培训材料系列之《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

很多伙伴在菜单栏“问档”，咨询归档的问题。

其实都和  国家档案局 令 第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定  有关。

今天我们找来了相关单位的归档培训材料，共有五个部分，今天发第一个部分，仅供伙伴们学习参考。

在这里，兰台之家向所有老档案员、所有高校档案老师发出邀请，征集关于国家12项标准的解读文章、档案工作实操类文章、档案馆硬件和软件使用文章。

稿件一经采用，福利和稿酬必优。编辑联系：17611235099（微信同名）

第一部分：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

(一)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》介绍

1、《规定》的制定背景

1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件，在近20年的实践和应用过程中，对划分机关文件材料的归档范围和界定机关档案保管期限方面发挥了积极的作用，但是随着我国改革开放的不断深入，档案工作理论与实践发展以及办公自动化的日益普及，两个业务性文件难以适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要，如对反映维护国家，集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够;某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档;某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确;档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段等，针对这种情况，越来越多的档案行政管理部门，综合档案馆和机关档案室以及档案学理论研究部门呼吁对1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件进行修订。

2、《规定》制定的原则

(1)《规定》的内容要涵盖机关在其工作活动中形成的所有文件材料，即包括各种门类和载体的历史记录。

(2)《规定》要对机关文件材料的归档范围和不归档范围作出明确规定。

(3)《规定》在明确界定机关文件材料的归档范围时，采用标时制标明文书档案的具体保管期限;提出对其他门类文件材料归档范围和档案保管期限要按国家有关规定执行。

(4)要尽量避免机关文件材料重复归档。

(5)凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档和划分保管期限要体现“从宽”的原则

(6)《规定》要明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行《规定》过程中的职责和义务，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表实用性和可操作性。

3、《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化

(1)《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合二为一，《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能

(2)改革了文书档案保管期限划分方法，将原有的永久，长期，短期划分方法改变为永久，定期。定期中再实行标时制，分为30年，10年。

(3)突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。

(4)充实了一些文件条款，《规定》的附件涉及保管期限界定的条款共84项，比1987年规定的63项保管期限相比，增加了21项，在具体内容方面主要充实了如行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。

(5)与1987年规定相比较，对一些档案的保管期限作了适当调整，比如凡涉及到公民权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管，体现以人为本的思想。

(6)加大了管理力度，将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”，建立机关文件材料归档范围和文书档案保管期表的审批制度，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表有具有针对性、实用性、可操作性。

(二)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

     (国家档案局2006年第8号令 2006年12月18日)

[  ]中内容为解释部分（解读）

     第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。  

 第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

解读：[这个定义对“机关文件材料”的内涵有明确的界定，从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料;从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料;这个内涵就是要使《规定》适用于机关各种门类或载体的归档工作，而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。虽然《规定》没有其他门类文件材料的归档范围和保管期限表，但第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行”]

第三条 机关文件材料归档范围是:

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

解读：[这四项是原则规定，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括了文书材料，而且包括了非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等，不仅包括了纸质文件材料，且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等， 因此机关文件材料内容及其载体差异性较大，内容也为庞杂，如详细概括既不科学，也不实际。《规定》对机关文书材料的归档范围有具体要求，对非文书和纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即“机关形成的人事，基建，会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。]

第四条 机关文件材料不归档范围是:

(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等;

(二)本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料;

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料;

(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

解读：[这四条仔细看是从机关级别的来划分，即上级，本机关，同级，下级，是比归档范围四条原则内容要明确，也有操作性。]

第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

解读：[各机关应归档的文件材料，要实行集中统一管理，集中统一管理可以分为两个方面，一是对本单位档案实体实行集中保管，统一整理、编目，提供利用;另一方面对本单位的全部档案信息(目录，数据等)按统一的管理制度进行集中管理。]

第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

解读：[定期保管的文书档案必须实行标时划分，不能直接注明或写上“定期”，这是与1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》不同之处，]

第七条 永久保管的文书档案主要包括:

(一)本机关制定的法规政策性文件材料;

[如政府令，各种规定，办法等。]

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等;

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;

 (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

 (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;

解读：[如这次国家档案局8令，对于档案部门是重要的业务文件，需要永久归档。]

