教程｜想管理好时间？任务和标签怎么用更高效？
作者简介
猫晓豆豆
社区运营，健身进击ing，白天工作，晚上码字，希望与一百万社区人分享所见所想。
毕业这3年，我最大的感受是「心累」。
上班时候，早上 9点到晚上9点，双眼紧紧盯着屏幕，基本没有离开座位，但写日复盘或做汇报的时候，却感觉自己没做什么事或做的事情基本没有什么结果，混混沌沌过了一天。
有一天中午吃饭，我打开手机的电池使用详情，惊讶地发现，仅仅一个上午，我就解锁了手机 34次，基本每隔几分钟就解锁查看一次手机。
随后，我发现自己工作的时候，会有以下习惯：
③ 想方案刚有点头绪，同事却突然来找我核对财务信息，等核对完后我已经忘记了自己的思路。
这些琐碎的事情，看起来没占用多少时间，其实消耗了很多精力。它们把整块的时间切割成了细小的碎片，让我迷失在时间的旋涡中，看似做了很多事情，但基本没有一件事是重要的。
怎么样才能让解决这个问题呢？
正如《搞定：无压工作的艺术》所说：要么将所有事情留在头脑中，要么将其清空。如果走中间路线，两头都不可靠。所以，我们要 clear 大脑，即需要脑子记住的事情，写在纸上或记在APP上，这相当于请了一个私人秘书。
作为一个有想法的工具控，我体验了市面上十余款时间管理软件后，最终选择了滴答清单，它界面简洁且支持多端实时同步（电脑、手机、iPad、网页以及浏览器插件），有时候在通勤路上用手机随手记下一个任务，到公司打开电脑便可收到该任务通知，好用到让我从此抛弃了所有其他时间管理工具。
这篇文章就以滴答清单为例，向你分享我是如何高效管理时间的。
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01 滴答清单的时间管理体系
👉 任务系统
滴答清单的构建逻辑非常科学，由「文件夹-清单-任务-子任务」组成：
● 文件夹：想要专注的目标大类，比如阅读。
● 清单：可以看做一个个项目，比如书籍《请停止无效努力》。
● 任务：项目里需要完成的关键事情，比如书籍《请停止无效努力》的各个章节。
● 子任务：放入任务里更多的细节，比如学习每个章节的几个重点。
👉 标签系统
滴答清单自带标签功能，可以看做某筛选条件下的任务清单。下面会讲到它的用途。
惊喜的是，滴答清单给清单跟标签提供了颜色设置。当我们把任务分配到某个清单中，打上了标签，那么该任务的属性就会出现该清单的颜色，以及对应的标签颜色。
美国畅销书 《Color for Impact》中提到，使用颜色可以缩短 82% 的信息搜寻时间、提升 70% 的理解力、 60% 的记忆力。而给标签设置颜色，正是擅用这个大脑的特点，色彩可以带来乐趣，色彩带来的感官刺激让人印象深刻。
备注：在某些主题上，不容易看到清单颜色，所以我只设置标签颜色。
那么，如何利用滴答清单搭建时间管理体系呢？
这里，我将清单夹当做项目集合，标签作为情境进行搭建。
对于文件夹，我分为工作、个人、循环、将来也许以及归档五项。
工作、个人和循环文件夹，分别有动作、项目两个清单。项目和动作的主要区别在于：
● 动作：2 分钟或通过一个步骤就可以完成的任务。
● 项目：超过 2 分钟或需要多步骤完成的任务。
如果你是在校学生，可以根据需要创建学业或考公考编等文件夹。
项目清单默认为个人项目，如果某个项目成功立项，那么可以为该项目创建一个文件夹，当项目完结后，即可移到归档清单夹中。
根据阳志平老师的四乘五原理，一般人类处理舒适的工作记忆广度为 4，表示最多可以同时处理4 个信息；5 表示我们的思考深度不要超过 5 层。所以，文件夹跟每个文件夹的清单最好不要超过 4 个，清单的任务不要超过 5 个。
我在循环文件夹中放了一个【纪念日清单】，这里可以存放亲人的生日、结婚纪念日等。如果你有女朋友的话，那么也可以存放百日、周年、第一次牵手、第一次拥抱等纪念，再也不用担心女朋友问今天是什么日子。
