解读丨归档文件整理规则，文件材料价值鉴定的标准

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以下内容来源李明华主编《归档文件整理规则解读》，仅供参考。如有问题请在内容下方留言！按照归档文件整理的原则要求，纳入归档范围的文件材料，必须区分不同价值。因此，正确地判定文件材料的价值，准确地划分保管期限，是保证归档文件整理质量的重要因素。根据归档范围集中起来的文件材料，都具有保存价值。文件的保存价值和保管期限成正比。保存价值大，保管期限就长；反之，保管期限就短。归档文件的价值鉴定是对文件特性进行分析的过程，它决定着哪些文件材料可以转化为归档文件保存，保存期限又是多久。文件材料价值鉴定的标准归档文件的价值是客观存在的，但由于认识能力不尽相同，人们对归档文件价值的判定难免带有主观性和片面性。为了使人们的主观活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定标准，以提高档案鉴定结论的客观性、可靠性和准确性。（1）职能标准。职能标准既是指按立档单位所在党或政府及其他系统的地位和重要程度来决定其归档文件的价值，又指应根据本单位的主要业务职能确定归档文件的价值。级别较高的机关与一般机关，核心部门与其他部门形成的文件，其价值应有所不同。一般情况下，机关级别越高，其形成的档案越重要；部门越核心，其形成的档案越重要。在确定档案的保管期限时，对于不同级别的机关，不同重要程度的部门，永久档案所占比例应有所不同。另一方面，机关档案部门应尽可能保存对其职能起凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料，也就是反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。（2）来源标准。来源标准是要体现档案形成者的社会价值。对一个立档单位而言，其履行社会职能所产生的归档文件，具有独特的社会价值，这一价值是其他单位难以替代的。因此，在判定归档文件价值时，应“以我为主”，将本机关及本系统形成的重要文件材料列为归档范围和长久保存的重点。在鉴定其他单位文件的价值时，也应充分考虑其与本单位的工作关系，将具有重要关系和直接联系的文件，列入归档范围并确定相应的保管期限。（3）内容标准。内容标准是判定归档文件价值的核心要素。通过分析文件内容的重要程度、社会作用和适用范围，就可以对归档文件的价值作出基本的判断。分析文件内容，要看它的重要程度如何，是方针政策性的，还是贯彻实施性的；是重大问题的，还是一般行政事务的；是主要职能的，还是非主要职能的；是反映全面和全局工作的，还是反映局部工作的；是有针对性的，还是普发性的；是有效时间内的，还是失去时效的；是典型的，还是一般的。同时还应重视本单位基础数据、调查资料、专题材料的价值，对记录各方合法权益的文件材料，应从维护权益的角度考虑其保管期限。（4）形式特征标准。形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等。文件的名称不同，作用不同，价值也就不同。一般来说，“法”、“命令”、“决定”因其特定的作用就决定它的价值高于“规定”、“批复”和“函”。文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存价值也就不同。草稿、修改稿是未定稿，不具有法律效力，因此一般没必要保存，只有在个别情况下列入归档范围。比如有重要领导人直接修改和批示，或者是重要文件的修改稿等。外形特征除外在特征外，还包括载体形式。外形特征不同，价值也可能不同。一般来说，具备正式文件特征的文件要比非正式文件价值要高。不过，对于工作活动中产生的、反映机关主要职能活动和基本历史面貌的非正式文件，以及一些重要的照片、音像材料、领导人题词以及奖旗证书实物等，也应充分肯定其归档价值。

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编辑丨小融   武艺   责编丨作业本

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