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

解读：[这八条在保管期限表中还要具体解释，这八条要求重要的归在永久，那么把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小，规格层次，影响力，产生的文件材料是否具备法规政策性诸多因素来考虑。]

第八条 定期保管的文书档案主要包括:

(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本机关一般性事务管理文件材料;

(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等;

(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

解读：[把握材料的“一般性”，要看文件材料涉及的问题是否是常规性，技术性等方面的问题，比如说单位请示，档案室是否可以建在地下室等问题，这类问题是技术性问题，相关的文件材料就属“一般性”。]

第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

解读：[现有各种专门档案管理办法，规定近30种，有的办法或规定涉及到了文件的归档范围，比如涉及到人事档案管理的规范性文件有:《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》，还有《会计档案管理办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《测绘科技技术档案管理规定》、《婚姻档案管理规定》这些规范性文件都标明了专门文件材料的归档范围和保管期限，具有较强的针对性和实用性。因此机关专门文件材料的归档范围和档案保管期限，国家已有规定，按现有规定执行;国家没有规定的，由国家档案行政管理部门会同专业主管部门，制定后执行;在其它门类文件材料的归档范围和档案保管期限规定未出台以前，应参考已有的文书有专门档案的规定。]

第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

解读：[本条对电子文件材料归档时的组成要件提出了特殊要求，以确保电子档案的长期性，可读性，元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构，硬件和软件环境，文件处理软件，字处理和图形工具软件，字符集等数据。背景信息是指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用，办理过程，结果，上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

关于电子文件有《电子文件归档与管理规范》，我在这里就简单讲一下，《电子文件归档与管理规范》规定电子文件要转化为通用格式存储，如对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式，文字处理工具等，必要保留文字处理工具软件，文字型电子文件以XML，RFT，TXT为通用格式。比以前DOS操作系统产生的文件，放到现在的WINDOWS系统中就打不开。]

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

解读：[这里规定了纸质文件材料归档的组成要件，机关文书处理过程中，办理各种文件，常有文件处理单或发文稿纸，包含有拟办，批办，承办，审核，签发等多种不同内容，体现了文件形成后的过程和来龙去脉。]    

第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

解读：[这条明确了机关联合召开会议，联合行文所形成的文件材料由谁归档，应该归档哪些文件材料的问题，主办机关和其他机关虽然归档内容相同，但在档案的保管期限划分上是不同的，主办机关对档案保管期限的划分高于其他机关。

通常一般是从发文字号来确定谁是主办，谁是协办，但在日常工作中也有特殊情况，如以“两办”发文，通常是以县委办的发文字号，这是以“两办”名义发文的惯例，实际上主办者可能是县委办，也有可能是政府办，这要从会议内容和文件内容来判断，如果是政府归口管理的职责范围，政府办就是主办机关，县委办是协办机关。如以“两办”名义联合发出加强农业工作的文件，由于农业归口政府管理，那么主办机关是政府办，协办机关是县委办。]

第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

解读：[这次机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作与以往不同，以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后即可执行，只报同级档案行政管理部门备案，现在是以“审批制”代替“备案制”。《规定》施行后，各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，须经同级档案行政管理部门审查后才能执行。

编制机关在上报本机关或本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，要同时上报本机关“三定”工作方案等职能说明材料。]

第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

解读：[《规定》的实施范围包括执行范围和参照执行范围，《规定》中的机关包括各级党政机关和人民团休，各级人大、政协、法院、检察院等，参照执行的有军队系统，民主党派，企业事业单位。]

第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

附件:《文书档案保管期限表》

(三)档案鉴定工作遵循的原则和标准

鉴定档案价值也就是划分保管期限，是永久还是定期

首先讲一下机关档案鉴定工作应遵循哪些原则:

1、坚持以科学发展观为指导预测判断档案价值。档案的鉴定工作必须全面贯彻科学发展观，坚持以人为本，从国家、集体和个人的整体利益出发，研究档案的内容实质和其他各方面的因素，充分预测档案对和谐社会建设所能起到的作用，来判断其价值。

如这次《规定》中将职工录用、转正、聘任、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料，考核、职称评审、调动、党团介绍信材料划到了永久，以前是划为长期的。还对在归档范围上充实了行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面文件材料，且保管期限作了从宽处理。