【将来也许清单】主要是存放将来有可能或某些时候才去思考的想法或做的项目。比如我在 2021年想学英语、金融、社群运营等知识，但现在还不确定是否真的要学，那么可以等到放假抽出固定的时间去决定。
在归档清单夹里，主要存放已完结的项目清单，比如作为个人项目的XX写作营，我今年 11 月上完后，名称加上日期，然后隐藏清单任务，移到归档清单夹。
标签的作用是标记情境，来说明这个任务发生在哪里，比如家、图书馆、公司等，最明显的好处是能提醒我在对应的地点做对应的事情。比如在通勤路上的时候筛选「路上」标签任务，方便在路上的时候完成应该做的事。
另外，每件事都少不了地点和人，于是我按照地点、协作人、设备三个维度分出 7 个标签，代表了 7 种场景：
⑦ 用「手机」可以完成的任务。
在建立标签的时候，我建议可以给每个标签配置不同的颜色，方便识别。在选择颜色时，可以采用联想的方式，即见到这个关键字就会想到什么颜色，比如我上司是喜欢穿紫色衣服，那么我将上司标签设置为紫色。
02 滴答清单的实践应用
我将滴答清单的使用步骤分为 3点：收集，执行，复盘。
不管是在工作中还是走在路上，一旦脑中出现任何想做的事或任何灵感，都可以及时在滴答清单记下来，放在收集箱中。
每天上班前，我会从收集箱按照「五三原则」，选出 3 件今天要完成的重要事项，再选出 2件今天完不完成都 OK 的事项，接着再在滴答清单给它们安排一个大致的时间点。
但在工作中，我们在集中做一件事的过程中，经常会碰到同事请求协助某个项目，或有领导要求汇报上周安排的项目进度等临时需求。如果每件事都要做，那么估计每天即使加班到凌晨，也不可能完成。
所以，我们在接收到一个任务的时候，可以做一个快速判断：
1️⃣ 如果可以不行动
● 这件事不做了，丢进垃圾桶，比如下午三点的会议被取消；
● 以后做参考资料，保存起来，比如看到某篇文章很干货，想周末找个时间研究一下。
● 想做，但还不确定要不要做，移到「将来也许」清单夹，每周找个固定的时间进行回顾。
2️⃣ 如果可以行动，写出这件事情的「下一步行动」
● 延后处理。当某个事项要自己做的，并且大于 2 分钟的任务，我们可以在滴答清单设置一个时间，等到提醒后再行动。
备注：图片已获得原作者小猫倩倩的授权
教你个小技巧，在电脑任何界面按下快捷键「Ctrl + Shift + A」，即可快速弹出滴答清单的任务添加栏。
除此之外，在添加事项的时候，我们需要遵循 SMART原则，以时间线（截止日期）、标签（情境）、优先级（重要程度）填写任务。
操作如下图：
在以上截图中，具体的解释为：
⑤【！高优先级】：设置优先级。当任务很多时，可以按优先级顺序进行执行。日常使用中，我一般把任务分为「高优先级」「中优先级」以及「无优先级」。
值得一提的是，在滴答清单中，我们可以用快捷键为任务添加标签、日期等属性：
① 在输入栏内输入「#」，可以快速为任务指定标签；
② 在输入栏内输入「^」或「~」，可以快速将任务添加到指定清单；
③ 在输入栏内输入「*」，可以快速为添加的任务设置日期；
当每天安排好每天的事项后，我都会按照优先级为事项排序，先做高优先级的事项，或到某个时间做一些任务，比如汇报费用清单，或跟同事对齐某事。
在专注的时候，可以将电脑的微信、钉钉软件折叠起来，减少信息的干扰。
👉 Part3 复盘
每天快下班时，我都会做 3 件事：
① 一天下来，可能产生了好几条灵感或笔记，一般我会将这些内容整理到笔记APP，保证清空，无一遗漏；
② 对于完成的任务，如有总结，在任务详情简要写一下；
③ 对于未完成的任务，备注好原因，安排一个新的时间继续做
03 小结
基于清单夹跟标签构建时间管理体系，然后按照「收集 - 执行 - 复盘」步骤执行任务，不仅使得每个事项有序执行，保证任务的质量，也可以减轻大脑的负担，同时避免忘掉重要的事项。
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