一位PPT发烧友，分享了一堆让你相见恨晚的PPT常识（实用）
工作必备软件PPT的使用秘籍，你还不快收藏？！
来源 | 国旁门左道（ID：pangmenzd）
作者 | 邵云蛟
编辑 | 一番队长 （ID：330373665）
本文获得作者授权，转载请联系作者
PowerPoint作为一款备受欢迎的办公软件，很多用户只是知道常见的一些基础功能，而更深层次的功能，估计90%左右的人都没接触到。
今天推荐的就是在PPT自带功能当中，有哪些是你平时没注意到？
1.1 【替换字体】
指一键将A字体替换为B字体。
当我们做了一个PPT，里面正文用的是宋体，但做好之后，我们觉得，正文用微软雅黑更好一点，我们点击【替换字体】，即可一键替换文件中所有宋体，变成微软雅黑。试想，如果没有这个功能，你要白费多少力气才能全部替换？
1.2 【自定义设置默认字体】
指我们将输入的文字字体默认为其他字体，而不是系统默认的宋体。
举个例子，当我做一个PPT时，我会挑选字体，比如某一个案子，我选择了标题使用华康丽金黑简体，正文使用黑体。但大家都知道，系统默认的字体是宋体，如果我想使用黑体，我有两个选择：
一是去替换，这是事后干预。
二是直接开始就把黑体设置为默认的正文字体，这是事前干预。
PPT中的设置默认文本框功能，就是这个作用。
1.3 【PPT图层】
指PPT中单个页面中所有元素的层级关系。
很多人只知道PS有图层，但很少有人知道PPT的图层吗？这个图层有什么作用呢？
大家都知道，当某一页PPT元素过多时，我们编辑起来会很麻烦，知道了图层的概念，我们就可以分层编辑，暂时不需要编辑的层可以选择隐藏。点击【选择】就能看到这个功能。
举个例子看一下：假如我们需要在一页PPT中同时编辑这么多图片，我们可以打开选择窗格：
对最上面的那张海报进行编辑时，我们可以先把其他的海报暂时隐藏起来，等首层的海报编辑后，再把这一层隐藏，第二层打开。
另外，当我们动画插入过多的时候，同样可以采取这个方法进行操作。
1.4 【格式刷增强版】
指复制一次格式，同时为多个文本框刷出指定的格式。
那普通的格式刷是什么呢？选择一段文本框，点一下格式刷，为指定的文本框刷出格式，然后格式刷效果消失，如果想继续为另一段文本框刷出格式，需要循环上面的操作。
但格式刷增强版就不用担心这个问题了。如果你想同时为多个文本框刷出同样的格式，只需要选择一段文本框后，双击格式刷选项，然后你就可以任性的给N个文本框刷出同样的格式了！
2.1 PowerPoint自由截图工具
指在不用链接网络的情况下，自由截取屏幕画面。
你常用的屏幕截图工具都有哪些呢？QQ？微信客户端？第三方截图软件？好像没了吧，但你要知道，那些工具一般需要联网才能使用，那么如果你电脑未联网，你要怎么截图呢？也许，你可以试试PowerPoint自由截图工具。
2.2 利用SMARTART来排版图片
指将图片插入至smartart，快速实现排版效果。
图片排版和图文排版一直是很多人头疼的地方，怎么对齐？怎么排版？一直是个难解，如果你不追求太新颖的排版方法，你可以试试【插入SMARTART】。
比如，我们想做瓷砖风格的图片排版：
我随便找了几张图片，看起来很整齐吧：
或者像这样的：
2.3 插入对象
指在PPT中插入PowerPoint无法输入的元素，对象包含绘图工具，数学符号，EXCEL等。
先给我们伟大的人民教师谋个福利，尤其是数学老师。当我们想在PPT中插入一些数学符号时，该怎么办呢？有些人说可以【插入公式】：
但这个公式数量不多，如果我们想插入其他公式或特殊符号怎么办呢？你可以试试【插入对象】，别想歪啊，我看评论去已经有人淫笑了。比如这个：
记得是Microsoft 公式 3.0，还可以勾选右边的显示为图标。
让我们插入个特殊符号试试，如
道了这个方法，老师们就不用在网上复制粘贴别人的公司再来修改数字了。
当然，【插入对象】中还有个很强大的东西，叫绘图。如果我们想在PPT中插入一个手绘的图片，我们可以直接点击【插入对象】，选择Bitmap image，就可以直接在画板上作业了。
2.4 【音频录制】
指录制声音文件。
OFFICE之所以强大，还表现在强大的音，视频处理方面，先来说录制音频方面。
说个常见的场景吧，我们知道，PPT毕竟是配合演讲使用的辅助演示工具，当我们想把做好的PPT文件发给别人时，我们对PPT文件的解读如果能同时附带在里面，就会更好一些，这样别人不仅能边看PPT页面，边听我们对PPT页面内容的解读。那【录制音频】就很好的解决了这个问题。