2、坚持历史的观点，什么历史时期产生什么样的形式的档案。因此，要分析档案的价值，必须把它放在形成的历史条件中去具体分析档案的内容和形式，以及档案和文件的相互关系、历史条件、特定的作用，并结合当前和将来的利用需要来考虑其保存价值，不能单纯以上级文件还是下级文件来衡量其价值，历史的观点还应包括历史研究价值，如地方史、经济史、文化史、专业史、社会史等方面的价值。

3、坚持全面的观点。一方面，要全面分析档案各方面的特征，要从其来源内容、形成时间、文本形式等方面，综合判定档案与其他档案的联系，不能孤立地判断单份文件的保存价值，而应将有关文件材料联系起来，才能准确地做出判断，另一方面，要全面地预测社会对档案利用的需要，社会对档案的利用是多层次、多角度、多方面的，拟在鉴定归档文件的价值时，既要考虑本机关的需要，也要考虑社会其他方面的需要;既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要。总之，要全面地分析档案的价值，切忌仅从本机关，本部门或仅从某一点需要出发轻易地确定档案的价值和保管期限。

4、坚持长远的观点:由于档案的价值有时效性和扩展性的特点，现在有用的档案随着时间的推移，将来可能没有用处，而现在尚未用上的档案，将来可能变得很重要很有用处，所以在制定归档文件价值时，不能静止地看，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，又要看到将来可能需要，要能正确预测它的长远价值。

其次，就具体而言档案鉴定应依据的标准:

1、职能标准，职能标准是指按立档单位所在社会系统的地位和重要程度来决定其档案的价值，一般情况下，行政级别越高，其形成的档案越重要，首脑机关、核心部门与一般机关、服务后勤部门形成的文件材料，其价值应有所不同，在确定档案的保管期限时，对于不同行政级别的机关，永久档案所占比例应有所不同。另一方面，机关档案部门应尽可能保存对其职能起到凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料，也就是反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。

2、来源标准，是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位，即“以我为主”的标准。档案的形成者在社会上以及机关内部的地位，作用影响甚至决定档案的价值。档案价值应体现出其产生和发出的地方，要充分重视档案形成者的重要地位，本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件材料的价值时，重点要看它本机关产生的，还是外机关产生的，而不能简单地认为上级的就比本级的重要。

3、内容标准

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素，内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性，档案是对既有事实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响着档案的价值，在分析档案的内容时，主要是看它内容的重要程度，是方针政策性的、重大事件的、还是一般行政事务的;是主要职能的、还是非主要职能的、是反映全面和全局工作的、还是反映局部工作;是有针对性的、还是普发性的;是有效时间内的、还是失去时效的;是典型的、还是一般的。同时还应注意基础数据、典型材料、原始数据、专题材料的价值。

4、形式特征标准，

(1)文件的名称不同，作用也不同，价值也不同，“法”、“令”、“决定”“指示”、“纪要”、“条例”都是反映方针政策，重大事件和主要职能，具有权威性，价值较高;而一般的“通知”“函”等处理日常事务性工作，价值就低，但不能将文种作为判定价值的主要依据，还需要结合文件内容加以评价。

(2)文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿。正本和定稿具有标准的格式，有机关印章和负责人的签署，可靠性高，价值就较大，草稿，修改稿都是未定稿，因此一般情况下都没必要保存。

(3)相对价值的标准，在鉴定档案价值时，既要考虑文件本身的固有价值，也要考虑该文件与其他文件之间的相互关系，还要考虑全宗档案的丰富、完整、覆盖面齐全和避免重复等要求。

(四)文书档案保管期限表

这保管期限表有很强操作性，很具体。一表两用。

以下是具体内容，[  ]内容是解释部分:

解读：[大家可以看到保管期限表中1-6条，是会议形成的材料，同时发现同一会议形成的文件材料在归档时有不同的保管期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小来确定的，有的材料反映活动主要内容，主要过程，有的是反映事务性活动的，价值程度不同，所以不能在保管期限的划分上同等对待。有的机关在对会议文件材料归档时不仅将召开会议形成的所有文件材料划分归档范围，而且在保管期限划分上采用了同一保管期限，理由是遵循会议文件材料的成套性原则，其实这种观点是不对的，会造成库房膨胀。]

