么罪过?快把他给放了。”


皇帝发话了,古弼这才放过刘树,把事情汇报给皇帝。皇帝很快就答应了上谷人民的诉求:顺应民意,把上谷苑的一半土地分给了老百姓。


说这个案例,并不是让你学古弼那样,使用蛮力把老板交谈的对象给揍一顿,而是说在现在的职场上,很多人也会在想要汇报工作的时候,遇到老板很忙,根本无法听你汇报工作,所以这时候你就要学会巧妙地躲开老板忙碌的时候去汇报以及根据自己的任务轻重缓急适时地汇报。

 

1. 工作完成后,一定要向领导汇报。


工作完成后,一定要及时向领导汇报的你的整体情况,不要拖拉,有些新人可能会想,我的任务已经做完,但是我不想汇报先,因为汇报完之后就会立马有新的任务过来。


我觉得这种态度是在害自己,而不是真正地想要有成长的心态。在职场上,工作任务是永远做不完的,你晚一点汇报或者早一点汇报,只不过是时间上的问题,而如果你早点汇报继续下一个任务,你就比别人早些时候接触到不同的挑战,自己的成长也比别人快一步。


所以我们在工作完成后,应该及时向领导汇报工作,让老板知道你在成长!


2. 工作任务出现意外时,需要向领导汇报进度及其情况。




现在很多职场人在遇到问题是都不太喜欢告诉领导,一个怕领导觉得自己能力不行,另一个是觉得不好意思,怕老板,像老鼠见着猫一样。这样的结果往往就是任由事情恶化下去,直到不可挽救被老板知道时,老板一定会说这件事干嘛不早点告诉我呢?反正这个锅就是你背定了。


而这时你就会想“如果早点告诉老板.......”等等很多如果,而事情已经发生,就没有如果了。所以当你的工作出现意外时,一定要向老板讲明情况,并实时地向老板寻求解决方案,因为老板的资历深且有一定的资源人脉,所以特殊情况处理起来就会好很多。


3. 做好工作计划时,让领导随时了解计划方向。


如果你是一个管理者,难免会做各种各样的计划,计划讲究的是可执行可操作以及方向需要正确,因为你的计划不是做给自己看的,而是做给员工去执行操作的。


因此需要审时度势,掌握好计划的方向性,而这个时候老板就有必要参与进来,让老板了解计划的内容,及时提出合理的建议,让计划不会偏离轨道。





如何向领导汇报你的工作



汇报工作讲究效率以及让人能够听得明白,我们不要想开头讲的小王一样,跟领导汇报个事都是杂乱无章,说了一大堆话最后才说结果,这是极其浪费时间的。那么该如何向领导汇报工作呢?我觉得可以从以下 3 个点去说:


1. 逻辑清晰,结果先行


汇报工作时要有逻辑性,思路清晰。无论说话还是汇报工作,都要运用逻辑思维,麦肯锡的工作法去解决问题。在开头的例子中,小王说了一大堆话,可是提取不出一个重要的点,而如果你作为一个老板,你就需要去猜测他到底想要说什么?这样你就是在浪费老板的时间。


所以你在汇报之前要梳理汇报的相关情况,诸如工作进展、进程中的重难点问题、针对性的方法措施或者相关文件资料,做到心中有数。还要根据汇报目的和要求,选择重点内容进行汇报。


而不是想抓住机会把所有工作都一股脑地倒出来,惟恐领导对自己做的工作不知道,汇报时不分主次,面面俱到,既抓不住要领,又吸引不住领导,甚至适得其反。




2. 提出解决方案,要让领导做选择题


汇报工作最重要的是提出解决问题的方案而不是简单地提出问题。在我刚进入职场不到一个月,有一次,领导安排去打印一份报告,然后下午的时候快递出去。


接到任务,在正准备去打印的时候,突然想到快递每天是上午九点来取包裹,当时已经快九点了,九点之前报告肯定打印不出来,于是急忙去请示怎么办。当时就见到他很不耐烦的说你先去打印,我只好悻悻的去了。


所以,在我们汇报总结或者遇到问题时,最好处理办法应该是事先想出多种解决问题的答案,在汇报问题时一并提出,让领导进行选择。这样,在寻找方法解决问题的同时也能提高自己的能力。

 

3. 学会用决策思维说理由


很多人在说完结果或者陈述完自己的解决方案的时候,这个时候汇报者就希望领导能够给予自己什么,也就是希望领导为自己这个汇报做点什么?