另外，还有很多人把PPT中的录制声音当做一个录音机来用也是不错的选择。
2.5 【录制视频】
指完成电脑视频画面的录制。
如果我们想在PPT中插入一段视频，而视频却不能从网络上下载下来，那怎么办呢？这时候就要用到【录制视频】的功能了。
选择录制视频播放窗口的大小，开始录制，直到结束，然后插入到PPT文件中。
3.1 【设置自由换片时间】
指对PPT中页面切换方式的设置，包含自动定时换片和手动换片。
当我们想让PPT某些页面自动播放，有些页面手动播放，该怎么办呢？你需要对相关页面【设置自动换片时间】。
如果想自动播放，就【设置换片时间】，如果想手动播放，就选择【点击鼠标时】。
4.1 【设置幻灯片放映】
指对幻灯片放映方式的选择。
我们的幻灯片放映默认是全部，这里你可以修改为从X到N的页码，注意，页面必须是一个区间。
但有些时候，你想挑选某几页幻灯片来放映，如我想播放第1，4，5页，其他的都不播放，该怎么办呢？
你需要【自定义放映】，但这个按钮正常情况下是不能勾选的。
你需要先在这里设置下：
然后，这里就可以勾选了。
4.2【一键去除幻灯片所有动画效果】
指幻灯片动画效果不在放映时出现。
这里还有一个神技能，99%的人都不知道，当你做了一个PPT时，里面设置了很多的动画，但老板说，A客户不想看动画，B客户想看动画，虽然坑爹，但很多时候就会这样。放在以前，你肯定需要一页一页的删除动画，那么我教你一招，【放映时不加动画】：
4.3 【使用演讲者视图】
指幻灯片放映时的视图效果。
当我们在台上演讲时，一般而言，无论是投影屏幕还是电脑，显示的都是本页内容，那下一页是什么内容怎么看到呢？
实际效果就是这样，左边为当前页，右边为下一页：
5.1 【翻译工具】
指将A语言进行自动翻译为B语言。
我们做PPT时，经常需要用到英文，那一般而言，很多人都是打开某些翻译网站，输入中文，翻译成英文，这个方法有点慢，我们可以使用PowerPoint自带的【翻译工具】。
5.2 【幻灯片文件合并】
指讲A幻灯片的所有页面原封不动的插入到B幻灯片中。
这里要用到审阅中的【比较】功能。
这个功能主要应用场景是，我们想把一个PPT的所有页面原封不动的插入到另外一个PPT中。看个例子：
把一个PPT插入到另外一个PPT后的效果：
6.1 【形状对齐时显示智能向导】
指在对齐形状时，软件自动出现智能参考线，帮助完成对齐。
我们可以选择【显示】中的【形状对齐时显示智能向导】，勾选开启后，我们再对齐形状时，就会自动出现智能参考线。
7.1 【保护演示文稿】
指对文件进行保护，防止他人进行修改。
有些时候我们做完一份PPT后，为了防止文件被修改，我们可以对文件采取相应的保护。
7.2 【检查幻灯片兼容性】
指检查幻灯片文件在各版本中的兼容效果。
有时候我们电脑上制作PPT用的是高版本的PowerPoint软件，如13版，但演示用的电脑上可能是低版本的PowerPoint软件，如07版，那么我们做好的文件都会出现什么问题呢？我们可以【检查兼容性】，这样就能够提前发现一些兼容性导致的问题了。
7.3 【增加操作撤销次数】
指修改PPT误操作的次数，默认为20次，最高可修改为150次。
PowerPoint有一个撤销编辑的功能，当我们做了某些错误的操作时，可选择撤销，但默认智能撤销20次，我们可以修改为最高150次。
在【文件】，【选项】，【高级】中，我们可以修改：
7.4 【嵌入特殊字体】
指将幻灯片中的特殊字体嵌入到文件中，防止文件转移后的字体丢失。
当我们做PPT时，我们可能会用到一些特殊字体，但别人的电脑上没有这个字体的话，那做好的文件中的特殊字体就会默认变成宋体，那我们可以将字体嵌入到PPT中。
7.5 【保持幻灯片中图片的质量】
指我们对幻灯片中插入的图片不进行压缩处理。
当我们在PPT中插入图片时，会默认把PPT文件中的图片尺寸缩小，在电脑上看不出来有什么问题，但是在大尺寸的投影屏幕上就会显得有些模糊，怎么办？
我们可以勾选不压缩图片文件的大小：
好了，第一部分先写那么多吧，抽空再补充几个。
写的都是关于PPT的经验
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