1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料     永久

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报   永久

解读：[每年在的人大，政协会议，会形成一定数量的人大议案，政协提案，这些议案，提案按照所涉及的内容，分门别类地由机构转给相关职能主管机关办理，有的是由一个主管机关单独办理，有的是两个以上联合办理，办理的结果要送人大代表，政协委员，同时还要送人大，政协机关。由于办理人大议案，政协提案过程中，承办机关的办理过程形成的文件材料，人大，政协机关有办理结果的文件材料，这里就出现一个由谁归档，保存多长时间的问题，这一条规定主要承办机关对议案，提案的答复，办理结果归档时，保管期限定为永久。其他协办机关归档时可以定为30年。人大，政协机关对人大议案及答复，政协提案及办理结果进行归档时，也应定为永久。]

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料          30年

1.4 讨论未通过的文件        10年    

2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名单 永久

 2.2 讨论未通过的文件               10年

3 本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录           永久

会议种类一般有党组(支部)、办公会议、局务会议等

4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                           永久

4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报       30年

5 机关联合召开会议的文件材料

5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要       永久

5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报       30年

5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本          30年

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年

解读：[可以突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面，体现了“以我为主”的思想，避免重复进馆。]

6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文)，上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计      永久

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排         10年

 7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

 7.1 重要的 永久

7.2 一般的          30年

解读：[这里的重要的，一般的判断标准通常以上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度划分，省部级以上的领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“重要的”，省部以下形成的文件材料，通常要具体问题具体分析，如，县里负责人到县档案局，馆检查工作，现场解决了县档案馆库房的新建问题，这一问题对本地区讲是重要的，形成的相关文件材料机关在归档时就要永久保存，如果是一般性检查，视察工作，相关文件材料应属一般文件材料，可定为30年。上级机关一般工作人员到下级机关检查，指导工作形成的文件材料，要根据检查，指导事由的重要程度，确定是否归档，重要的文件材料机关要归档，档案保管期限可定为30年，其他文件材料就不必归档。

在执行这一条款时，既要考虑上级领导级别，又要考虑上级领导视察，检查事由的重要程度，具体情况具体分析，再具体确定归档文件的保管期限。]

7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年

8 本机关业务文件材料

解读：[机关在行使职能职能活动过程中，会产生一定的业务文件材料，有的业务文件涉及法规政策性和重大业务建设内容。属于比较重要的问题，有的涉及基础性，技术内容，属一般业务问题，关键是对业务内容的把握。要具体问题具体分析，不能一概而论。]

8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料  永久

8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1 重要业务问题的  永久

8.2.2 一般业务问题的     30年

解读：[如县档案局请示市档案局，关于能否开放馆藏档案的问题，这类问题比较复杂，也比较敏感就属重要的，就属重要业务问题。如果县档案局请示市档案局关于“按件整理的档案装盒后，是否编盒号”这类问题属于技术性问题，就属一般业务问题。]

8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

8.3.1 重要业务问题的     永久

8.3.2 一般业务问题的      30年

8.4  本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿  30年

解读：[在机关行使职能活动过程中，要代上级机关起草有关属于机关，本行业，本系统业务的法规政策性文件，以上级机关名义制发或转发。在上报给上级机关这个最后稿本，上级机关可以能有改动，也可能没有改动，这个稿本由代起草的机关保存归档，保管期限定为30年。后上级下发由最后稿本形成的正式文本时，就按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。]

8.5 机关联合行文的文件材料

8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的      永久

 8.5.1.2 一般业务问题的           30年

 8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重要业务问题的           30年

8.5.2.2 一般业务问题的        10年

 8.6 本机关编辑、编写的文件材料                   

8.6.1 大事记、组织沿革等   永久

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等    10年

8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久

8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等永久

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

 8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料     永久

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料   永久

8.7.3.3 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                  永久

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                               30年

8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料   10年

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

8.7.5.1 重要的     永久

8.7.5.2 一般的                30年

解读：[行政处罚的种类分警告，罚款，没收非法所得，没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留和法律、法规规定的其它行政处罚七种。对行政处罚中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类加以区分。原则上对“警告”类应视为“一般的”文件材料。对受到罚款，没收非法所得，没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留和法律、法规规定的其它行政处罚形成的文件材料，应视为“重要的”文件材料。