这个时候你就需要开始陈述提出自己的最中肯的意见,就是让领导适当地接受自己的方案,这个时候你就开始说理由。而在说理由的时候,你应该学会用“决策思维”来陈述,也就是这个方案要多少资源,能达到什么效果,是否符合我们的目标等一系列的理由,而这个理由不为别的,就是让老板接受。


比如“我建议采用 XXX 是作为我们此次线下活动的供应商 A ,因为 A 可以在活动的搭建上给予我们更多的优惠以及更专业的技术支持,因为他们在之前的一些大型活动上都表现的很好,而供应商 A 也可以帮我们联系场地方,给予比较多的帮助。”


这就是决策思维,就是将老板带入这个情景跟着你节奏走。





通过什么形式去汇报



工作汇报分书面报告和口述,有的人平时话很多但是真到写书面汇报时,却是苦不堪言提笔写不出一个字,可见并不是说特别能说会道的人就会工作汇报。


书面汇报工作时注意以下几点:


书面汇报一般使用 ppt 或者 word 说明,这两者使用哪个问题都不大,关键是要把问题和解决方案讲清楚。我们以 ppt 为例,如何通过 ppt 进行书面汇报:


对 PPT 而言,逻辑是灵魂。而逻辑可以简单理解成一种顺序——受众可以理解的顺序。在做 PPT 时,一般先设定整个 PPT 的大逻辑,再考虑每个板块的小逻辑。




可以先把 PPT 的一级和二级目录写好,再把每页的观点写在标题栏里,最后用缩略图形式看看整体的内容框架。需特别注意的是,PPT 本身的演绎方式是直线型的,假如内容及逻辑层次较多,请在每个板块后总结一下,或给每页 PPT 加个小导航,以免迷航。


图形更容易让人理解,让听众印象深刻,并会帮助演讲者更好地进行阐述。对 PPT 来说,最好的表现顺序是:图>表>字。如果 PPT 大段文字太多,请看看其中哪些内容是可以做成图的,比如带有数字、流程、因果关系、趋势、时间、并列、顺序等的内容。

 

而在口述汇报工作中,需要直接面对领导,这时你应该要做到以下几点:


1. 有礼貌的进领导办公室带上笔记本和笔,因为好记性不如烂笔头,做多点笔记就对自己接下来的方案整理有灵感;


2. 汇报前整理思路,语言干练,内容分主次,这是科学地进行汇报;


3. 而当你在汇报时,应该注意一下自己的举止行为,要端庄,不可摇头晃腿;


4. 使用……暂停——提高声调可以用来创造重点。如果你想强调一个词,可以先暂停 1、2 秒。例:“今天,我将汇报,市场活动如何有效地带来更多……新客户。”这种声音的变化,会让听众竖起耳朵,并加强记忆;


5. 把控好时间节奏——随着幻灯片的切换,新的文字和画面会将听众的注意力吸引到屏幕上,而不再专注于“听”。所以,请先口头介绍幻灯片的前提,再按“下一步”让它出现。

 

《哈佛学不到》的作者马克·麦考梅克曾说:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作—而相反地,谁不经常汇报工作,谁就没努力工作。”所以,汇报工作是职场中必须学会的一项技能,如果你能优雅及时地向领导汇报工作,你离升职就不会远了。


也许你还需要这些,点击阅读:


如何从老板那得到有效的反馈?

被领导批评后,如何重获信任?

如何一开口就能让别人喜欢你?

性格内向的人,如何搞好同事关系?



低成本运营与推广向来很难

所以我专门分析了90个典型案例

希望帮你节省很多时间和精力

直接找出适合自己的答案



您可能也对以下帖子感兴趣

文章有问题?点此查看未经处理的缓存