行政复议形成的文件材料，也应与所受行政处罚的种类结合起来，判断区分相关文件材料是“重要的”，还是“一般的的”，应遵循行政处罚有关的“重要的”与“一般的”的区分原则。

行政处分形成的文件材料，要根据处分类型区分“重要的”和“一般的”，根据《中华人民共和国公务员法》，对公务员违法违纪应当承担纪律责任的，要给予处分，处分分为“警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种，对受到“警告”处分的，应视国“一般的”，对受到“警告”处分以上形成的文件材料，应视为“重要的”。

国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属“重要的”。]

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料         永久

8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料    10年

解读：[在机关年度活动中，一般有季度，半年工作总结，在统计材料方面，有的机关有度，季度，半年统计材料。这类工作计划，总结，统计材料在归档时，要具体问题具体分析，视机关主要职能而定，并不是机关所有年度以下工作计划，总结，统计材料都要归档。比中以本地区经济发展有重要分析价值的月度，季度，半年统计材料，机关都应归档，这些机关主要是一些经济运行管理部门，如各级统计部门，商务部门，发改委等。其他非经济管理部门年度以下工作计划，总结，统计材料纳入机关归档范围，保管期限定为10，月度，季度工作的计划，总结，统计材料可不归档。]

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料       永久

8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料   10年

[重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小因素来加以考察区分。]

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料

8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等          永久

8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录    30年

9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料                      永久

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件       30年

9.3 人事任免文件                         永久

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1 受县级(含)以上表彰、奖励的                          永久

9.4.2 受县级以下表彰、奖励的       30年

解读：[先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料归档时保管期限的划分是以表彰、奖励的主办者的行政区划级别，行政级别来划分的。在日常工作中，表彰，奖励活动多种多样，有综合性的，有行业性的。但凡是县级含县级以上开展评先表彰活动，无论是本行政区域内综合表彰，还是行业系统表彰，形成的先进单位、劳动模范、先进个人的文件材料都应永久保管、其余的表彰材料保管30年。

评先表彰活动中，某一行业主管机关与同级人事行政管理部门联合表彰，评选出的先进个人一般是同级行政区域的劳动模范，由于这些表彰材料直接涉及受表彰者的个人权益，应从长划定保管期限。

需要注意的是某一机关内部评选出的先进工作者，优秀个人的文件材料，归档时其档案保管期限一般定为30年，比如每年公务员考核，对考核为优秀等级者予以表扬，对优秀等级个人的相关文件材料归档时档案保管期限为30年。]

9.5 对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告(不含)以上处分的               永久

9.5.2 受到警告处分的             30年

解读：[根据《中国共产党纪律处分条例》处分分为:警告，严重警告，撤销党内职务，留党察看，开除党籍5种，根据《中华人民共和国公务员法》处分分为:警告，记过，记大过，降级，撤职，开除6种。

机关中除以处分手段对有关违纪人员进行处理外，还有通报批评等手段，关于这类材料，鉴于相关人员违纪违规情节轻微，有关文件材料在归档时档案保管期限可界定为10年。]

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料        永久

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料    永久

 9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根      永久

9.9 职工名册                        永久

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久

9.10.2 重要专项活动的报告、总结等   永久

解读：[就行政机关而言，党，团，工会工作活动虽不是一个机关的业务职能活动，但它们是机关工作中不可或缺的一部分，它们主办的一些专项活动不仅规模较大，而且影响也较大，如各机关开展的“保持共产党员先进性教育活动”形成的阶段报告，总结重要，这类活动就属机关党的工作活动中重要专项活动，其文件材料应划分为永久保管，又如机关工会组织本机关工作人员向受灾地区捐款捐物，就属一般性专项活动，形成的报告，总结等文件材料，在归档时可划定10年。]

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料            永久

9.10.4 情况反映、工作简报    10年

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

9.11.1 重要的                永久

 9.11.2 一般的                                       30年

9.12 保卫部门的安全检查、调查记录                    10年

9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料    

9.13.1 有领导重要批示和处理结果的       永久

9.13.2 其他有处理结果的     30年

解读：[机关处理人民来信来访过程中形成的文件材料是否归档，一个先决条件是对来来访是否有处理结果，如果没有处理结果，这类来信来访文件材料还暂时不能归档，因为处理过程没有完成，正如机关办理文件没有完毕一样;如果有处理结果，这类文件材料机关在归档时要看是否有领导重要批示。据此来确定其档案保管期限。

本条款中的领导对人民来信来访所作批示，除党和国家领导人所作的批示作为“重要批示”外，其他级别的领导所作的批示是否重要的，一般要根据领导批示的具体内容来定，“重要批示”不是指泛泛批示，而是指对解决来信来访的明确态度，方式或方法，对事态发展态势的估计。如批示“此事情请某某部门认真高歌，如情况属实，要严肃追查相关人员的责任”，这类领导批示就属“重要的”。如有处理结果，机关归档时应划定为永久。如泛泛批示“请某某单位协调处理”“请某某部门根据国家有关政策回复”，这类批示就属“一般的”，而非“重要的”批示，如处理结果的，就可划定为30年。]

10 本机关事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

10.2.1 重要的          永久

10.2.2 一般的      10年

解读：[在机关事务管理过程中，机关与外单位签订的合同，协定，协议，议定书等文件材料，都属法律文书，对这类文书材料价值判断标准应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，合同、协定，协议等的有效时限，或涉及资金的多少来具体区分其档案的“重要性”和“一般性”，合理界定保管期限。如某机关盖大楼，就要与签订合同，合同金额就大，属机关固定资投资范畴，事由重要，这份合同就属于重要的合同，机关归档时应永久保管。又如机关与某苗圃单位签订“五一”“国庆”等假期间供花合同，金额万元以下，这份合同就属机关事务管理中一般性合同。应划分为10年。因此一个机关与有关单位签订的“重要的”合同协定、协议、议定书等文件材料的重要与一般区分要因事而定，因量而定。]    

10.3 接待工作的计划、方案  

10.3.1 重要的                 30年    

10.3.2 一般的                    10年

解读：[重要与一般的接待工作的计划、方案的区分关键在于接待对象的级别。一般来说，重要的接待工作的计划、方案、接待对象是指党和国家领导人。党和国家领导人到某地视察工作或进行调研，那么形成的接待计划、方案应属重要来在，可定为30年。

机关事务管理过程中，接待工作的对象、成分也比较复杂，有机关接待兄弟单位，也有的是接待专项检查，还有外事接待。虽然接待对象的级别是区分接待工作计划、方案重要与一般的主要因素，但还要与接待事由的重要程度结合起来综合考虑。比如人大代表团、政协委员团组对某机关进行视察、检查，这是属于重要活动，相关接待计划、方案也就相对重要了，归档时可定为30年，而兄弟单位对口接待形成的接待计划、安排、方案等文件材料应属一般性，其档案的保管期限可界定为10年。]

10.4 机关财务预算                30年

解读：[这里注意是，这一款没有提出财务决算，因为1998年《会计档案管理办法》中将决算纳入会计档案定为永久保管，所以没有再决算在这里表述。在机关日常工作中，大多数机关单位仍然是将决算当作文书档案来对待，这种做法也是允许的。]

10.5 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 ，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年

10.6 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料

10.6.1 重要的                                 永久

10.6.2 一般的                                 10年

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续        永久

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请              30年

11 上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

11.1.1 重要的               永久

11.1.2 一般的       10年

解读：[“重要的”和“一般的”区分原则，在于把握上级机关制发的，属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性，法规性，方针性。如，这次的国家档案局8号令，属部门行政规章，具有法律效力，县档案局作为国家档案局的非直属下级机关，同时又能本行政区域宣传，贯彻，执行《规定》的业务主管机关，就应把《规定》作为上级机关制发的属本机关主管业务的重要业务文件材料进行归档，并定为永久保管。]

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料  10年

11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料      永久

12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料     10年

13 下级机关报送的文件材料

13.1 重大问题的专题报告         30年

13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料            10年

 （第一部分完毕，受限于时间和单位影响，文中解读观点仅供参考，若有任何问题，请留言。）

---

编辑：小融

推荐阅读：（点标题即可阅读）

兰台之家

我们

一起努力

让档案行业

变得更有影响力

  广告